Conseils Organisation Séminaire

On vous a confié la lourde tâche d’organiser le séminaire ou l’incentive de votre entreprise. C’est peut-être la première fois que vous être confronté à pareille mission, et vous ne savez pas par quel bout prendre les choses.

Etape 1 – Etablir un cahier des charges
Voici, pour commencer, les éléments que vous devez recueillir auprès de votre chef, sans quoi votre recherche de séminaire sera une pure perte de temps :

> le nombre de personnes (à + ou – 10%)
> les dates envisagées (mêmes flexibles)
> la ou les destinations envisagées
> la ou les destinations des précédents séminaires (s’il y a un historique)
> l’enveloppe budgétaire (par personne ou globale, à + ou – 10%)
> la catégorie d’hôtel souhaité (nombre d’étoiles)
> la répartition des chambres (singles ? twins ?)
> le programme souhaité le + détaillé possible (réunions ? activités culturelles / sportives ? repas extérieurs ?)
> le nombre de devis minimum à présenter à la direction
> le délai nécessaire à la décision, une fois le(s) devis présenté(s)

Sans ces éléments, vous allez perdre votre temps car les devis de séminaires qui vous seront soumis ne seront pas précis et il y a fort à parier que vous ayez à tout recommencer et que votre supérieur s’agace de la non-efficacité de votre démarche.

Etape 2 – Recherche du lieu de séminaire
Une fois les éléments ci-dessus listés pour préparer votre recherche de séminaire, il ne s’agit pas de partir dans toutes les directions, car là encore, les écueils sont nombreux. Pour agir avec méthode, voici quelques conseils :

> Si le séminaire est peu complexe et doit se dérouler en France, le simple bon sens vous suffira. Une fois la ou les régions/villes sélectionnées, rendez vous sur le site des office de tourisme dans la rubrique « hébergement » et listez ceux qui correspondent à vos critères (nombre d’étoiles, situation, infrastructures pour les réunions…). Une fois sur le site web des établissements, vérifiez que la gamme tarifaire ressemble à votre budget, et contactez un à un tous les établissements pour faire établir un devis (par téléphone ou mail).

Astuce : le professionalisme et la réactivité de votre interlocuteur sera un bon indicateur concernant la qualité de l’établissement sélectionné. Si l’on met une semaine à vous envoyer un devis, ou si ce dernier est brouillon et illisible, il est probable qu’une fois sur place le lieu vous déçoive, et que votre séminaire ne se déroule pas de façon satisfaisante.

> Si le séminaire doit se dérouler à l’étranger, ou même en France mais qu’il comporte des activités teambuilding et visites difficiles à organiser par ses propres moyens, vous allez vous tourner vers des organisateurs de séminaires, souvent des agences évenementielles.

En tapant dans Google « agence évenementielle » ou « organisation de séminaire », vous trouverez des dizaines de prestataires. Il faudra alors visiter un à un les sites web, se faire une idée de leur sérieux d’après l’impression laissée par le site, leurs références clients, et appeler chaque prestataire pour exposer votre cahier des charges.

Astuce : Méfiez-vous des agences réceptives, c’est à dire basées à l’étranger, dans l’organisation d’un séminaire à l’étranger. Elles annoncent bien souvent des tarifs très halléchants, jusqu’à 30% moins cher que les agences évenementielles basées en France. Cependant, elles ne gèreront pas l’aérien, et en cas de soucis d’un des participants ou d’organisation, votre entreprise sera bien moins couverte juridiquement qu’en réservant le séminaire auprès d’un prestataire basé en France et disposant d’une licence d’agence de voyages. Votre direction peut être désignée comme responsable juridiquement, en cas d’accident, si elle n’a pas pris toutes les assurances et couvertures possibles dans l’organisation. J’ai déjà entendu parler de chefs d’entreprise traînés en justice suite à un séminaire réservé en direct auprès d’un acteur local.

Afin de pouvoir bien comparer toutes les offres, un minimum de 5 prestataires est souhaitable. Là encore, vous vous ferez une idée du sérieux du prestataire en fonction de sa réactivité, de son écoute, de la présentation claire et soignée de son devis, du fait que le devis proposé soit véritablement une offre sur mesure ou si vous avez le sentiment qu’on vous propose un devis type, du budget proposé.

Lorsque vous aurez retenu quelques prestataires, il faudra mener l’enquête, tapez le nom des prestataires dans Google pour tenter de se faire une idée sur leur sérieux et leur qualité.

Enfin, si besoin est, il faudra rencontrer les prestataires, négocier les prix, les délais d’option, les conditions de paiement, et présenter à votre direction 2 ou 3 propositions en espérant qu’elles conviennent.

Ah oui, j’oubliais, il faudra aussi une bonne dose de chance pour que le prestataire retenu vous donne satisfaction, car dans le cas contraire, vous serez la première personne contre qui votre direction se retournera puisque vous avez un rôle clé dans la validation du prestataire. 

Solution alternative – Courtier en Séminaires UnSeminaireReussi.com
Vous pouvez aussi – une fois l’étape 1 validée par votre direction – vous tourner vers un courtier en séminaire qui :

> effectue pour vous la comparaison de devis (au moins 5 prestataires)
> vous permet d’économiser du temps 
> vous apporte son expertise dans le domaine du séminaire d’entreprise
>  vous garantit la qualité du prestataire organisateur
> négocie pour vous les tarifs et les conditions de réservation
> vous assure un suivi personnalisé avec un interlocuteur unique

Que votre séminaire se déroule en France ou à l’Etranger, UnSeminaireReussi.com vous décharge de la responsabilité de validation d’un prestataire. En terme de coût, le courtier en séminaire se rémunère sous forme d’honoraires de 10 à 25€ HT / participant (clairement spécifié dans le devis gratuit). Vous n’êtes redevables d’honoraires que si vous acceptez l’un des devis qui vous est soumis.

Vous l’aurez compris, vous ne risquez rien à tester nos services qui sont sans engagement de commande. Nous avons des partenariats et tarifs négociés pour des séminaires dans le monde entier, et plus particulièrement dans les Alpes, en Provence, au Maroc, à Malte, en Espagne, au Portugal, à Dubai, en Tunisie, en Corse, en Itale, en Sicile, et en Sardaigne.  Pour un devis séminaire gratuit, cliquez ici ou appelez un conseiller au 01 77 64 29 66 !