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Mais comment tu fais pour faire tout ça ?

Publié le 05 juillet 2010 par Frederic Canevet @conseilsmkg

gagner du temps

Mais comment tu fais pour faire tout ça ?” : Cette phrase je l’entends régulièrement…

En effet lorsque je discute avec des amis, des blogueurs, mes collègues de travail… et que je leur explique tout ce que je fais (professionnellement et personnellement) ils se demandent parfois comment je trouve le temps de faire tout cela !

Et donc, lorsque Alexandre Filipiak de ceclair.fr m’a demandé de contribuer au 1er eBook du Forum DeveloppementPersonnel.org (disponible très prochainement), j’ai tout de suite pensé à faire cet article où je vais essayer de vous donner quelques uns de mes “trucs” pour réaliser mes objectifs, sachant que vous le verrez tout au long de la lecture il n’y a pas de méthode miracle, la solution EST EN VOUS

En effet je ne suis pas plus intelligent que la moyenne, mais j’ai peut être un plus de volonté, je me donne peut être un peu plus les moyens de réaliser mes objectifs… mais par-dessus tout j’aime ce que je fais…

En revanche, pour y arriver, il existe quand même quelques bonnes pratiques et petits trucs qui vont vous permettront de gagner de temps et d’être plus efficace.

Voici donc 6 conseils que je pourrais vous donner si vous aussi vous avez décidé de changer ou de monter un projet qui vous tient particulièrement à cœur.

1 – Avoir des priorités claires et définies.

La plupart des gens autour de moi disent souvent des phrases comme :
• “J’aimerais bien faire ceci…”
• “Ah, ca serait bien si je pouvais faire ça…”,
• “J’en ai marre de ce boulot, si seulement…”
• …

Mais au fond d’eux même cela reste juste un rêve, un fantasme… qui leur permet de rester dans leur situation actuelle et finalement de s’y sentir bien, sauf le jour où il y aura la goutte qui fera déborder le vase et qui les “forcera” à changer.

En effet, l’inertie reste encore la situation la plus simple, et se laisser porter par les évènements est tellement plus agréable…

Mais ce n’est pas comme cela que l’on arrive à changer sa situation et à évoluer. Pour cela il faut DECIDER de changer pour ne plus être spectateur de sa vie, mais être un acteur de son destin.

Cela n’a l’air de rien, mais décider de prendre son destin en mains réclame une bonne dose de courage.

Pour vous en convaincre, accordez-vous une petite après midi pour faire le point sur votre situation, et analyser ce qui devrait être changé… et vous vous rendrez vite compte que changer nécessite souvent de bousculer vos petites habitudes et votre confort de vie…

Dès lors, vous devez passer un contrat avec vous-même, et écrire noir sur blanc ce que vous aller faire pour changer la situation.

C’est très important d’avoir un écrit sur cet objectif comme par exemple:
- une To Do List sur votre bureau,
– un message sur un tableau blanc,
– un papier collé sur votre écran de PC ou votre frigo
– …

Cela permet d’avoir visuellement son objectif sous les yeux et de ne pas l’oublier.

Cet objectif doit être bien entendu atteignable, limité dans le temps, avec des étapes à franchir, des moyens que vous allez mettre à disposition, des récompenses que vous allez vous fixer…

Enfin vous devez être motivé par cet objectif et ne pas le vivre comme une contrainte.

Par exemple, cette année je me suis fixé 2 objectifs majeurs sur l’année, avec à chaque fois un plan d’actions pour les atteindre, et j’ai mis à côté de mon PC mon plan d’actions 6 mois, avec des étapes intermédiaires à atteindre :

tableau blanc

Ainsi, je sais où je dois aller cette année, je ne vais pas me disperser.

Et lorsque je suis pris par le quotidien, j’oublie certes mes objectifs, mais de temps en temps je regarde à nouveau mon tableau, et je me re-concentre sur ce que j’avais décidé

2 – Réfléchir avant de se lancer

La phase de préparation est importante, elle vous fera gagner énormément de temps par la suite.

En effet si votre objectif reste du domaine du fantasme ou de l’irréalisable (ex: multiplier pas 10 votre chiffre d’affaires, sortir avec un Top Modèle…), vous allez vite déchanter et être démotivé.

Vous devez donc définir de manière chiffrée quel est votre objectif concret, et les moyens que vous allez mettre à disposition pour y parvenir, et la liste des outils à utiliser.

Ce plan d’actions sera un guide pour vous accompagner tout au long de votre chemin, sachant que vous devrez être suffisamment souple pour l’améliorer au fil du temps ou selon l’évolution de la situation.

Attention : votre plan d’actions doit vous servir à anticiper, ce n’est pas un carquant dont vous êtes esclave…

Une bonne pratique consiste à utiliser une application comme Evernote.com qui permet de prendre des notes sur son PC, sur un iPhone, sur le Web… afin de ne rien oublier et noter tout ce que vous devez faire…

D’ailleurs, évitez de faire comme tous ceux qui vous disent “Envoi moi un email pour que je le fasse…” : prenez votre iPhone, notez la tâche et envoyez-là vous par email… Vous serez très rapidement considéré comme quelqu’un de sérieux et de fiable.

Attention : s’il est essentiel de bien réfléchir à ce que vous souhaitez faire, il faut savoir accepter l’imperfection, et rechercher plus l’effet optimum que la perfection absolue. N’hésitez pas à penser en “version”, avec une version 1 qui n’est pas parfaite, mais que vous pourrez ensuite améliorer.

En effet, dans la vie souvent 20% de vos actions qui font 80% des résultats… Vous devez donc vous concentrer sur ce qui va avoir le plus d’impact immédiatement, quitte à améliorer les choses par la suite.

3 – Savoir planifier du temps.

Une fois que vous savez où vous devez aller, il faut utiliser le temps que vous avez à votre disposition au maximum.
En effet les journées ne font que 24h, et elles sont souvent déjà bien remplies (sommeil, ménage…).

Il faut donc planifier et réserver du temps pour atteindre vos objectifs. Vous devez donc “prendre du temps” (et ne pas prendre le temps), en décidant ce que vous allez laisser tomber ou réduire pour votre nouvelle activité.

Un excellent moyen de dégager du temps, c’est tout simplement d’arrêter ou de réduire le temps à regarder la TV…. En effet en France les individus âgés de 15 ans ou plus passent 3 heures 54 minutes à être passif devant la télé.

Imaginez ce que vous pourriez faire en réaffectant ne serait-ce que 25% de ce temps à d’autres activités ! C’est 1h par jour, soit 1 journée complète par semaine à faire autre chose.

Durant le laps que temps que vous allez accorder à votre nouvelle activité, vous devez être 100% concentré sur cet objectif, quitte à ne travailler que peu de temps, mais à être 100% efficace.

Pour cela décomposez votre objectif principal en petites actions que vous pourrez accomplir petit à petit.

Pour moi ce qui fonctionne bien, ce sont des plages de travail non stop de 30 à 45 minutes (sans aucune distraction), puis de faire une petite pause rapide pour faire un thé, consulter mes emails… pour revenir ensuite sur mon travail principal pendant un nouveau “round”.

En faisant cela on travaille comme un bucheron qui soit abattre un arbre le plus rapidement possible : on reste concentré, on coupe, on coupe… puis en change de côté avec une petite pause, et on recommence !

Pour être plus efficace il faut aussi voir à quelle période de la journée on est le plus productif pour ce genre d’activité (ex: moi c’est le matin et le soir, l’après midi je suis généralement moins productif).

Une bonne astuce c’est aussi de travailler en musique, cela permet de booster sa créativité et surtout de ne pas voir passer le temps (ex: moi je mets mon walkman à partir de 18h pour rester travailler au bureau jusqu’à 20h, cela rend le travail moins “pénible”).

Pour éviter de s’enfermer dans un travail d’esclave, il faut aussi se fixer des règles : par exemple tous les soirs finir à 20h, mais pas plus tard. Ainsi naturellement vous sélectionnerez ce qui est vraiment essentiel et vous mettrez de côté ce qui est superflu.

Cela permet aussi à vos amis et à votre famille de mieux accepter votre décision, car ils savent que vous vous êtes fixé des limites et qu’en faisant cela vous les respectez.

4 – Automatiser

Mais comment tu fais pour faire tout ça ?

Pour réussir à atteindre ses objectifs sur le long terme, il faut prendre des habitudes et mettre en place un petit rituel.

Par exemple, moi j’ai défini mon rituel pour me préparer tous les jours :

– Le soir avant de me coucher je prépare toutes mes affaires (chemise, costume…), ce qui évite de perdre du temps le lendemain matin alors que les minutes sont comptées.
– Je vérifie cela en regardant mon agenda du lendemain sur l’iPhone. S’il y a des choses importantes, je les notes sur un post-it, ou je m’envoie un email au bureau afin de me libérer l’esprit avant d’aller me coucher.
– Je mets dans mon sac mes affaires pour la journée mon PC, mon chargeur iPhone… et si je dois surtout ne pas oublier d’amener autre chose, je le place juste contre ma porte pour ne pas l’oublier en sortant.
– Je mets dans ma poche des biscuits aux céréales pour mon petit déjeuner dans les transports en commun (heureusement je suis assis pendant les 30 minutes de trajet).
– Je me lève en tenant en compte de mon rythme de sommeil (mon cycle de sommeil se termine soit à 7h, soit à 8h… Donc je ne me réveille pas à 7h30 car c’est en plein milieu d’un cycle de sommeil). De plus je me laisse 20 minutes au lit pour émerger tranquillement.
– Je prends ma douche, je m’habille… et hop c’est le départ en pleine forme avec un peu de musique avec mon iPhone le long du trajet, avec la lecture des nouvelles du jour sur un journal, tout en dégustant mon petit déjeuner !

Si votre objectif est de maigrir (ce qui est un objectif long et difficile à atteindre), définissez-vous un objectif majeur, et des objectifs secondaires :
– Objectif majeur : perdre 5 kg.
– Objectif secondaire de motivation : faire un marathon dans 4 mois.
– Plan d’actions : ne plus manger de sucreries mais équilibré, faire 3 fois par semaine un jogging de pour être prêt pour le marathon, demander à un collègue de vous accompagner dans vos entrainements…

Attention : voici ma “méthode”, mais ce n’est pas forcément la bonne pour vous ! Certaines personnes préfèrent prendre le temps le matin pour prendre leur petit déjeuner, d’autres préfèrent se lever très tôt pour travailler… il n’y a pas de règle ou de norme… A vous de trouver votre rythme optimal !

Au niveau du travail, il faut essayer d’automatiser les tâches qui deviennent trop longues. Par exemple faire des macros sur Excel, acheter des logiciels qui permettent d’aller plus vite… En effet vous devez vous concentrer sur la valeur ajoutée, et non pas sur le travail basique.

Cela passe également par l’utilisation d’outils modernes pour gagner du temps. L’email est très puissant car il vous permet de travailler en mode “asynchrone” (vous n’êtes pas obligé de répondre tout de suite, vous avez une traçabilité…), mais également l’iphone pour accéder à vos données (agendas, emails…) où que vous soyez (entre deux rendez-vous, dans les transports…).

Cependant vous ne devez pas oublier que nous sommes des êtres humains, et donc que nous devons privilégier la communication et les rapports humains.

Par exemple, un de mes collègues à poussé l’automatisation à tel point que certaines personnes en deviennent agacées…

En effet il communique quasi-uniquement par email (peu ou pas de communication face à face, ni d’appel téléphonique…), et il a mis en système de relance automatique à la limite du harcèlement.

En effet toutes les semaines il va dans son répertoire “A relancer” dans Outlook pour voir la liste des emails pour lesquels il n’a pas eu de réponse, et fait la relance avec une petite phrase “Tu as avancé sur ce sujet ?”, ce qui a provoqué quelques exaspérations chez ses collègues !

Attention : au niveau de votre vie personnelle, n’allez pas trop loin dans la rationalisation… Votre famille et vos amis méritent le temps que vous leur consacrez, vous ne devez pas en être avare et ne pas les traiter comme des “clients”…

5 – Apprendre à déléguer, sous traiter et s’associer

Pour accomplir de grandes choses, seul on n’y arrive quasiment jamais… Il faut apprendre à s’associer, à déléguer et à sous traiter.

En effet si travailler comme un forcené 14h par jour donne des résultats, cela ne sert à rien si cela n’est pas fait pour créer de la valeur ajoutée…

Vous devez concentrer vos efforts sur ce qui va donner des résultats rapides et concrets, pas sur des actions qui n’influent pas directement sur vos objectifs.

Attention à ne pas non plus trop faire confiance… Personnellement j’ai toujours plusieurs projets en parallèle car d’expérience tout le monde n’est pas aussi motivé, certains projets rencontrent des retards ou sont annulés…

Alors plutôt que de mettre tous vos eufs dans un même panier, définissez toujours un plan “B”… Votre succès ne doit pas être contributaire d’une seule source.

Par exemple, si vous lancer un internet, ne bâtissez pas votre réussite uniquement sur le référencement naturel, sur Adwords… mais sur plusieurs outils pour diminuer le risque.

6 – Mettre en valeur ce que l’on fait

Mais comment tu fais pour faire tout ça ?

C’est un des éléments majeurs pour être reconnu et rester motivé : vous devez parler de ce que vous êtes en train de réaliser, d’une part pour avoir un soutient d’autres personnes, mais également pour avoir des résultats concrets de vos actions.

Par exemple, si votre objectif est de perdre 10 kg, c’est faire une fête avec vos amis pour vos 5 kg de perdu.

D’autre part, mettre en valeur son travail doit être une règle de base dans vos affaires : si vous passez 2 heures à écrire un article de blog, à sortir un nouveau produit… vous devez passer 2h à en faire la promotion (forums, digg likes…).

7 – Continuer à se faire plaisir

Lorsque l’on a un objectif difficile à atteindre, parfois on arrive à une phase de démotivation… Il faut savoir gérer ces périodes et passer à autre chose sans pour autant abandonner son objectif principal !

Pour cela il faut avoir définir un objectif secondaire sur lequel faire une transition.
Dans mon cas, c’est tout simplement travailler sur un Blog plus “fun” lorsque mon projet principal commence à être trop ennuyeux.

Il faut aussi s’accorder des périodes pour se faire plaisir. Par exemple je me suis fixé de sortir au moins 1 fois par semaine avec mes amis quelque soit la charge de travail, et sans culpabiliser, ce qui permet de revenir encore plus motivé !

En conclusion…

Mener ses projets personnels ou professionnels à bien, c’est un choix.

Vous pouvez choisir de continuer à rêver, ou prendre votre destin en main et décider d’agir.

Cependant, il ne faut pas oublier que les objectifs professionnels ne seront jamais aussi important que ses amis et sa famille. Vos proches ne doivent pas subir vos choix, mais au contraire vous soutenir.

Et pour cela vous devez expliquer pourquoi vous avez fait ce choix, quelles en sont les limites et les “règles du jeu”, et vous verrez qu’ils seront d’un précieux soutient !

Tout au long de votre parcours il ne faut pas non plus devenir autiste et rester dans sa bulle, mais faut continuer à avoir une vie sociale, sur tout à prendre plaisir à ce que l’on fait…

Enfin, malgré ce que vous venez de lire, sachez qu’il n’y a PAS de méthode miracle qui s’adapte à tout le monde.

La méthode Get Things Done, la méthode Pomodoro (ou Time Boxing), mes conseils… ne doivent pas être pris au pied de la lettre.

Vous pouvez prendre quelques idées, mais surtout voir s’ils sont adaptés à votre situation, à votre caractère, à votre entreprise… C’est uniquement en faisant cela que vous pourrez exploiter à 110% vos capacités.


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