Si il y a bien une chose dont je me souviens durant mes années d’études, ce sont les travaux de groupes à réaliser dans le cadre des cours. Et ce dont je me souviens aussi, ce sont les difficultés inhérentes à ce genre de travaux liées à l’organisation, la gestion, la planification et la répartition des tâches entre étudiants. Sensés favoriser l’apprentissage social et le travail collaboratif, ces travaux se résument souvent à travailler chacun de son côté et à mettre en commun les productions des uns et des autres une fois toutes les 8 lunes. Alors que l’Internet d’aujourd’hui regorge d’outils permettant de faciliter la collaboration et la productivité, je vous propose de passer en revue quelques outils qui pourraient fort bien vous aider à travailler ensemble de manière plus efficace !
GMail
Est-il encore nécessaire de vous présenter ce fameux système de messagerie gratuit made in Google ? Outre sa légèreté et sa facilité d’utilisation, son avantage principal réside dans l’organisation des messages par « fils de discussion » : quand vous envoyez un mail à une ou plusieurs personnes, les réponses des uns et des autres s’accumulent et vous permettent de suivre l’état d’avancement de la discussion par sujet (plutôt que par date de réception, comme bon nombre d’autres systèmes de messagerie). Ajoutez à cela la possibilité d’installer gratuitement des plug-ins gratuits supplémentaires (agenda, documents, tâches, etc.), la possibilité de créer des libellés pour catégoriser vos messages et la possibilité d’ouvrir directement dans les mails les pièces jointes aux formats les plus courants (.doc, .xls, .ppt, .jpg, .png, etc.), et vous avez à disposition l’outil presque parfait pour gérer vos courriels.
Pour y accéder : www.gmail.com
Google Agenda
Toujours made in Google, Google Agenda vous propose un des meilleurs agenda en ligne (et gratuitement !) : aperçus clairs par jour, semaine ou mois, possibilité de créer plusieurs agendas, et surtout de pouvoir les publier et les rendre disponibles à vos contacts ! Vous voyez où je veux en venir ?…
Pour le reste, la création de nouveaux événements est super claire tout étant complète : vous avez ainsi la possibilité de définir la périodicité de vos événements, rajouter des pièces jointes et, of course, d’inviter vos contacts à y participer !
Pour y accéder : calendar.google.com
Google Docs
Encore un outil Google ! Google Docs vous permet de créer, transférer et gérer vos documents courants (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations). Ce qui est génial avec Google Docs, c’est la possibilité de partager vos documents avec vos contacts et de travailler dessus à plusieurs : si une personne publie un document, une autre peut y effectuer des modifications qui seront visibles par l’ensemble des contacts avec lesquels ce document est partagé. Pour le reste, au niveau de l’édition, il ne remplace pas à mon goût une vraie suite logicielle comme iWork, Microsoft Office ou OpenOffice. Mais pour travailler à plusieurs sur un même document, je n’ai pas encore trouvé mieux !
Pour y accéder : docs.google.com
Google Reader
Je ne vais pas m’attarder des heures sur celui-ci car il a déjà fait l’objet d’un article précédent (voir l’article « Faire de la veille scientifique en utilisant Google Reader »). Sachez juste qu’une fonctionnalité dont je n’ai pas encore parlé concerne la possibilité de partager vos articles avec vos contacts. Mettons que vous soyez plusieurs à travailler sur un sujet et que vous soyez abonnés à des flux RSS différents, cette option vous permet de notifier vos contacts de la découverte d’un article intéressant et potentiellement exploitable.
Pour y accéder : reader.google.com
Google Wave
Pour terminer avec les outils Google, j’en présenterai un qui a fait beaucoup de bruit… pour rien selon de nombreuses personnes qui l’ont déjà testé et utilisé. J’avoue que je ne l’ai jamais utilisé moi-même dans le cadre d’un travail collaboratif. D’autres l’ont fait et certains en disent du bien et du mal. En théorie, Google Wave bonifie encore davantage le système de fils de discussions présent dans GMail. L’avantage est qu’il permet non seulement de travailler à plusieurs de manière instantanée (sur la rédaction d’un texte par exemple) mais aussi d’inviter en cours de route de nouveaux contacts qui pourront retracer l’historique de la discussion depuis sa création. A vous de voir et de vous faire une idée, peut-être que dans votre cas vous y verrez une certaine utilité !
Pour y accéder : wave.google.com
Skype
En voilà un outil tout bon, qui va vous épargnez des frais de téléphone et que vous connaissez sûrement déjà ! Rapidement ses principaux avantages : gratuit, qualité audio très correcte (à condition de s’équiper d’un bon casque !) et possibilité d’organiser des conférences à plusieurs. A noter que le Live Messenger de Microsoft remplit également ce rôle, de manière moins confortable à mon goût : plus lourd, moins convivial, moins bonne qualité audio – quoique le logiciel de la firme de Redmond se soit amélioré de ce côté-là par rapport au début – et puis je ne suis personnellement pas fan de cette solution étant donné que je tourne sur Mac (et on ne peut pas dire que Microsoft se bouge vraiment le c** pour fournir aux utilisateurs à la Pomme une version adaptée de leur logiciel de messagerie instantanée)… mais bon, l’important n’étant pas l’outil mais l’usage que l’on en fait, je vous laisse juge de ce qui vous semble le plus pertinent
Pour créer un compte et télécharger le logiciel : www.skype.com
Doodle
L’outil par excellence pour éviter de vous casser la tête à tout jamais pour fixer une date de réunion et/ou de rendez-vous. Doodle devient de plus en plus incontournable dans ce domaine et vous fera gagner un temps non négligeable : vous créez un événement, vous proposez plusieurs jours et heures et puis vous envoyez le lien du sondage aux contacts que vous souhaitez convier. Chacun le remplit et vous retenez au final la date qui arrange le plus de monde. Finis les interminables envois et retours de mails ! A noter que Doodle se synchronise désormais avec Google Agenda, ce qui le rend encore plus attractif. A adopter d’urgence, si ce n’est déjà fait !
Pour créer un compte et y accéder : www.doodle.com
Dropbox
Dropbox est un service encore peu connu du grand public. Le principe est fort simple : après inscription, vous avez à disposition gratuitement un disque dur virtuel de 2Go, que quoi contenter déjà pas mal d’utilisateurs. L’avantage ? Une synchronisation automatique et instantanée de vos documents sur plusieurs supports informatiques. Mettons que vous possédiez un ordinateur de bureau, un portable et un smartphone. Une fois que vous faites une modification à partir d’un de ces supports, Dropbox synchronise vos données « in the cloud » et les rend disponibles partout où vous allez. De là à prédire la mort des clés USB, il n’y a qu’un pas. Pour quelques dollars de plus (10$ ou 20$ par mois), vous pouvez étendre votre espace de stockage à 50Go et 100Go.
Pour créer un compte, accéder au service et télécharger le logiciel : www.dropbox.com
Bien sûr, l’énorme avantage de tous ces produits est leur gratuiteté… mais également le fait qu’ils sont extrêmement simples d’utilisation tout en étant très complets. Certains jouent parfois les doublons avec d’autres, certains se complètent très bien entre eux. A vous aussi de tester les solutions qui vous semblent les plus pertinentes et qui vous permettent d’être plus productifs.
En plus de cela, la plupart de ces services sont disponibles sur smartphones (applications iPhone, Android, etc.). Si vous appartenez à cette fameuse génération Y ultra-mobile et connectée, soyez donc les bienvenus au paradis
Sachez aussi que de nombreux outils verront encore le jour dans les prochaines années, le Web 2.0 – certains parlent déjà du Web 3.0 – n’en est qu’à ses débuts. Il serait donc dommage de s’en priver !
Et vous, quels outils avez-vous déjà utilisé dans le cadre de travaux collaboratifs ?
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