Gestion des factures : passez au zéro papier !

Longtemps réservée aux grands comptes, la facturation virtuelle se démocratise, et tout le monde s’accorde sur les bénéfices qu’elle implique pour les entreprises (Sondage Basware).

Pour les plus sceptiques, revenons sur ces avantages…

La dématérialisation des factures.

Cette dématérialisation des factures peut prendre deux formes.

Tout d’abord, la dématérialisation simple consiste à numériser les factures pour leur utilisation interne à l’entreprise (comptabilité, accessibilité simultanée pour différents services …). Les informations sont donc numérisées et stockées, mais la facture papier originelle reste obligatoire d’un point de vue fiscal.

Mais j’insiste plus sur la dématérialisation fiscale, bien plus complète. Tout le processus de facturation est électronique. Ce type de dématérialisation fiscale permet d’économiser en moyenne 70% de ses coûts liés à la facturation, et de gagner de 10 à 15 jours dans le traitement des factures.

Les avantages des factures électroniques

Elles permettent bien sûr une économie de papier et d’encre, mais il faut bien prendre en compte toutes les étapes ou la facture peut être nécessaire pour en comprendre l’ampleur.

Ainsi de nombreuses études considèrent que le coût de revient d’une seule facture électronique tourne généralement autour de 3 €, contre 8 à 13 € pour un facture papier.

Mais, cette dématérialisation des factures présente bien d’autres avantages. Les frais d’archivages sont réduits, et les factures comptabilisées automatiquement. Il y a un véritable gain de temps pour le traitement des factures et l’émission des titres de paiement.

Cette dématérialisation facilite ou permet également de nombreuses vérifications. Elle garantit l’authenticité et l’intégrité des documents transmis, et permet de suivre l’acheminement et la réception des factures. Elle rend également possibles des contrôles automatiques, pour limiter les erreurs et fraudes potentielles. De même, une vérification extérieure (impôts…) peut s’opérer très rapidement, et d’autant moins interférer sur l’activité de l’entreprise.

N’oublions pas le geste écologique qu’elle implique ! Si la consommation mondiale de papier doit  augmenter de 40% d’ici dix ans, autant adopter tout de suite des procédés qui vous mettent à l’abri de la déforestation et la hausse du prix du papier !

Une législation favorable

La France a très tôt favorisé la dématérialisation des factures en transposant rapidement cette réalité dans les lois. Dès le 1^er janvier 2012, l’administration centrale française aura l'obligation d'accepter les factures au format électronique. Cet accès de la dématérialisation à l’univers publique devrait ouvrir de nouvelles perspectives, et convaincre les institutions et entreprises qui travaillent avec l’administration française.

La Commission Européenne considère quant à elle la dématérialisation fiscale comme un puissant levier économique. Afin de l’encourager, elle a mis en place un cadre juridique qui prévaut aujourd’hui (directives 2001/115/CE et 2010/45/UE).

Bien sûr, le chemin sera long vers une dématérialisation optimale des documents d’entreprise tels que les factures. Le problème de la standardisation des usages se pose également (nécessiter de traiter chaque facture traditionnelle d’un prestataire par exemple), mais je pense que les avantages et enjeux l’emportent de loin !