Comme beaucoup de sujet, la gouvernance de l’information est un domaine qui suit différentes étapes de maturité, en termes de perception, de faisabilité, d’adaptabilité aux organisations et au marché. Le HypeCycle utilisé par le Gartner est un bon outil pour représenter cette gouvernance de l’information.
Comme le sujet est assez complexe, et afin de ne pas être trop réducteur, j’ai défini 3 sous-domaines de maturité pour définir la gouvernance de l’information :
L’information, pour être gouvernée doit pouvoir s’appuyer sur des rôles tenus par des personnes. C’est ce que l’on appelle l’instance de gouvernance. Elle prend de multiples formes (équipe, animateur, directive, transverse, ..) et peut se trouver à différents niveaux hiérarchiques (DG, DOSI, DRH, …). Cette instance s’appuie sur des processus formalisés par des politiques et d’un certain nombre d’autres fondamentaux (référentiels, normes, formalisation de la structure de certaines informations, …)
2 – La maitrise du cycle de vie :
L’information vie et évolue au fil du temps qui peut durer quelques secondes à quelques centaines d’années. Ce cycle de vie peut et doit être formalisé en s’appuyant sur des référentiels informationnels. Ces derniers étant des listes enrichies représentant des sous-ensembles d’objets métiers informationnels. Ces référentiels font partie des fondamentaux de l’instance de gouvernance. Leur criticité tient dans le fait qu’ils sont porteurs des contraintes spécifiques à l’organisation (niveau de criticité de certaines informations, valeur probante, valeur de production, ..)
2- Les usages de l’information :
L’information est le fluide vital de l’entreprise, il convient de la canaliser au mieux. L’instance de gouvernance de l’information, ainsi que la maitrise du cycle de vie permettent cette maitrise mais uniquement à travers un ensemble d’outils. Ces outils servent les membres de l’organisation afin de produire, supporter, développer les activités, du profit, des services. Surtout, ces outils sont utilisés par les membres de l’organisation, et c’est le maillon le plus sensible de la gouvernance de l’information : L’utilisateur. Les usages de l’information concernent d’abord la maitrise des outils de gestion de l’information, ensuite les usages et comportements d’usages des utilisateurs de ces outils.
HypeCycle de la gouvernance de l’information
Le hypeCycle est un déroulement d’évolution d’un sujet et son positionnement dans le temps et sur une courbe d’adoption par le marché. (Voir les définitions du hype cycle)
Sur cette courbe j’ai fait apparaitre des technologies provenant de plusieurs HypeCycle du Gartner. Le choix est subjectif et lié à ce que je trouve et ce qui me parait intimement lié à la gouvernance de l’information. Puis j’ai positionné les trois briques de la gouvernance de l’information : Son organisation, sa maitrise des cycles de vie de l’information, et celle des usages de l’information.
Les usages de l’information :
Cette partie de la gouvernance est la plus mûre car elle dépend directement de la maturité des outils de gestion de l’information comme les Gestions électroniques de documents (GED pure ou imbriquée dans d’autres outils PLM, ERP, ..), ainsi que les CMS, WVM, Blog, et espaces collaboratif traditionnels ou plus actuels, notamment les réseaux sociaux, Record Management ainsi que du Master Data Management.
Aujourd’hui, il reste à consolider et fédérer les efforts fait sur chaque projet afin que cela soit diffuser de façon global. Bref casser les silos et optimiser les investissements pour faire bénéficier chaque outils des mêmes fondamentaux. Ce challenge augmentera la légitimité de la gouvernance de l’information. Une approche répondant à ce besoin et permettant aussi de renforcer la gouvernance par les utilisateurs est la mise en place d’offre de services riches.
La maitrise du cycle de vie :
De part cette même problématique de fonctionnement en silo, le positionnement de la partie « maitrise du cycle de vie » reste encore jeune est en pleine croissance. Elle reste assez proche des considérations liées au Master Data Management, et celle du Record Management. Effectivement, pour ces deux types de projet, il convient de constituer des référentiels et de les maintenir à jour. Vaste chantier, lorsque l’on sait que l’information passe entre plusieurs mains au fil de son évolution, et qu’il est difficile de la cartographier tellement elle est diffuse. De façon simpliste, le MDM et le RM apportent chacun de leurs coté une vue « intemporelle » des référentiels, le MDM comme une source à mettre à disposition d’autres outils, le RM comme une définition de ce qu’il faut ou non garder. Il manque la dimension chaine temporelle, qui représente pour une famille d’information (l’Objet Métier Informationnel) les périodes où elle est critique, couteuse, valorisable, référent, engageante, …).Beaucoup plus difficile à mettre en place, et surtout à suivre. Cette brique est tout de même liée à celle de l’organisation car les outils restent très peu mûrs pour aider à cette tâche que de piloter des référentiels de ce type.
Organisation de la gouvernance de l’information :
C’est un sujet pour certaine organisation très difficile à appréhender, voir incompréhensible. A quoi cela peut-il bien servir de nommer une entité avec comme objectif de piloter l’information de l’entreprise. Cela revient à dire je vais piloter les informations que j’échange avec ma secrétaire. C’est effectivement clairement idiot ! Par contre lorsqu’il commence à y avoir une culture qui :
-intègre la notion d’information comme alimentation de la chaine de valeur (processus) de l’organisation,
-est sensibilisé par l’importance de la veille, (E-réputation, Intelligence économique, ..),
-se doit de gérer ses risques informationnels (règlementations, sécurité, ..),
-cherche à développer des avantages concurrentiels en optimisation, ou innovation,
-…
Commence à se poser la question du comment valoriser l’information dans le temps, ce qui amène l’importance de la présence de rôles en charges de cette responsabilité.
D’un autre côté, même sans cette culture de l’information, la gouvernance de l’information se met en place, en mode sous-marin, sans être identifiée comme telle. Ceci souvent par la mise en place de projets techniques ayant un fort impact au niveau organisation comme le Master Data Management, le Record Management et les réseaux sociaux. Le besoin est fonctionnel, il obtient une réponse technique qui induit la présence de personnes dans le temps faisant plus que de la simple maintenance, mais … de la gouvernance de l’information. Il est probable que les ressources se trouvant dans ces équipes deviennent membres à part d’une instance de gouvernance de l’information (c’est d’ailleurs le cas des Record Manager et des Data Steward et Data Architect).
En synthèse, la gouvernance de l’information reste très jeune, il beaucoup d’efforts sont nécessaire pour mûrir son intérêt et sa justification.
Jeu de briques
Snake
Pacman
Bubble