L’email au bureau : réduire le stress ET la productivité ?

Ah les nouvelles technologies, quelle belle invention ! Fini l’époque où on devait crier à travers tout l’open space pour savoir telle ou telle chose « EEEEH, Céline t’as confirmé le RDV avec notre presta ??? – PRESTAAAA j’ai dit » bref… maintenant un petit mail évite ce genre de nuisance sonore qui nous file un mal de crâne pas possible. Mais voilà, qu’est-ce que ces avancées technologiques nous apportent réellement en entreprise ? Emails, messenger… la communication se fait discrète mais est-elle réellement bénéfique dans notre travail ?

L’utilisation de l’email au bureau contribue à améliorer le confort au travail. Un volume sonore élevé peut nuire à la concentration des salariés et peut au fur et à mesure « taper sur les nerfs ». Le stress environnemental joue un rôle important dans la productivité des salariés et moins ce stress est sollicité, mieux on se porte ! L’email est donc un outil qui permet de communiquer en silence et de réduire le bruit au bureau. De nombreuses études vont dans le sens de l’effet positif de la tranquillité au travail, particulièrement en open space.
Dans l’étude de TNS Sofres, « Les français et leurs bureaux » publié en 2010, les conséquences du bruit au travail est prouvé. L’exemple le plus courant est celui de l’open space : l’espace est aménagé pour accueillir tous les bureaux sans cloison, aucun mur pour séparer les salariés. Tout le monde s’entend et tout le monde doit travailler dans les mêmes conditions. Entre les coups de fils perso, les engueulades, les commérages… dur dur de se concentrer ! D’ailleurs ça a été prouvé : en voulant économiser de l’espace dans les bureaux, les entreprises ont perdu en productivité.
L’email est donc le bienvenu en entreprise, on se parle en silence et ça améliore l’environnement général et de ce fait, notre humeur ! Plus besoin de crier pour que notre collègue nous réponde et le téléphone s’utilise de moins en moins que ce soit en interne ou en externe.

Les français reçoivent 1,4 milliards d’emails par jour… sur tous les emails professionnels envoyés, combien sont d’ordre personnel ? Alors malgré son côté pratique, l’email est-il vraiment un outil efficace au bureau ?  Est-ce que ces outils ne prennent pas plus de place dans notre vie professionnelle qu’ils ne devraient ?
L’email et le messenger en apparence permettent de gagner du temps, plus besoin de parcourir toute l’entreprise pour montrer un document à sa collègue ou attendre 3 jours pour recevoir le devis d’un prestataire. Tout se fait instantanément. Mais combien de fois a-t-on perdu sa concentration quand un(e) collègue nous envoie une vidéo de chaton ou quand la conversation pro dévie vers une conversation perso ? Ou tout simplement quand on est interrompu pour une raison professionnelle.

La communication à distance nuit-elle aux relations ? Le laboratoire de recherche de Bordeaux, MICA, a constaté que l’usage intensif du mail nuisait aux relations entre collègues. Derrière son ordinateur, on se sent protégé et on fait tomber les inhibitions, on ose alors envoyer des choses qu’on ne dirait JAMAIS en face de là à créer des différends. De plus à force de recevoir sans cesse des emails et de se faire relancer, le stress peut faire son retour !

 Afin de redonner à ces outils leurs fonctions de bases : gagner du temps, rétablir le silence et améliorer la productivité, les entreprises doivent mettre en place des mesures pour les gérer.

Chez EBP, on a plusieurs outils qui permettent de faciliter et sécuriser l’utilisation de l’email. Pour éviter les emails indésirables, le serveur est bien sûr équipé d’un système anti-spam. Les blacklists  bloquent la réception de mails de destinataires douteux. Nous avons donc la chance de ne pas être spammé !
Afin de ne pas surcharger les serveurs, nos boites de réceptions sont limitées en espace. Finalement cette opération nous pousse à archiver, à supprimer et à ranger nos mails, ce qui est plutôt bénéfique. A partir d’un certain poids, l’envoi de mail est bloqué et il faut alors passer au ménage !

Travailler dans le calme et obtenir une réponse rapidement augmente la productivité. Et notre direction l’a bien compris. Le tchat professionnel est en test dans plusieurs services !
Nous allons prochainement être équipés de Lync, l’outil de tchat de Microsoft. Même si les préjugés ont la vie dure et que beaucoup d’entreprises et de gérants voient encore dans ces outils un gadget pour adolescent, il se trouve qu’ils peuvent aussi diminuer le nombre de mails !
Et il a même quelques avantages ludiques et intéressants par rapport à l’email : il permet d’avoir une photo de la personne avec qui on dialogue, de voir de quel service il dépend et qui sont ses collègues.

Les entreprises doivent donc instaurer une politique de travail qui optimise les échanges mais ne nuit pas à la concentration et n’entraine pas du stress supplémentaire. Finalement, pourquoi ne pas privilégier le téléphone pour les échanges directs ou proscrire les emails pour des choses qui peuvent se régler à l’oral, du style : Tu aurais un trombone ?