Maîtrisez votre serveur de fichiers

Les technologies changent tout le temps, les nouvelles versions des logiciels se succèdent, et pourtant il y a un outil qui demeure : incontournable, finalement semblable à lui-même depuis plus de 20 ans, le serveur de fichiers. Quelle que soit l’activité de votre entreprise, vous disposez d’un serveur pour partager vos fichiers bureautiques entre collaborateurs. Mais avez-vous pensé à le sécuriser ?

En termes sophistiqués, on parlera de gouvernance des données. L’idée est la suivante : vous rassemblez un grand nombre de fichiers partagés et vous souhaitez administrer cet ensemble de documents afin de le sécuriser. Tous ces documents bureautiques représentent une réelle valeur pour votre organisation, il est donc important de le sécuriser afin de protéger vos données. C’est cela que l’on appelle la gouvernance des données, appliquée à ces données non structurées que sont les serveurs de fichiers.

Finalement, 2 questions essentielles se posent :
> Quels sont les droits d’accès actuels sur les fichiers de votre entreprise ? Cela fait sans doute quelques années que votre serveur de fichiers est en place. Les droits ont donc évolué au gré des arrivées de nouveaux collaborateurs et tout au long de la création de nouveaux répertoires. Finalement il est difficile d’établir une cartographie des droits des différents utilisateurs sur les différents dossiers et fichiers.
> Qui a accédé à quoi dernièrement ? Ce que l’on appellera l’audit des fichiers est difficile à mettre en place avec les outils de base de votre serveur de fichiers. Et pourtant c’est utile de savoir qui a accédé à quoi. Qui a effacé tel ou tel fichier ? Qui a déplacé tel ou tel dossier ?

Ces questions peuvent pourtant trouver leur réponse à l’aide de solutions logicielles spécialisées tel que Datadvantage, de l’éditeur Varonis.
C’est une solution complète et visuelle qui permet de répondre quasi instantanément à ces questions de gouvernance des données, et qui prendraient des heures et des heures à temps complet pour regrouper et étudier les informations. Ce type de logiciel permet ainsi, à tout moment, de suivre l’évolution des dossiers présents dans l’entreprise.

Varonis est une société créée en 2004 et qui regroupe plus de 2000 clients à travers le monde, dont 400 en France. Leur logiciel Datadvantage permet de tracer l’ensemble des actions sur un serveur de fichiers. Il est possible de visualiser les dossiers accessibles par un utilisateur (ou un groupe d’utilisateurs) et ceux dont l’accès est refusé. Visuellement le dossier apparait d’une couleur différente si il est accessible ou non. On voit également le niveau d’accès aux dossiers (écriture, lecture …) ; cette recherche est bidirectionnelle, on peut donc savoir rapidement quels utilisateurs ont accès à un dossier spécifique. On peut aussi, depuis la même interface, interagir directement sur les droits d’accès des utilisateurs (enlever le droit de modification par exemple) voire planifier un changement de droits d’accès.

La fonction « Log » permet de savoir les actions qui ont été réalisées sur les dossiers (renommage, suppression, changement d’emplacement) soit par utilisateurs, soit par dossiers. On peut donc très facilement retrouver la cause d’une « disparition » d’un dossier, et ainsi éviter de faire une restauration alors que ce dossier a été simplement renommé ou déplacé (ça évite également de créer des doublons de dossiers par restauration à un autre endroit).

On peut cibler plus spécifiquement un type de fichiers : « qui utilise l’espace du serveur pour stocker ses photos ou ses mp3 ? » ou même savoir qui a simplement ouvert un fichier même si aucune action n’a été faite sur ce fichier. On peut donc ainsi visualiser rapidement les dossiers qui deviennent « inactifs » (non ouverts depuis une période de temps définie) afin de pouvoir mieux gérer l’espace de stockage.

Un module d’alerte peut se montrer également intéressant car il permet de déceler un comportement « inhabituel » de la part d’un utilisateur. Par exemple un utilisateur qui se met à copier massivement des fichiers ou dossiers alors que ça n’est pas dans son habitude le reste du temps, et également de voir rapidement les dossiers qui sont concernés et ce qu’ils sont devenus (simplement copiés à un autre endroit, supprimés …)

Enfin, un module de rapports personnalisables permet de visualiser et d’éditer sous différentes formes (tableaux, quantité de données …) les actions réalisables par l’interface, avec la possibilité d’éditer périodiquement et automatiquement ces rapports.

AXONE Group peut vous proposer de tester la solution Datadvantage directement dans votre environnement de travail.