L’organisation du service Comptable

Avant de parler de l'importance d'organiser le service comptable, il faut bien rappeler le rôle que joue un service comptable dans toute structure, indépendamment de, sa taille, son modèle d'organisation et sa chaîne de valeur.

Le service comptable constitue une pièce maîtresse dans l'organisation de l'entreprise, de par ses responsabilités, il veille à la gestion des comptes de la structure, la relation avec les commissaires aux comptes et la direction générale des impôts. De plus en plus, le service comptable connaît des mutations, aujourd'hui, c'est révolu l'ère où le métier de l'entité comptable se limite dans les simples tâches de comptabilisation des factures et des déclarations fiscales (TVA, IS...).

Avec des business model d'entreprises, qui sont de plus en plus complexes, le service comptable est devenu une source d'informations et d'analyses hautement sollicité, que ça soit sur le plan opérationnel que stratégique.

Généralement, le service comptable dans une PME englobe l'ensemble des métiers financiers et comptables (Comptabilité, contrôle de gestion, fiscalité...etc.), ce qui donne, à mon avis, plus d'importance au service comptable, et constitue un centre de fortes sollicitations par les différentes entités (Commercial, production...etc.), d'où la nécessité au service comptable de s'organiser en fonction de l'organisation de la structure et tenant comptes des contraintes temps qui lui sont imposées (clôture comptable annuelle...).

Face aux changements que connaissent les structures sur le plan organisationnel, le service comptable tire son épingle du jeu, en profitant de son nouveau positionnement sur la chaîne de valeur de l'entreprise.

Une bonne organisation comptable au sein d'une entreprise a des impacts avantageux, nous entendons parler par organisation comptable, le fait de pouvoir respecter les deadlines par rapport aux clôtures comptables (sur le plan qualité et volume), enrichir l'information comptable et financière présentée au top management, être agile face aux demandes des différentes entités, et se positionner comme une force de proposition pour l'optimisation des coûts de l'entreprise.

Dans une optique d'amélioration continue, le service comptable doit entretenir et viabiliser son image vis-à-vis des autres entités de l'entreprise (Commercial, Marketing, Supply Chain...etc.), et doit ancrer dans la perception des autres parties prenantes sa forte valeur ajoutée.

Aujourd'hui, nous pouvons distinguer deux types de PME, il y bien entendu la P ME locale, il s'agit du modèle classique d'une PME dont les actionnaires sont des personnes physiques ou morales de droit Marocain. Ce type d'entreprises manque généralement de processus, et il est difficile de bien cerner le périmètre de la fonction comptable dans l'entreprise. Egalement, nous distinguons la PME filiale d'une multinationale: certes de point de vue taille et statut juridique, nous pouvons qualifier ce type d'entreprises comme PME, mais se distinguent par une culture d'entreprise du groupe, qui est généralement basée sur une organisation matricielle où le service Comptable reporte fonctionnellement au business unit Finance de la région. Ce type d'organisation permet une certaine autonomie et " épanouissement " de l'équipe Comptable et Financière, en termes de reporting et d'analyses.

Comme déjà mentionné, parmi les avantages que peut offrir une bonne organisation comptable, le respect des deadlines des clôtures comptables, ce point est relativement important pour 2 raisons principales. D'un côté, l'aspect légal, spécialement pour la clôture semestrielle et annuelle et d'un autre côté, l'aspect gestion, il s'agit des contraintes relatives aux obligations de reporting que ça soit en normes Marocaines (MAAP) ou IFRS (le cas pour les PME dépendant de groupes adoptant le reporting en normes internationales).

Avant de parler de l'organisation idoine en période de bilan comptable, il faut bien définir les modalités pratiques de déroulement des travaux de clôture des comptes. Pour une bonne gestion de la période de clôture comptable, il faut tout d'abord bien établir et formaliser un planning de sensibilisation à l'ensemble du personnel sur les délais fixés et également sur les impacts de chacune des opérations effectuées par les métiers.

Après avoir défini le planning de la clôture, il faut définir les responsabilités et solliciter l'engagement de tout le personnel, et désigner un responsable de coordination de collecte des informations avec un suivi de l'information.

Pour une gestion proactive de la période de clôture comptable, il faut anticiper les causes de retard et éviter le cumul des travaux de clôture générant des risques d'erreurs, pour ce faire, le responsable de l'entité comptable doit prévoir les moyens adéquats pour contrôler le dit planning et prévoir éventuellement les réajustements.

Du coup l'organisation optimale en période de bilan comptable, doit être conçu en mode ''projet'' et doit être basée sur une logique des livrables de l'ensemble des entités, surtout que le service comptable et financier est fortement tributaire de l'ensemble des opérationnels. Une organisation doit revêtir une logique de partage et d'anticipation des risques de retard.