Comment faire un devis ?

Après l’étude des demandes de vos clients ou prospects, vous devez les chiffrer afin d’établir un devis. Voici quelques mentions utiles pour réaliser un BON devis.

1.   L’intitulé

Différents intitulés sont possibles, même si « devis » reste le plus utilisé. Vous pouvez nommer votre devis « lettre de mission », « proposition commerciale » ou encore « offre d’intervention ». L’intitulé permettra notamment à vos clients de différencier le devis de la facture. Il facilitera également le classement de vos documents commerciaux. Nous vous conseillons de numéroter vos devis afin de ne pas perdre de temps lors du classement ou de la recherche.

2.   La date d’émission

Vous devez indiquer la date d’impression ou d’envoi du devis. Elle permettra de déterminer la date d’échéance de votre proposition.

3.   L’identité de votre entreprise

Nous vous recommandons de faire figurer sur votre devis l’ensemble des mentions suivantes :

Les mentions obligatoires :

• La mention « Devis »
• La date de rédaction
• Le nom de votre entreprise
• L’adresse de votre société
• Les activités de l’entreprise
• Le numéro de TVA Intracommunautaire (obligatoire pour les sociétés)
• Le caractère gratuit ou payant de votre devis
• Les frais de déplacement
• La durée de validité de l’offre

Les mentions recommandées :

• Les numéros de téléphone et de fax, ainsi que les horaires d’appel
• Le nom de la personne en charge du dossier ou à contacter
• L’email et le site web de votre entreprise
• Les numéros de SIREN/SIRET

4.   L’identité de votre client

Les coordonnées de votre client, ainsi que quelques informations complémentaires – comme le nom de votre contact – permettront d’authentifier le devis. Un devis est strictement nominatif, et une même prestation peut avoir des montants différents d’un client à l’autre – remises, avoirs, etc.

5.   Les détails de la prestation

Décrivez le plus précisément possible les prestations proposées (quantité, prix, etc.). Pour la comparaison entre différents devis, un détail clair fait preuve de professionnalisme. En cas de litige, vous serez protégés par la description précise que vous avez faite sur votre devis, et empêchera toute contestation de la part du client.

6.   Le montant global de la prestation

Pour plus de clarté et de professionnalisme, indiquez le montant Hors Taxes (HT), le taux et le montant de la TVA ainsi que le montant Toutes Taxes Comprises (TTC). C’est une obligation légale, mais c’est également très utile pour vos clients.

7.   Les conditions de règlement

Vous pouvez formaliser les délais de paiements, les montants d’acompte ou d’arrhes.

8.   Le délai de validité de l’offre

Généralement compris entre 1 et 6 mois, la date d’échéance de votre devis doit s’adapter à votre prestation – qui peut être dépendante des cours des matières premières, par exemple.

Et après ?

Votre devis enfin créé, votre client doit l’accepter. Voici deux mentions qui doivent figurer sur votre devis :

La mention « Bon pour accord »

Le client appose cette mention manuscrite sur l’encart dédié à cet effet, et de ce fait, indique qu’il accepte les prestations détaillées sur la proposition.

Les signatures du vendeur et du client

Ces signatures attestent des obligations des deux parties : l’entreprise s’engage à réaliser les prestations indiquées sur le devis, tandis que le client s’engage à payer. Le devis est considéré comme une offre de contrat, une fois signé, vous vous engagez à réaliser les prestations, à respecter leur coût et les délais prévus.

Voici un modèle de devis édité avec le logiciel EBP Gestion Commerciale : http://static.ebp.com/FR/images/modele-devis.png