Fichier des Ecritures Comptables (FEC) : n’attendez pas de faire rimer contrôle fiscal avec panique générale ! Soyez prêts !

En cas de contrôle fiscal, le Fichier des Ecritures Comptables (ou FEC) sera exigé par le contrôleur fiscal. Il est généralement édité automatiquement avec la plupart des logiciels de gestion mais il doit être contrôlé et revu en cas d’erreurs dans la comptabilité. Lors d’un contrôle fiscal, vous aurez de nombreuses opérations à mettre en place. Aussi, anticiper la conformité du ficher que vous aurez à transmettre peut être un bon moyen de s’enlever une épine du pied ! Petits rappels sur le sujet…

Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier informatique qui doit être communiqué à l’administration fiscale en cas de vérification de la comptabilité par l’administration fiscale. C’est un outil qui facilite le contrôle fiscal informatisé (arrêté du 29/07/2013) et qui doit être mis en place depuis le 1^er janvier 2014.

A quoi va servir le FEC ?

Pour bien comprendre l’utilisation qui sera faite du FEC, il faut le replacer dans un contexte de démarche globale de lutte contre la fraude fiscale. L’édition de ce fichier permet de garantir l’intangibilité des données de comptabilité, selon le principe de la permanence de la preuve.

Ainsi, le FEC est obtenu à partir de l’export des écritures comptables validées. Il est, par principe, non modifiable et sera utilisé par le contrôleur fiscal pour analyser la comptabilité. Mais ça n’est pas tout : il est aussi l’assurance d’avoir une comptabilité conforme ! Le FEC est le reflet de votre gestion. Aussi, un FEC sans erreur est synonyme d’une comptabilité bien gérée. Vous serez sûr de piloter votre entreprise à partir de chiffres exacts.

Pourquoi anticiper sur ce sujet si je n’ai pas de contrôle fiscal en vue ?

Pour de nombreuses raisons ! Tout d’abord parce que de nombreux chantiers règlementaires sont en cours (DSN) ou à venir (bulletin de paie clarifié, prélèvement à la source) qui, même si votre éditeur vous accompagne dans ces changements, prendront un peu de votre temps et vont nécessiter de revoir vos processus internes. De plus, le FEC doit être conforme lors de sa mise à disposition auprès du contrôleur fiscal. Il est donc plus prudent de vous assurer de sa conformité avant plutôt que pendant le contrôle fiscal, moment où vous aurez de nombreuses autres procédures à mettre en place.

Quel impact a ce fichier sur ma comptabilité ?

Le FEC, tout comme l’ensemble des nouvelles règlementations mises en place récemment impacte la comptabilité mais aussi indirectement la gestion commerciale. Cependant, le traitement et la génération du fichier sont pris en charge par le logiciel de gestion et pour l’utilisateur, l’impact est quasi nul. Le FEC sous-entend de garder une trace de toute la gestion. Il faut donc pouvoir justifier de l’ensemble des documents commerciaux édités par l’entreprise. En outre, le logiciel émet des alertes s’il détecte des erreurs dans le FEC. Il faudra donc veiller à corriger la comptabilité afin de fournir un document conforme.

Comment le FEC est-il généré ?

Dans la comptabilité EBP, le fichier est automatiquement édité en plus des archivages existants, au moment de la clôture. Il est donc théoriquement prêt à être fourni au contrôleur fiscal en cas de contrôle s’il le demande. Attention, parfois, le contrôleur peut exiger que l’export soit réalisé avec lui, ce qui signifie que vous avez tout intérêt à avoir validé précédemment la conformité de son contenu et à avoir réalisé des tests.

Suis-je tenu de présenter ce fichier ?

La loi exige que l’on puisse présenter les fichiers à partir du 1^er janvier 2014. Si, jusqu’au 31 décembre 2015, l’administration restait encore tolérante, à présent, vous n’avez plus d’excuses ! Il vous faudra être prêt, ce qui veut dire qu’il vaut mieux anticiper et vous assurer que le fichier est prêt à être remis au contrôleur fiscal.

Comment être sûr que le fichier généré est conforme ?

Pour vérifier que le fichier est bien généré « dans les règles de l’art », il existe un outil de test fourni par l’administration et disponible sur le site des impôts, à l’adresse suivante :

http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

Cet outil a vocation à prévenir plutôt que de guérir et signale les éventuelles erreurs. Nous vous invitons ensuite, en cas d’erreurs, à vous rapprocher de votre expert comptable.

A noter : l’utilisation de cet outil n’exonère pas l’entreprise et ne valide en aucun cas la comptabilité.

Notez également que vous pouvez présenter au contrôleur fiscal une attestation de conformité des logiciels EBP fournie sur simple demande.

A partir de quelle version ai-je la garantie que le logiciel de comptabilité EBP intègre la fonctionnalité FEC ?

A partir de novembre 2013, les logiciels EBP intègrent la fonctionnalité permettant de générer automatiquement le Fichier des Ecritures Comptables. La législation étant en perpétuelle évolution, nous recommandons de disposer de la dernière version du logiciel de comptabilité pour vous assurer de la conformité du fichier. Actuellement la version 7.0.7 intègre une version à jour du FEC.