La Checkliste ULTIME pour organiser et réussir votre soirée d’entreprise !

En effet, dans de nombreuses entreprises ce genre de soirées est considéré comme des " grandes messes annuelles ", des événements un peu obligatoires et pas forcément très pertinents...

Pourtant, une soirée d'entreprise, même dans une TPE, est un élément fédérateur essentiel pour entretenir la motivation, rebooster des salariés, mobiliser les équipes...

Partie 1 - Pourquoi organiser une soirée d'entreprise ?

1 - Une soirée d'entreprise, un dispositif simple et efficace pour remotiver ses salariés.

C'est un fait : au bout de quelques mois la motivation des salariés d'une entreprise diminue.

Cette " motivation au travail " ne se retrouve pas uniquement dans le milieu de l'entreprise, elle est valable dans toutes les activités humaines.

Par exemple, la série TV " Band of brothers ", a mis en exergue comment la " Section E " avait un état d'esprit combatif supérieure à la moyenne de l'Armée Américaine grâce à une cohésion renforcée.

Cela était lié à un meilleur esprit de corps, suite à une période de classe difficile avec le fameux Sobel, à des officiers charismatiques mais aussi à des événements réguliers qui les ont remotivés à plusieurs reprises.

Et c'est la même dans d'autres activités comme le Blogging, où le la motivation doit être ravivée de manière régulière (ex : cadeaux, chiffre d'affaires, soirées entre blogueurs...) est une des clés pour réussir car les premiers résultats significatifs n'arrivent généralement pas avant 6 à 9 mois.

Par exemple j'essaie d'organiser régulièrement des déjeuners avec d'autres entrepreneurs afin de discuter business ce qui me permet de me rebooster.

Dans une entreprise, il y a aussi le même type de cycle de motivation.

On peut le modéliser de la manière suivante : après une première phase de motivation liée à un nouveau poste ou à un nouveau travail, le salarié monte rapidement en compétences et commence à bien maîtriser son sujet.

S'il est correctement remotivé par une nouvelle mission, par une augmentation, par une félicitation de son chef, par une soirée d'entreprise... sa motivation ra repartir à la hausse.

Mais comme la motivation est une ressource limitée qui s'émousse au fil du temps, au bout de quelques mois il faudra soit remotiver le salarié.

Sinon l'entreprise risque de faire face soit

• à une " routine " (le salarié stagnant à la fois dans sa motivation, mais aussi son implication dans le travail)
• à un départ du salarié (qui ira voir ailleurs car finalement rien ne le motive à rester)
• à une démotivation, car finalement l'entreprise de n'apporte pas au salarié ce qu'il attend d'elle

Il est alors évident que la motivation au travail ne doit pas être négligée, et ce n'est pas parce qu'apparemment tout semble bien aller dans un service, que les collaborateurs ne soient pas justement près du point de rupture...

Pour motiver et remotiver une équipe, il existe plusieurs leviers :

• De nouvelles missions ou de nouveaux challenges, mais il savoir identifier les challenges positifs pour le salarié (et ne pas au contraire les démotiver en ne leur donnant pas les moyens pour réussir). Par exemple dans des entreprises comme Microsoft, tous les 2 ou 3 ans de nombreuses personnes se voient proposer un nouveau poste.
• Des félicitations et des récompenses immatérielles, comme un simple " Bravo ", un petit cadeau...
• Améliorer les conditions de travail (ex : bureaux, matériel...)
• ...

Et dans les autres leviers efficaces, il y a les soirées d'entreprises. En effet une soirée d'entreprise va permettre aux personnes d'être remotivées, d'être persuadés qu'ils font partie de la bonne équipe, de renforcer les relations personnelles...

2 - Une soirée d'entreprise, un point d'orgue pour lancer et matérialiser un projet.

Pour faire passer une idée, un concept... un email ne suffit pas. Il est nécessaire de créer un véritable événement.

Et le meilleur moyen d'avoir l'attention de tout le monde, c'est de rassembler l'ensemble des personnes concernées dans un même lieu au même moment et de les sortir du quotidien.

D'où l'importance de faire une soirée d'entreprise qui va marquer la communication.

Le but est d'avoir un point de départ qui sera indiscutable reconnu par tous.

Partie 2 - Quels sont les formats pour une soirée d'entreprise ?

Une soirée d'entreprise peut avoir plusieurs formats selon l'objectif de celle-ci.

Il faut réfléchir en amont au message que l'on veut faire passer avant de choisir le thème, le format ou le lieu.

Si vous proposez une soirée " Lido " avec toute l'entreprise, cela n'aura pas la même signification qu'une animation " cuisine des chefs " avec une sélection de personnes.

1 - La soirée de célébration pour un bilan annuel, un lancement d'année fiscale...

Ce genre de soirées a pour objectif de rassembler un écosystème et diffuser un message cohérent en 1 seule fois.

C'est par exemple ce que fait Sage depuis 2 ans avec le " Sage Summit " qui rassemble en 1 journée l'ensemble de son écosystème (prospects, clients, fournisseurs, partenaires, revendeurs...).

Le but est de faire un effet " whouaa ", de remotiver les troupes, de donner de la perspective sur les objectifs de l'année à venir...

Généralement la soirée se compose d'une partie " discours ", puis d'une partie " festive " (ex : animations, soirée dansante...).

2 - Le cocktail pour convaincre et discuter de manière informelle.

Le cocktail débute généralement par un discours et/ou une démonstration, puis elle se poursuit par un cocktail qui permet de discuter.

Généralement le cocktail vise une cible plus petite (ex : des distributeurs, ses top clients...), avec un événement ciblé (ex : une sortie de produit...) et doit laisser une part importante à l'échange et aux remontées des utilisateurs.

La durée est généralement de 30 minutes à 1h de présentation, puis 1h ou 2 d'échanges.

3 - La soirée thématique / le dîner spectacle / ... pour récompenser.

Généralement offerte aux salariés, aux meilleurs distributeurs... la soirée thématique commence aussi par un court discours, puis elle se poursuit rapidement par des animations, un dîner...

Le but est de s'amuser avant tout, afin que ce moment reste gravé dans les mémoires.

Ce genre de soirée peut aussi servir à récompenser une petite équipe selon des critères rationnels :

• Les meilleurs vendeurs
• Le comité de direction
• ...

Cela permet aussi de nouer du relationnel et des relations personnelles avec ses distributeurs, revendeurs, prescripteurs... Ainsi vous rendez vos invités " redevables " (vous pourrez ensuite leur rappeler " Vous vous souvenez la soirée... ").

Vous pouvez aussi inciter des prospects, des décideurs... de venir vous rencontrer et discuter en les invitant dans un lieu unique (ex : un musée...), dans un lieu prestigieux (ex : Château de Versailles...), dans un lieu normalement pas ouvert au public (ex : un site industriel...)...

Attention : lorsque l'on sélectionne un petit nombre de participants, en particulier des collaborateurs, il y a quelques pièges à éviter sinon vous allez aux devants de jalousies:

• Il ne faut pas choisir de manière arbitraire les participants, mais bien définir qui y va et selon quels critères.
• Il ne faut pas faire de cette soirée un " secret ", mais expliquer le but et la raison de cet événement, et pourquoi seulement un petit nombre de personnes sont conviées.
• ....

4- L'inauguration d'un lieu appartement à l'entreprise pour le valoriser.

Lorsqu'une entreprise ouvre des nouveaux locaux, lance un nouveau produit... il est possible d'événementialiser cela via une soirée.

Par exemple en ouvrant ses nouveaux locaux en avant première aux salariés, aux journalistes, aux influenceurs, aux institutions locales...

Cela permet d'humaniser une marque, et de créer un événement.

5 - Le lancement produit de projet d'entreprise pour bien indiquer le caractère important ce celui-ci.

Ce genre de soirées d'entreprises a pour objectif de faire une rupture ou marquer un événement, et elle se place généralement en dehors des plannings habituels. La soirée d'entreprise est un temps fort pour marquer un " avant - après ".

Elle doit pour marquer le point de départ d'une nouvelle organisation, présenter une nouvelle stratégie d'entreprise...

C'est ce qu'a fait récemment Vincent Bolloré lorsqu'il a pris la tête de Canal +, et après avoir " coupé les têtes " de la direction existante. Devant le choc psychologique, il devait relancer la structure avec un nouveau projet en faisant passer un message positif (investissement de 2 milliards...) via la location d'un lieu mythique (l'Olympia) pour une soirée " remotivation ".

A noter : il est possible d'associer un séjour ou des visites à une soirée événement, ce qui est souvent le cas dans les colloques. Il y a une après-midi visite, puis des conférences et enfin une soirée.

6 - La soirée team building pour la cohésion et la motivation.

Le but est de faire une soirée d'entreprise pour renforcer la cohésion et la motivation de l'équipe.

Généralement dans les grandes entreprises, chaque service dispose d'un petit budget pour organiser une soirée en petit comité.

La soirée peut alors servir à remotiver un service (ex : laser guest, restaurant...), à intégrer de nouveaux collaborateurs, à préparer l'année à venir).

Mais l'événement de Team Building peut regrouper l'ensemble de l'entreprise autour d'un thème commun : le sport, la musique, le casino...

Il existe des dizaines de thèmes possibles : photos, cuisine, maquillage, peinture, dessin, musique, Wii...

7 - L'intervention d'un conférencier ou d'une star pour faire passer des messages et donner une impulsion.

L'intervention du conférencier ou de la star (ex : sportif, politique, comique...), permet de faire passer un message via une personne extérieure à l'entreprise.

Cela permet en particulier de mieux faire passer des messages difficiles à entendre en interne, ou pour faire passer des messages via l'exemple des " stars ", ou encore de donner envie aux personnes de venir afin de rencontrer " la star ".

A noter : attention au choix de l'intervention, et bien valider qu'elle soit en phase avec le message à faire passer par l'entreprise. Même si c'est une star peu disponible, il faut valider en amont le discours.

Partie 3 - La Checkliste pour réaliser une soirée d'entreprise

J'avais déjà indiqué dans l'article " Comment organiser un salon ou un événement " quelques conseils pratiques pour organiser un événement.

Voici une checkliste complète pour organiser une soirée d'entreprise:

1 - La définition des objectifs et des grandes lignes de l'événement (3 à 6 mois avant):

2 - La préparation de l'événement (1 à 3 mois avant):

3 - Les derniers préparatifs (1 à 2 semaines avant)

4 - La finalisation (1 jour avant)

• Préparation du plan et réservation des sièges
• Mise en place des stands, espaces...
• Relance par email ou SMS des participants
• Vérifications techniques (PC, powerpoint, micros...)
• Prévoir un " Kit de Survie " avec des prises multiples, clés USB, scotch...
• Tour complet du lieu, et si nécessaire demande de nettoyage, de rangement...
• Confirmation finale au traiteur
• Vérification que les sièges, podiums... et l'organisation sont corrects
• Faire une soirée juste avant l'événement avec les organisateurs (un simple dîner)
• Se coucher tôt
• ...

5 - Le jour J

6 - Après l'événement

• Email de remerciement avec les documents utilisés
• Mise en place du plan d'actions découlant de l'événement
• Réunion de débrief pour savoir ce qui s'est bien ou mal passé.
• Paiement des dernières factures
• Réalisation d'une vidéo + sélection des photos
• Publication sur le Blog, sur la Page Facebook... des photos et vidéos.
• ...

Comme vous pouvez le voir, mettre en place une soirée ne s'improvise pas si l'on veut que cela soit un succès, et surtout cela nécessite énormément de temps.

C'est pourquoi, si vous en avez les moyens, il est intéressant de faire appel à une agence, qui va sélectionner

C'est pourquoi parfois il est nécessaire de faire appel à une agence spécialisée dans l'organisation de ce genre de soirées, par exemple l'agence événementielle Smile Evénements.

En effet il faut disposer du matériel, connaître les bons prestataires, coordonner les intervenants... ce qui est un vrai métier !

Une agence peut en effet créer un événement sur mesure comme dans cette vidéo :

Partie 4 - Les 25 erreurs à ne pas commettre lorsque l'on organise une soirée d'entreprise

Voici les erreurs que l'on voit le plus souvent lors des soirées d'entreprise :

1. Ne pas faire attention à la qualité du traiteur, aussi bien en quantité de nourriture qu'en qualité. La nourriture reste une des clés de la réussite de la soirée, il faut toujours tester le traiteur, et prévoir un peu plus que prévu même s'il y a toujours des
2. Les managers qui ne participent pas à la soirée d'entreprise. Au contraire, les managers doivent montrer l'exemple en participant, que cela soit en discutant avec les salariés, en dansant...
3. Ne pas proposer une " prolongation de soirée informelle " pour ceux qui veulent continuer la soirée. En revanche, il ne faut pas " officialiser " de trop, mais qu'un manager participe à la soirée, avec la carte de crédit de l'entreprise pour offrir quelques verres.
4. Ne pas oublier de rappeler qu'il faut avoir une certaines tenue lors de la soirée d'entreprise... Ce rappel doit être fait par les managers en amont, en rappelant de manière informelle qu'il ne faut pas abuser de l'alcool.
5. Ne pas penser à cet événement comme un événement informel. C'est-à-dire que si possible vous pouvez demander aux personnes de venir en tenir " smart casual " (c'est-à-dire sans costume cravate afin de détendre l'ambiance...)
6. Oublier ceux qui habitent loin... Les personnes qui sont en banlieue de Paris, qui viennent de filiales... doivent avoir la possibilité d'être logés par l'entreprise.
7. Ne pas prévoir des animations lors de la soirée, sinon cela se transforme rapidement en discussions en petits groupe. Il faut au contraire prévoir des temps " pro " et des temps " détentes" avec des mini animations suffisantes pour occuper tout le monde.
8. Ne pas préparer son discours, surtout pour ceux qui ne sont pas habitués à parler en public. En effet, parler devant 50, 100... personnes n'est pas toujours évident pour des personnes qui ne sont pas habituées.
9. Ne pas faire " filage " quelques jours avant la soirée pour vérifier que tout s'enchaine rapidement. Généralement il faut minuter la soirée, puis faire une réunion avec les intervenants pour s'assurer qu'ils aient bien compris leur rôle, le message qu'ils doivent faire passer et le temps à respecter.
10. Venir à la dernière minute. Il faut au contraire que les intervenants arrivent au moins 2h en avance, pour répéter leur speech, se caler pour les transitions...
11. Ne pas personnaliser le lieu aux couleurs de l'entreprise. Il faut toujours emmener un kakémono, quelques panneaux... pour décorer l'entreprise et flécher le lieu.
12. Oublier les petits détails comme des personnes aux vestiaires, le parking et le pointage à l'accueil... qui font perdre du temps et qui nuisent pour rien à l'image de l'entreprise.
13. Oublier de prendre en compte les préférences alimentaires et les capacités physiques. Il faut toujours prévoir des menus qui conviennent à tous. De même pour les animations, il faut des activités qui conviennent à tous... Rappelez-vous que tout le monde n'est pas forcément fan d'accro-branches, de poker...
14. Ne pas prévoir des lieux accessibles. C'est bien de choisir un lieu unique en pleine campagne, une salle en centre-ville... mais si c'est une galère pour s'y rendre, vous allez immédiatement mal commencer la soirée.
15. Ne pas laisser un " souvenir " de la soirée. Il faut de préférence que les participants repartent avec un petit cadeau (si possible marqué par le logo de l'entreprise), ou au pire qu'ils reçoivent ensuite des photos ou une vidéo de la soirée. En effet généralement les participants s'attendent à un petit souvenir dans le sac remis à la fin de l'animation. Idéalement le cadeau doit mettre le client au centre de l'attention (ex : caricatures, photos souvenirs...).
16. Sous-estimer le nombre de personnes qui ne viennent pas malgré leur inscription. Le taux de " no show " est variable selon les événements, et selon le dispositif de relance des inscrits. Pour s'assurer d'avoir un nombre fiable, il faut envoyer un email depuis une adresse personnelle (et pas un email générique), permettre aux personnes d'annuler leur venue, faire au moins 2 emails de relance avant l'événement (dont un SMS le jour avant) et ultimement faire une relance téléphonique quelques jours avant.
17. Attention aux animations à trop grandes sensations... Par exemple la promenade en bateau lors d'une tempête qui se termine en mal de mer collectif !
18. Etre en frontal avec un événement majeur. Cela peut être un événement dans votre secteur, mais aussi des événements sportifs, culturels, les vacances scolaires...
19. Ne pas faire un rétro-planning. Or il y a tant de choses à valider, à vérifier... qu'il devient rapidement indispensable de mettre en place un planning, avec la liste des tâches, les responsables et les actions à réaliser.
20. Oublier les media sociaux & les influenceurs pour la promotion, l'organisation et la diffusion. Il est désormais indispensable d'utiliser les media sociaux, pour recruter des participants, mais aussi pour donner envie de venir à ceux qui n'étaient pas disponibles.
21. Ne prenez jamais une idée ou une action comme " évidente "... Lors d'un événement, le " diable se cache dans les détails ". Il faut toujours vérifier que les actions ont été faites, et bien faites !
22. Ne pas définir des tâches précises pour chacun lors de la soirée. Vous devez définir à l'avance qui fait quoi, et définir des équipes et déléguer certaines actions (ex : ceux qui font les vidéos, ceux qui prennent les photos...). Sinon vous serez totalement débordés.
23. Ne pas prendre du bon temps... Or souvent l'opinion de vos invités dépendra de l'état d'esprit des organisateurs. Si votre équipe est speed, stressée... cela va se sentir dans l'atmosphère. Donc pensez à vous faire plaisir, à profiter de la journée (sans pour autant vous prélasser). N'hésitez pas à demander de l'aide de vos collègues, afin de leur donner des tâches précises lors de la journée.
24. Ne pas anticiper les problèmes. Faites une liste des actions clés dans le succès de l'événement (ex : le discours, la nourriture...), listez les problèmes qui pourraient arriver, et préparez un plan B pour les corriger.
25. Ne pas laisser le temps aux personnes de discuter et réseauter. C'est très bien d'avoir un planning précise, des ateliers intéressants... mais il faut laisser le temps aux personnes de discuter, de faire une pause... De même vous devez anticiper les retards (au démarrage...) en identifiant des options de gains de temps (ex : réduire les pauses...).

En conclusion...

Comme vous avez pu le lire, mettre en place une soirée d'entreprise ne s'improvise pas, ce n'est pas comme une soirée entre amis.

Il est indispensable de planifier, et penser aux moindres détails.

En effet, au contraire d'une soirée entre amis, vous serez jugés sur la qualité de la soirée.

Dans ce contexte, il faut rappeler que le succès d'une soirée nécessitera soit du temps, soit de l'argent, soit de la créativité... voire les trois !

Cependant, ne soyez pas perfectionniste le jour J au point de vous faire un ulcère... souvent vous serez le seul à connaître les petits détails qui ne passent pas comme prévu. Le tout est ce que l'essentiel soit dit, et que les personnes passent un bon moment !

Pour finir une infographie sur comment faire la promo en ligne d'un événement :