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Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne VS Excel (Billet invité)

Publié le 25 septembre 2017 par Julia @dj0uli0u

La facturation avec Excel, ça peut être pratique lorsqu’on débute. En effet, c’est un programme qu’on a l’habitude d’utiliser, et qu’on maîtrise plus ou moins. Excel est indéniablement utile pour réaliser certaines tâches. Le hic, c’est qu’avec Excel, une erreur est vite arrivée. Et en termes de facturation et de comptabilité, l’erreur n’est pas vraiment la bienvenue… Le grand problème d’Excel c’est son manque d’automatisation et son incapacité à simplifier des procédés complexes. Dès lors que ton volume de facturation augmente, Excel est-il toujours performant ? Voyons donc ensemble en quoi un logiciel de facturation comme Debitoor compense les failles d’Excel.

Les inconvénients de la facturation avec Excel

La numérotation : en facturation, il est primordial de tenir une série séquentielle, sans trous, et sans répétitions. Et malheureusement ce n’est pas automatique sur Excel !

Le suivi des paiements : Excel ne te permet pas d’avoir une vue générale de l’état de tes factures, c’est-à-dire lesquelles ont été vues, payées, ou sont encore à encaisser.

La conformité légale : Excel ne peut pas automatiquement intégrer les nouvelles normes légales de fiscalité et de facturation (un nouveau taux de TVA par exemple).

Le manque de mobilité : Il te faut avoir ton ordinateur avec toi tout le temps, pour pouvoir éditer tes factures. Utiliser Excel sur une tablette ou un smartphone, rien de moins pratique. De plus, il te faut faire des copies de tes documents, pour être sûr de ne rien perdre en cas de problème technique avec ton ordinateur.

Les données de la facture : les clients, les produits, et les services que tu vas vendre seront copiés collés à partir de factures et devis précédents. Et une erreur de copier-coller est vite arrivée…

Lorsque tu crées ta facture, il te faut alors penser à plusieurs choses à la fois. Et plus on a de détails auxquels faire attention, plus on risque d’en laisser passer quelques-uns. Le manque d’automatisation d’Excel est son plus gros défaut. Alors pourquoi et comment est-ce qu’un logiciel de facturation peut t’être utile ?

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

La simplification : la facturation est loin d’être une tâche simple. Il ne s’agit pas seulement de créer des factures, mais aussi de les envoyer, de les classer, de les suivre depuis leur émission jusqu’à leur paiement, et enfin de tenir à portée de main toutes les données à inclure (clients, fournisseurs, produits, services).

L’automatisation : la possibilité d’établir une série de factures aux numéros successifs, et d’émettre automatiquement des bons de livraisons et des devis correspondants. Un logiciel te permet aussi d’envoyer ta facture à ton client par email, en quelques secondes.

Gestion des frais et revenus : un logiciel t’offre aussi la possibilité d’enregistrer tes dépenses, et de contrôler tes revenus.

La personnalisation des factures : tout le monde n’est pas graphiste, et on peut parfois avoir besoin d’un petit coup de pouce pour personnaliser ses factures et devis. La bonne nouvelle c’est qu’un logiciel de facturation propose différents modèles de factures aux designs variés.

Nouveautés fiscales intégrées : derrière chaque logiciel de facturation il y a une équipe qui se tient au courant des moindres changements fiscaux, et qui s’assure de les inclure dans le logiciel.

Faible marge d’erreur : L’automatisation et la simplification de tout le processus de facturation réduit la marge d’erreur sur les éléments difficiles de la facture, comme le calcul de la TVA.

Logiciel en ligne : pas besoin de télécharger quoique ce soit, tout est ligne, sauvegardé, et sécurisé. Pas non plus besoin de mettre à jour le logiciel, ni de télécharger la nouvelle version. Toutes les améliorations effectuées se font sans que tu aies besoin de changer quoi que ce soit. En plus, tu as accès à ton compte de n’importe quel ordinateur, tablette, ou smartphone. Tout ce dont tu as besoin est d’une connexion à internet.

Pour résumer, un logiciel t’offre des fonctionnalités prévues pour simplifier les processus de facturation, et faciliter ta gestion. En passant moins de temps sur ta facturation, tu peux passer plus de temps sur des tâches plus intéressantes de ta vie d’entrepreneur !

Quel logiciel de facturation utilises-tu ?

Être Freelance c'est aussi bien savoir gérer sa facturation.

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