Gestion de crises : le collaboratif à la rescousse

Il y a toujours des signes avant-coureurs qui précèdent un tremblement de terre ou une crise financière. Cependant, ces signes ne sont pas toujours évidents à identifier tant il est délicat de les discerner du bruit. Pourtant, cela permettrait la mise en place de mesures préventives.

Pour pallier les crises, des équipes d’experts doivent s’organiser et distinguer les informations de fond du bruit de fond. Ces experts en gestion de crise, souvent dispersés géographiquement, doivent se coordonner rapidement afin de parer aux conséquences imprévues d’un évènement critique.

Dans ce contexte d’information numérique (documents, communication,…) et d’équipes de partenaires dispersés, la collaboration exige un environnement informatique virtuel, permettant d’assurer la coordination, d’améliorer la communication, de garantir la confidentialité des échanges, et de suivre la cohérence de ces démarches.

Voici donc l’univers des environnements de Personne(s) à Personne(s), de Partenaire(s) à Partenaire(s), du travail collaboratif dynamique et des projets d’intérêts communs. Vive le P2P nouveau !

Des moyens et des personnes

Aujourd’hui, de nombreux outils - financièrement abordables pour une société - permettent une automatisation de la recherche d’information pertinente et de son traitement intellectuel. Pourtant, c’est bien l’intervention de l’homme qui fait la différence.

En effet, plus les répercussions de la crise seront importantes, plus les personnes devront être en mesure de travailler ensemble, mettant à profit leur expertise, déléguant judicieusement, et déterminant les solutions adéquates. Le livre de Tom Clancy, Dette d’Honneur, illustre bien ce cas de figure. Cette fiction raconte l’importance de la coordination et de l’expertise humaine dans un système financier, géré par des ordinateurs et régis par des systèmes prédictifs informatiques.

Par ailleurs, collaborer va bien au-delà de la simple création commune d'un document Powerpoint®. Ce qui est nécessaire, c'est la capacité d'interagir en confiance, quel que soit le lieu, pour développer un projet d'intérêt commun d’anticipation de crise, de gestion de crise et de sortie de crise.

Le temps constitue également une contrainte pour la coordination des équipes lorsque les partenaires sont sur plusieurs fuseaux horaires. La dynamique du travail en équipe implique une collaboration continue, comme si les personnes étaient physiquement ensemble. Cela permet de prendre les décisions stratégiques qui s’imposent à un moment critique. Il faut donc conjuguer des capacités de travail en temps réel (notion de simultanéité d’une crise), avec la possibilité d’utiliser des outils en « modes différés » et « réplicables » (synchronisables), en cas d’altération des communications locales.

Par ailleurs, savoir travailler en «mode dégradé » et «austère» se base d’abord sur des capacités humaines plus que techniques. L’utilisation de logiciels tels que GrooveIT!, Groove®, TCM®, Intelligant® permet déjà de simplifier l’approche technique complexe : liaison VSAT (Very Small Aperture Terminal), sécurisation Wifi, tunneling sur port https ou maîtrise d’un protocole SSTP. Mais seules une formation aux bons usages ou des comportements et des méthodes adaptées feront la différence.

Cas concret

95% des personnes sondées pensent que le mail et le téléphone les aideraient à communiquer facilement lors d’une crise. Pourtant, dans le cas de l’ouragan Katrina, on a constaté que les moyens  de communication traditionnels étaient techniquement inopérants (coupures de courant, altérations des réseaux d’approvisionnement d’énergie). Il a donc fallu trouver de nouvelles méthodes d’organisation pour gérer la crise. Sur le plan technique, ce sont des systèmes simples, flexibles et sécurisés qui ont apporté les réponses organisationnelles à des schémas obsolètes.

Sur le plan humain, ce sont les personnes formées au travail en équipes, qui ont fait la différence. On s’aperçoit que si les personnes ont été formées à des méthodes de travail classiques, elles risquent de rencontrer des difficultés à s’adapter aux caractères imprévus de la crise, et par conséquent, de ne pas répondre efficacement aux besoins.

Ce qu’il est important de retenir ici, c'est que l'outil au-delà de son efficacité, ne dispense pas l’utilisateur et collaborateur de se former un minimum à de nouvelles méthodes de travail. Il serait faux de penser que seuls des outils de gestion de projet performants et adaptés pourraient suffire à la gestion d’une crise. Avec ce type d’outils, nécessaires au demeurant, la tendance est souvent de parler uniquement du résultat et non des « process » de réalisation (par exemple, définition des points critiques, positionnement des étapes-clefs, coordination des partenaires / expert).

L’approche Hommes & Process

Nous sommes conscients de l’importance des méthodes et des expertises. Les clients qui font confiance à Hommes & Process savent que notre société ne vend pas simplement des «boîtes logicielles». Hommes & Process répond aux besoins opérationnels de travail en équipe(s) distribuée(s) (La gestion de crise, en étant une parfaite illustration).
Notre approche permet d’appréhender la collaboration de personne(s) à personne(s), de partenaire(s) à partenaire(s) et met en exergue les compétences ou expertises des individus. Nous mettons à disposition des méthodes efficaces et des services logiciels ou logiciels innovants. L’indépendance cryptographique des intervenants, base du travail en confiance, constitue par ailleurs notre souci quotidien.

Hommes & Process propose une offre globale pertinente favorisant : l’autonomie des personnes, la mise en évidence des expertises, la valorisation du travail des membres des équipes.

Notre objectif : Votre efficacité collaborative en mode P2P, fortement sécurisée et protégeant votre propriété intellectuelle.

Pour en savoir plus, connectez-vous à notre site : www.hommesetprocess.com