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Le document intelligent dans l'entreprise

Publié le 31 janvier 2010 par Thomas Ka
Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires. Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,
un seul document et plusieurs lectures.
Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité mais surtout et peut être est-ce la première finalité,
donnez la bonne information, au bon moment,à la bonne personne.
En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !
Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.
Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.
___________________________________________________________
Repenser l’organisation humaine de l’entreprise
pour que la bonne personne (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)
dispose de la bonne information (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)
au bon moment. (productivité et durée optimale)
Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!
L’entreprise, une organisation complexe doit faire face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.
Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.
Un mot clé : la traçabilité active.
Savoir qui doit faire et qui a fait définissent le mode organisationnelle de l’ entreprise,  de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage. En effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage. 
Dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée : courrier, fax, mèl, sms, message…
Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation et de diffusion pouvant être amendé en temps réel.
Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.
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