La préparation de commande

L’organisation de la collecte
les méthodes de préparation de commandes
La Préparation de Commandes Assistée par Ordinateur (PCAO)
La préparation de commandes et l’ergonomie
Le contrôle

La préparation de commandes est l’une des fonctions principales des entrepôts. En général, les commandes clients ne sont pas traitées en l’état. Elles sont d’abord contrôlées, triées puis converties en liste de prélèvement selon la disponibilité des articles.
La préparation de commandes consiste à collecter les articles stockés dans l’entrepôt, à les regrouper avant de les expédier dans un délai imparti. L’outil informatique de gestion d’entrepôt Warehouse Management System (WMS) paramétré selon les besoins de l’utilisateur, permet l’organisation de la préparation suivant un certain ordre de prélèvement grâces à des règles de gestion prédéfinies. Afin de vous permettre de comprendre l’importance de la préparation de commandes, ce dossier a été abordé autour de quatre grands thèmes que sont : L’organisation de la collecte, les méthodes de préparation de commandes, la Préparation de commandes Assistée par Ordinateur (PCAO) et en fin la préparation de commandes d’un point de vue ergonomique.

L’organisation de la collecte
Véritable opération de valeur ajoutée, la préparation de commandes se doit d’atteindre le niveau de service exigé par le client en livrant :
- Les bonnes références
- Les bonnes quantités
- En bon état
- Dans les délais

Avec un coût optimum par une recherche d’efficacité permanente. Pour préparer des commandes, les informations suivantes sont nécessaires :

- Adresses picking des références à préparer
- Quantités à prélever
- Zone(s) où regrouper les références

Grâce à ces informations, le préparateur est en mesure de connaître son chemin de préparation decommandes (ordre de prélèvement des articles)

Les étapes de la collecte
Mise à disposition de la marchandise

Elle se fait de deux façons à savoir :
- Le préparateur se déplace vers la marchandise ; les stocks sont proches ou dans une zone réservée : exemple du préparateur avec son chariot
- La marchandise va vers le préparateur ; elle est acheminée vers un poste fixe : exemple du Transstockeur

Prélèvement ou tirage de la marchandise

Il se déroule selon les modes suivants :

- Manuel : le préparateur repère, reconnaît, sort la marchandise et l’accompagne au lieu d’expédition ou de regroupement.
- Mécanisé: Indépendant du préparateur, les marchandises sont prélevées par un automate (ventouses, pinces, fourches télescopiques, tiroirs…)
- Automatisé: La prise et le transfert se font automatiquement. Souvent utilisé dans l’industrie pharmaceutique, ce mode est très coûteux en termes d’investissement.

Les déplacements du préparateur
Deux modes s’imposent :
- Unidimensionnel : le déplacement à pied ou sur un engin qui ne permet que des mouvements horizontaux ou verticaux à un moment donné. (transpalette électrique, échelle…)
- Bidimensionnel : le déplacement sur un engin permettant de réaliser les deux mouvements simultanément (chariot magasinier, transstockeur…)

L’évacuation des prélèvements
- Manuel: c’est le préparateur qui emmène les prélèvements dans la zone de regroupage.
- Automatique: l’évacuation est effectuée par un système automatisé (convoyeur, chariot téléguidé…) vers la zone destinée.

Dans ce cas les déplacements du préparateur se limitent à la zone de prélèvement

Optimisation de la préparation de commandes
Réussir à rationaliser et à optimiser cette tâche permet à la fois de gagner en productivité et à améliorer la qualité de service (prélèvement des bonnes références en bonnes quantités, envoi des commandes dans le respect des délais négociés avec les clients).
Les principaux points d’optimisation sont entre autres :
- Limiter les déplacements du préparateur
- Éviter les recherches de marchandises
- Rendre les marchandises directement accessibles
- Éviter les ruptures de charges

Réduction de la longueur des trajets

La réserve et ses emplacements vont dépendre de la quantité d’articles en stock, de la rotation, de la façon dont est organisé le prélèvement. Cela aura de l’influence sur l’encombrement des allées et la largeur des allées. Le stock peut être divisé en deux parties :

Zone de distribution:
- Échantillonnage complet des références en stock
- Quantités suffisantes pour éviter les ruptures de charges selon la période désirée ( ½ journée, jour, semaine…) en fonction du volume et du taux de rotation.
- Affecter les emplacements de façon optimale (référence « A » à forte rotation les plus proches puis les « B » etc.…)

Zone de réserve:
- Quantité n’ayant pas de place dans la zone de distribution.
- Emplacement de stockage banalisé (rack)

Eviter les recherches de marchandises

- Rangement à emplacement fixe.
- Mise en place d’un circuit de préparation.
- Bon de préparation indiquant les références dans l’ordre croissant géographique.
- Repérage par famille de produit, par désignation, par code.
- Utilisation de technologie adéquate.
- Pick to Light.

Les méthodes de préparation de commandes

Plusieurs méthodes peuvent être appliquées en fonction de la configuration de l’entrepôt, de la taille des commandes, de la taille des produits ainsi que leur particularité. On peux distinguer les méthodes suivantes :

Un préparateur, une commande
Le préparateur se déplace devant le picking de référence et prélevant les quantités indiquées. Dans certains cas, les articles peuvent être mis directement dans le conditionnement de transport ou sur le support de charge final (palette, roll..). Il prélève et emballe. C’est un principe simple dans sa conception et permet de détecter les sources d’erreurs plus facilement. Il peut devenir fastidieux si le linéaire est important car le volume de marchandises
déplacé est important.

Plusieurs préparateurs, une commande

La commande est éclatée entre les différents secteurs de l’entrepôt.
- Le traitement simultané : Chaque préparateur prélève les références qui le concernent. Puis
celles-ci sont dirigées dans la zone de regroupage. Le délai de traitement est réduit au temps
de préparation du secteur le plus important.
- Le traitement successif : La commande passe de secteur en secteur et le circuit de la commande est simple. Cependant, il convient de bien équilibrer la charge de travail dans chaque secteur afin d’éviter les goulots d’étranglements. Le bon de commande doit être libellé dans l’ordre du plan de rangement du stock. Le principal inconvénient reste le délai de préparation qui est important.

Un préparateur, plusieurs commandes
Le préparateur effectue tous les prélèvements de la même référence mais de plusieurs commandes en une seule fois (sortie de masse, sortie par train de commandes). Principe avantageux dans la préparation des lots complets et les trajets sont réduits. Il n’est efficace que pour les commandes avec peu de linges.

Plusieurs préparateurs, plusieurs commandes
Les marchandises sont acheminées mécaniquement vers un point de regroupement et sont ensuite éclatées sur un numéro de commande. Nécessite une grande surface destinée à l’éclatement et références sinon les postes de tri ne sont plus compétitifs en termes de productivité.

Préparateur à poste fixe
Le préparateur ne bouge pas et prélève les articles sur une palette : la palette est ensuite renvoyée dans le transtockeur)

La Préparation de Commandes Assistée par Ordinateur (PCAO)

C’est un mode de préparation des commandes selon lequel le préparateur se sert d’un système informatisé pour déterminer les articles à prélever
La préparation de commande assistée par ordinateur permet notamment d’éliminer de la paperasse, de réduire le taux d’erreur et d’accélérer le traitement des commandes considérable.

Les enjeux liés à l’utilisation des outils informatiques sont d’ordre :

- Organisationnel avec la réduction des temps de préparation, l’intégration des variations de flux et de volumes (variations saisonnières)
- Economique avec l’augmentation du niveau de service aux clients, la garantie du taux de service et produire au meilleur coût
- Humain comprenant la réduction de la pénibilité du travail (port de charge,…), la gestion face au manque de main d’oeuvre (horaires décalés, difficultés d’organisation …)

La PCAO utilise principalement les outils suivants :
Le « Voice-picking » :

L’opérateur obtient l’instruction du système de se rendre à un emplacement de l’entrepôt par un écouteur. Arrivé à l’emplacement en question, l’opérateur doit dire un code de vérification qui se situe directement à – l’emplacement et confirme avec ce dernier l’exactitude de sa position. Après cette confirmation, le système annonce la quantité à prélever. La quantité prélevée est confirmé par un mot-clé. Lorsque le prélèvement a été confirmé avec succès, le système donne la position du prélèvement suivant.
Les avantages du système :
- Réduction d’erreurs
- 99.9% de précision
- Amélioration de la productivité
- Augmentation de la quantité de produits
- Travail en simultané (dialogue et manipulation)
- Élimination du décalage
- Suppression des contrôles finaux
- Tâches administratives supprimées
- Plus de sécurité
- L’opérateur a les yeux et les mains libres ce qui lui permet de se concentrer mieux sa tâche.
- Meilleure ergonomie et utilisation simple
- Apprentissage simple.
Il existe malgré tout un risque d’atteinte à la faculté auditive de l’utilisateur à cause des réglages de volume sonore pour s’adapter à un environnement de travail qui est très bruyant.

Le « Pick-to-Light »

Le système est utilisé dans l’industrie pharmaceutique, la vente par correspondance ou bien dans les chaînes de production.
L’utilisateur est guidé à travers la zone de prélèvement grâce à un système d’afficheurs avec LED vers les articles à « picker ». Grâce à l’orientation visuelle vers chaque article, les listes de picking et autres documents sur papier disparaissent, la recherche de l’emplacement et l’identification de l’article à prélever est effectué beaucoup plus rapidement et de façon plus sûre.

Le système de lecteur par codes à barres

Lorsque le préparateur utilise un terminal informatique embarqué, il est possible d’utiliser les codes barre. Ceux-ci collés aux articles (sur les d’assurer au préparateur qu’il se trouve bien devant l’emplacement requis et que la référence qu’il compte prélever est la bonne. En outre, ce système permet de suivre instantanément les mouvements de marchandise et de mettre à jour les stocks. Les erreurs dues à la saisie sont également réduites. Il est bien évidemment indispensable de mettre à jour informatiquement les stocks en fonction des références et quantité de  manière à pouvoir enclencher des réapprovisionnements picking et ainsi éviter les ruptures lors des préparations suivantes. La classification ABC est l’une des règles de gestion des stocks et picking utilisée par la PCAO pour optimiser le circuit de préparation.

La préparation de commandes et l’ergonomie

La préparation de commande est une activité physique qui sollicite fortement le corps puisque certaines opérations cumulent plusieurs contraintes physiques :
- Port de charges
- Déplacement à pied avec ces charges
- Posture penchée
- Extension du tronc avec ou sans charge
Ces opérations sont répétitives et souvent réalisées à une cadence continue. Risques de Troubles Musculo-Squelettiques (TMS).

Le contrôle

Les erreurs de préparation peuvent coûter très cher aux entreprises ou aux prestataires en charge des opérations de distribution. De mauvaises informations peuvent conduire à expédier 4 b au lieu de 4 unités si les informations sont floues et imprécises. Les notions d’articles unitaires et de conditionnement de regroupement si cela existe doivent être très précises.
Un contrôle et un recomptage des préparations est souvent importants
Plusieurs façons de faire:
- Par échantillonnage;
- Par préparateur (en fonction des taux d’erreurs passées remontées des clients);
- Contrôle systématique des commandes et expéditions.
Il peut être d’ordre :
- Quantitatif (à chaque ligne de commande, sur le nombre de colis)
- Qualitatif : DLC/DLUO, sur l’aspect extérieur de l’emballage, sur la nature de l’emballage (référence, code…), le poids,température

Il y a aussi la notion de contrôle pondéral
Le concept est simple. Il s’agit de comparer le poids théorique d’un colis ,colis standard , colis détail au poids effectif.
Le poids théorique est issu de la base de données logistique, directement pour les colis standards ou par addition des poids unitaires pour les colis détail hétérogène ou en fin de préparation, le plus souvent au vol sur un convoyeur. Si le poids mesuré ne correspond pas, à la tolérance près, au poids attendu, on en déduit qu’il y a eu une erreur lors de la préparation.

Quelques termes usuels
- DLC/DLUO : Date Limite de Consommation/ Date Limite d‘Utilisation Optimale
- FIFO: First In, First Out.
- FEFO: First Experimed, First Out.
- LIFO: Last In First Out.
- Ligne de commande (order line): indique la quantité demandée d’une référence.
- Peg board: Tableau mural servant à classer les bon de commandes, des ordres de mouvements en fonction d’une grille d’affectation (par référence, par zone, par individu…).
- Rafale de commandes (Wawe): Le stock picking, sur rayonnage dynamique, est découpé en zones dans lesquelles sont prélevés tous les cartons d’une même référence pour l’ensemble des commandes de la rafale. (batch, vagues)
- WMS: Warehouse Management Système, désigne les logiciels de gestion d’entrepôt.
- UV (Sale Unit): Unité de vente.
- PCB (Outer): Par Combien.(Ex: carton)
- SPCB (Inner): Sous Par Combien (Ex: fardelage)
- Pick To Belt, Pick And Sort: Organisation dans laquelle les produits prélevés sont directement placés sur un convoyeur à destination du tri.
- Pick To Clean: Organisation dans laquelle les produits seront ordonnancés pour épuiser dès que possible les agrès.
- Picking: Opération de prélèvement des articles.
- Pick Then Pack: Opération où les produits ne sont pas directement mis en carton lors du prélèvement, mais seulement en bout de chaîne.
- Pick And Pack: Organisation où les produits sont immédiatement mis en carton.

Source INSSET

Article: Isaac Domboue – Franck Murat