Pour en finir avec le business à Papa #1 : éradiquer la réunionite

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L’ennemi de la productivité c’est l’interruption sous toutes ses formes : téléphones, emails, messageries instantanées, réseaux sociaux, collaborateurs, facteurs, voisins et j’en passe… (J’en parlais ici)

Mais la  pire des interruptions c’est la réunion.

Les réunions sont néfastes, inutiles, contre-productives et voici pourquoi :

Les réunions ne devraient avoir lieu que pour prendre des décisions à propos d’un problème ou d’une situation bien précise.
C’est très rarement le cas, le plus souvent on se réunit à plusieurs pour définir le problème. Résultat : une belle foire d’empoigne.

Si on venait simplement en réunion prendre des décisions collectives sur des problèmes connus, celles-ci ne dureraient jamais plus de 15 mn.

La réunionite aiguë

Au lieu de celà chacun arrive avec ses angoisses et ses soucis autour d’un problème donné et il n’est pas rare qu’une rénion de production se transforme en groupe de parole ou chacun cherche le support des uns en réglant ses comptes avec les autres et en livrant ses états-d’âmes.

Le pompon c’est quand la réunion est agrémentée d’une projection PowerPoint…

Cela implique également que chacun devrait préparer la réunion et ne pas arriver les mains vides et improviser. Et ça presque personne ne le fait jamais.

La plupart des réunions n’ont pas d’ordre du jour, donc elles perdent très vite leur objectif de vue et partent dans tous les sens.
Il n’est pas rare de se retrouver à régler des problèmes hypothétiques et fictifs au lieu de se concentrer sur l’objet de la rencontre.

Dans le cadre de mon agence web je me retrouve ainsi souvent pris entre deux feux en clientèle car la réunion de travail pour la conception du nouveau site donne lieu à des passes d’armes entre collaborateurs. Les tirs croisés révèlent alors plus de problèmes qu’ils n’en résolvent.

Lorsque vous sortez de là, non seulement vous n’avez pas avancé mais en plus vous vous retrouvez avec une autre réunion programmée la semaine suivante pour essayer d’obtenir un accord bilatéral sur la couleur du fond ou la typo du logo (j’exagère à peine).

Imaginez vous que le gérant d’une PME qui doit convoquer 10 collaborateurs pour une réunion qui dure 1 heure, se voit en fait troquer 10 heures de travail effectif contre une heure de bavardages stériles et contre-productifs ! Bref un vrai gâchis, autant balancer son argent par les fenêtres.

Le traitement ?

Le « Docteur » Timothy Ferriss dans sa semaine de 4 heures : Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux nous décrit son remède pour éviter les crises de réunionite :
Le rendez-vous téléphonique, convenu au préalable par email.

Voici le type de mail que Tim préconise d’envoyer lorsqu’on vous demande d’assister à une réunion :

Cela paraît tout à fait possible. Pour que je puisse me préparer au mieux, pourriez-vous m’indiquer l’ordre du jour : les questions et les sujets que nous aborderont ?
Ce serait formidable. Merci d’avance.

Le merci d’avance ayant valeur d’obligation pour le destinataire.

Bien souvent le simple fait d’énoncer un ordre du jour permet d’élaguer la plupart des sujets et de répondre à plusieurs questions sur lesquelles on aurait perdu beaucoup de temps.
Ainsi la réunion sera plus concise et les débats iront d’avantage à l’essentiel.

Bien entendu toutes les réunions ne sont pas inutiles et il est souvent difficile de dire à un client qu’on a pas 2 heures à perdre avec lui sur son projet.
Cependant je crois que c’est une question d’organisation et que c’est en commençant à appliquer ces principes à l’interne qu’on se libère progressivement de ces habitudes de travail préhistoriques.