Comment Organiser un TEDx

1. Rassembler L’EquipeSans doute l’élément clé pour la réussite d’un tel évènement et le point fort de TEDxAlger, assurer vous de pouvoir trouver localement une équipe multifonctionnelle et motivée, des personnes entreprenantes qui pourront se consacrer à un tel évènement.

2. Définir l’esprit du TEDx 
Choisissez dès le début quel type d’évènement vous souhaitez réaliser (Pour jeunes, pour femmes, pour entreprises, Standard…), définissez aussi l’ambition du TEDx, est-ce que ça sera un évènement grandiose (mais qui consomme beaucoup de ressources) ou bien une petite rencontre à l’université (plus simple à organiser), l’un n’est pas mieux que l’autre, il faut juste se mettre d’accord sur ça. Enfin, pensez  surtout à définir vos objectifs, pourquoi faire un TEDx? 3. Obtenir la License
Commencez alors à préparer le dossier à fournir pour obtenir la licence officielle. Théoriquement vous n’aurez aucun problème à l’obtenir. Tout est très bien expliqué sur le site TED.

4. Définir le Thème

Choisissez ensuite le thème de cette rencontre : Education, Entreprenariat, Jeunesse, Innovation, Futurs, Droit de l’Homme, etc. Il s’agira du fil conducteur qui orientera et la sélection des speakers et le déroulement de la journée.  Pensez aussi à définir des sous-thèmes, (e.g. Education en Algérie, Avenir de l’éducation…) qui seront autant de petites parties lors de votre journée, un interlude musical pourra être programme entre chaque deux partie.
5. Inviter les Speakers
Autre point crucial. Le choix des speakers dépend de 3 facteurs, l’esprit de votre TEDx, le thème, et le consentement du speaker. Cela veut dire, que suivant l’ambition de votre TEDx, vous aurez tendance à inviter des orateurs hyper connus ou plutôt des personnalités moins connu mais très actifs au niveau local (que vous souhaitez promouvoir) il faudrait bien sûr que ces personnalités puissent parler d’un sujet relatif au thème générique et qu’ils acceptent de venir.

Il est judicieux de rassembler une liste de personnalités susceptibles de rentrer dans ce cadre, de rechercher leurs contacts puis d’engager la conversation avec eux (des mois avant l’événement) . L’email et le téléphone s’avèrent des moyens efficaces mais les meetings le sont encore plus et n’oubliez surtout pas Twitter, Facebook et LinkedIn, pour TEDxAlger, on a contacté Rabah Ghezali d’abord via Twitter.
6. Organiser la Logistique 

Si vous arrivé à résoudre ce challenge, vous aurez fait 70% du boulot. La logistique c’est d’abord la salle (Pour  TEDxAlger, l’ESI a bien voulu mettre à notre disposition la salle de conférence de l’Ecole gratuitement), vous devez aussi pensez au transport des speakers et  toutes autres commodités pour les participants : Déjeuner (si vous compter prendre ça en charge), sécurité, parking,  LIVESTREAMING… ;-)
7. Trouver des Sponsors
Je confirme que c’est le point le plus délicat. Pensez à préparer un dossier de sponsoring bien ficelé (Inspirer vous du dossier en bas).  Lors d’un meeting en entreprise, une jolie présentation Powerpoint fais toujours un bon effet. N’hésitez pas à utiliser votre réseau personnel, c’est souvent le moyens le plus efficace. Si vous êtes étudiants, mettez l’accent sur ça, par expérience, les entreprises algériennes adorent ça !

Enfin, même si c’est très important, ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas de sponsors, durant 2009-2010 nous avons pu organiser avec le club ETIC, 16 évènements, aucun n’a eu de sponsor ‘officiel’. Avec un peu de créativité, on peut toujours trouver des solutions de rechange.8. Gérer la Communication

Pensez à communiquer autours du TEDx très tôt, au club ETIC, nous avions organisé des projections  de TEDTalks l’année derniers pour sensibiliser les étudiants de l’ESI. Facebook et Twitter sont vaut meilleurs alliées (TEDxAlger avait son propre community manager) mais ne négligez pas la communication traditionnelles. Une astuce est de mettre en place des concours avec des cadeaux à la clé (le concours peut être  RT un tweet, écrire un article de blog, taguer ses amis sur une photo…) en plus d’être ludique, le concours a un effet viral intéressant.

Vous serez aussi amené a créer un site web pour votre évènement. N’hésitez pas y mettre une section ‘Blog’ ou vous pourrez mettre plus de détails avec un ton moins ‘corporate’.

9. Réussir les PrésentationsUne présentation TEDx doit être exceptionnelle. C’est le contrat implicite conclu entre TED, les organisateurs et le speaker, Fadhila Brahimi nous livrent les secrets pour réussir ce challenge. Une présentation PowerPoint n’est pas obligatoire, mais elle apporte beaucoup si elle est réussie.  Pensez à récupérer toutes les présentations avant le jour J.Plusieurs TEDx font appel à des coaches pour accompagner les speakers, dans tous les cas, les répétitions sont indispensables, réservez au moins un jour avant pour répéter avec les speakers (l’occasion aussi pour que tout le monde se rencontre). 
10. Le Jour J

A ce niveau le gros du travail est fait. Il faut être présent et rester concentrer, essayez de régler les petits couacs le plus rapidement possible, soyez a l’écoute des invités, encourager la promotion de l’évènement sur les medias sociaux en temps réel et en cas de gros problème, n’hésitez pas à être honnête et transparent avec l’audience. Enfin, pensez à apprécier votre journée :)
Conclusion
Soyez certains qu’il y aura beaucoup de problèmes et beaucoup de contraintes, la réussite d’un tel évènement dépend de votre façon à gérer ses problèmes en tant qu’équipe et à franchir ses obstacles. C’est aussi une expérience très enrichissante qui comporte son lot de joie et de contentement et surtout qui apporte ce sentiment agréable de contribuer à quelques choses qui a du sens. Aussi, malgré les obstacles, continuer à avancer, ça vaut vraiment le coup !

PS: Au moment où je publie ce billet, je suis ravi de connaitre que le deuxième TEDx en Algérie, TEDxCasbah, est déjà prévu le 19 novembre. Si de votre coté aussi, vous avez envie d’organiser un TEDx au sein de votre communauté, n'hésitez pas a me contacter.

Alors, c’est pour quand le prochain TEDx chez vous ?
Autres ressourcesOrganiser un TEDx http://www.ted.com/pages/organize_tedx_eventD’autres guidelines sur le site officiel.  http://www.ted.com/pages/tedx_resourcesExemple d’un dossier de sponsoring (celui de la conférence LeWeb 2011)Exemple de PowerPoint pour inviter un speaker (celui de TEDxAlger).Exemple d’un Google Doc pour gérer un TEDx