Doodle: un outil essentiel à la planification de réunions

Je remarque que Doodle est un outil de plus en plus utilisé chez mes clients et pour cause. Si vous ne connaissez pas encore Doodle, non seulement vous n’êtes pas à la page mais en plus, vous vous privez d’un outil fort utile pour planifier vos réunions.

DOODLE: À QUOI ÇA SERT?

En gros, Doodle vous permet de faire un sondage auprès de tous les membres qui doivent assister à votre réunion pour savoir à quel moment ils seraient disponibles. Ensuite, vous n’avez qu’à choisir d’organiser votre réunion au moment où le plus de personnes sont disponibles.

DOODLE : COMMENT ÇA MARCHE?

Pour créer un Doodle, vous devez d’abord vous rendre sur leur site web et cliquer sur « Créer un sondage » (voir image suivante).

Vous devez ensuite indiquer les informations concernant votre réunion (voir image suivante).

Vous devez également sélectionner les journées où il vous serait possible de tenir cette réunion (voir prochaine image).

Finalement, vous devez indiquer les heures où pourrait potentiellement se dérouler la réunion pour chacune des journées sélectionnées à l’étape précédente (voir image suivante).

Cliquez sur « Continuer » (voir image suivante).

Vous pouvez choisir de récupérer l’URL de votre sondage et d’envoyer ensuite ce sondage par courriel à votre liste de contacts. Dans ce cas, cliquez sur « Terminer » (voir image suivante). Vous pouvez également choisir d’utiliser l’engin d’envoi de messages interne de Doodle. Pour cela, vous devez créer un compte Doodle (voir image suivante).

Vous obtiendrez ensuite un message comme celui de l’image ci-bas. Il ne vous restera plus qu’à faire parvenir un courriel à vos contacts avec l’URL du sondage (voir image suivante).

Quand un individu cliquera sur l’URL, il tombera sur une page comme la suivante. Il devra indiquer son nom est ensuite ses disponibilités.

Il vous sera donc possible de vérifier à quel moment où le plus de personnes seront disponibles et d’organiser votre réunion en conséquence. Voilà qui est plus efficace que d’envoyer des « meeting requests » sans connaître à priori la disponibilité des gens.