Téléphoner avec Microsoft Outlook

L’application professionnelle de messagerie Microsoft Outlook 2010 (1), est utilisée par une majorité d’entreprises de toutes tailles et professions libérales.

Un nombre significatif d’utilisateurs ne consomment que la fonction messagerie d’Outlook, alors que c’est le couteau Suisse du business  : gestion de la messagerie, des contacts, du calendrier et des tâches, voire fonctions collaboratives à commencer par le partage de calendriers. Depuis la version Outlook 2003, il existe aussi une extension CRM (i.e. : gestion de la relation client) sous le nom d’Outlook Gestionnaire de Contacts Professionnels (ou Outlook Business Contacts Manager).

Outlook Permet aussi de gérer ses communications téléphoniques, car il intègre la fonction de numérotation téléphonique qui permet de composer simplement les numéros de téléphone de vos contacts (à partir des fiches contacts).

image écran numérotation téléphonique avec fiche contact Outlook 2010

Tandis qu’un indépendant aura plus intérêt à utiliser une solution de téléphonie logiciel s’appuyant sur son boitier ASDL ou bien du type de celle proposée par OVH, une entreprise plus importante, en fonction de son organisation, pourra s’intéresser aux solutions intégrant un IPBX à un serveur Microsoft Exchange.

Pour l’entreprise les solutions sont nombreuses et la majorité des offres intègres la VoIP / ToIP avec des combinés qui peuvent interagir avec le système informatique de l’entreprise. Le développement du couplage téléphonie-informatique (CTI) permet des usages qui vous font gagner du temps avec, par exemple, l’identification de l’appelant et/ou l’affichage des informations intégrées dans le logiciel CRM (i.e. : gestion de la relation client). Cette technologie permet également de ne pas avoir à reprogrammer les combinés lors des changements de bureaux.

Pour les professions libérales et les TPE qui utilisent Outlook en mode individuel (i.e. : sans serveur de messagerie Exchange) il existe plusieurs solutions.

Solution 1 : (pour les postes individuels exclusivement) brancher sa ligne téléphonique sur son poste téléphonique et sur la prise modem de son PC. Ainsi, vous composerez directement le n° de téléphone de vos contacts en cliquant sur l’icône téléphone des fiches contacts. Condition requise : avec une carte modem dans son PC.

Solution 2 : utiliser la technologie dite Voix sur IP (VoIP) ou Téléphonie sur IP (ToIP), en installant un logiciel de téléphonie tel que X-Lite, Gizmo ou Ekiga, dans la mesure ou votre fournisseurs d’accès vous autorise à utiliser le protocole SIP. (Session Initiation Protocol). Il existe aussi des combinés que l’on peut connecter à son micro-ordinateur via une prise USB et qui gère le protocole SIP.

Solution 3 : utilisation de Skype, qui vous permet d’appeler des personnes utilisant Skype ou directement des n° de téléphone fixes ou mobiles moyennant l’achat de crédit. Sachant que Microsoft a racheté Skype en mai 2011 pour 8,5 milliards de dollars, ce n’est pas pour jouer aux osselets… on devrait rapidement voir une intégration de Skype dans Outlook (affaire à suivre avec l’intégration de Skype dans Outlook 2013 et/ou Office 365).

Solution 4 : (pour les TPE) s’appuyer sur l’offre d’opérateurs comme OVH qui ont une solution de téléphonie complète qui permet de disposer d’une à plusieurs lignes, de louer les téléphones et de disposer éventuellement d’un standard complet type IPBX  (i.e. : central téléphonique virtuel sur Internet).

Le basculement, opéré depuis quelques années, de la téléphonie analogique vers la téléphonie numérique permet de nouveaux usages qui font gagner du temps (et, pour mémoire, le temps c’est de l’argent). La prochaine étape (la convergence ), qui commence à être déployer, sera l’unification des outils de communications : e-mail, messagerie instantanée, téléphonie et vidéo. Et pour ça, Outlook tend à devenir l’outil de référence.

Article co-rédigé par Frédéric Libaud  & Jean-Philippe Déranlot

(1) et versions antérieures Outlook 2003 Outlook 2007, à ne pas confondre avec le logiciel grand public « Outlook Express » qui était fourni en standard avec Windows XP et les éditions antérieures Windows.