C’est la rentrée : soyez productifs (2/2)

Nous avons vu la semaine dernière à quel point la productivité est un sujet sensible dans les entreprises et surtout comme le dirigeant et les cadres doivent incarner cette discipline et la porter au sein de leur organisation. Nous allons clôturer ce dossier par des aspects complémentaires pour accroître son efficience au travail.

Nous allons entamer cet article en observant que côté gestion du temps, certaines règles d’or s’appliquent aussi afin de fomenter sa productivité :

• Time log : noter le temps que l’on passe à faire les choses et les catégoriser (temps pour gérer les mails, rendez-vous, repas, activités professionnelles) : analyser la part de travail dédiée à ses responsabilités
• Time blocking : planifier des plages horaires dédiées à la réalisation de ses tâches, dédier du temps pour réaliser les objectifs consignés dans son plan d’actions trimestriel ; caler des moments pour travailler avec les autres, caler des moments pour réaliser les tâches inhérentes aux réunions qui ont été menées (les « next steps »). Détenir sa liste de tâches d’un côté et planifier les moments utiles dans son calendrier de l’autre, en vue de réaliser les tâches prioritaires.
• Turn everything off : ne RIEN laisser vous distraire ou vous interrompre. Travailler sans laisser quelqu’un ou quelque chose d’autre vous couper dans votre travail. Du coup, il devient nécessaire de créer, planifier des moments d’échanges et de discussion. Ces points de rencontre sont prévus d’avance, cadrés, structurés, anticipés, productifs… Ensuite, chacun retourne au travail, et bosse !
• L’e-mail est l’ennemi de la productivité : pour certaines personnes, la gestion des mails devient leur vrai travail ! Il est nécessaire de mettre en place une charte d’utilisation de la messagerie et distinguer les moments où l’on traite ses e-mails et les moments où l’on travaille sur ses fonctions pro. Vous pouvez aussi vous inspirer de ma formation J2MT.

La prochaine étape est de garder le contrôle sur votre environnement de travail. Les repères sont les suivants :

1. Contrôler la manière dont les personnes inter agissent avec vous. Il faut structurer cela pour empêcher les autres de vous interrompre, et en même temps, il faut les rassurer en prévoyant des moments pour travailler ensemble. Chacun prépare ensuite la liste des points à voir ensemble et pendant 15 minutes par jour on descends tous les sujets du jour. Il faut structurer ces 15 minutes par jour pour les rendre productives
2. Une règle d’or : « More meeting, not less » : afin d’assurer le contrôle sur la réalisation de vos tâches de fond, il faut assurer une communication et une collaboration cadrées et disciplinées avec vos salariés : une seule solution, l’organisation de réunions régulières dont la structure est connue de tous et appliquée systématiquement.
3. Overworking = le travail à outrance est révélateur d’improductivité. Le business est une course de fond, pas un 100 mètres : il faut tenir dans la durée, avec discipline. Il faut donc pouvoir faire les choses raisonnablement en matière d’horaires de travail.

Concernant la gestion des tâches :

• La première question à se poser est : gérez-vous votre planning ou bien est-ce votre planning qui vous gère ? L’idée est de reprendre le contrôle sur son calendrier, notamment face aux interruptions et face aux emails.
• Je vous recommande de lister les 6 tâches importantes de la journée. Il ne faut pas qu’il y ait 25 items. A la fin de la journée, on re-note et on prioritise à nouveau les tâches de la journée suivante.
• To do list versus « to do not list » : la liste des choses où votre expertise, vos compétences, vos connaissances propres ne sont pas nécessaires, et donc vous pouvez déléguer ces tâches à d’autres personnes dans l’entreprise. Parfois ces choses on aime bien les faire, mais ce n’est pas obligatoire que nous les fassions
• « capture device » : mettre en place un système où l’on note, où l’on capture toutes les infos qui nous parviennent. Puis ensuite, 2 à 3 fois par jour, on vide cette zone de collecte (par exemple vers sa liste des 6)
• Weekly checklist : La liste des choses que l’on doit faire chaque jour ou chaque semaine quoi qu’il arrive. C’est la liste des choses que l’on accomplit, quoi qu’il arrive, en complément de la liste des top 6.

Il y a aussi une théorie que j’aime bien ; celle du « comme si je partais en vacances demain » (« vacation theory »). L’idée est : tous les soir, je fais en sorte que mon système soit nickel, comme si je partais en vacances demain ! C’est une question de discipline : on sait faire les choses, mais on se discipline à les faire qu’à certains moments, et non tout le temps : CQFD.

En résumé, je vous propose de penser un plan trimestriel où l’on consigne ses objectifs et ses priorités (ce qui permet d’aligner toutes les personnes de l’entreprise sur ces objectifs ; je vous invite à vous organiser en mettant en place un système clair de type J2MT et ensuite d’être concentré, « comme si vous partiez en vacances le soir même.

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