8 trucs pour réduire la taille d’un fichier excel

Il arrive fréquemment que des clients me fassent auditer leurs fichiers Excel. Très souvent, ces fichiers sont extrêmement volumineux. Ils sont donc non seulement lourds à manipuler mais également très instables. Comment faire donc pour réduire la taille d’un fichier Excel? C’est à cette question que je vais répondre dans l’article suivant.

1. Version Excel

D’abord, il faut savoir que la version Excel aura un impact sur la taille de votre fichier. Faites le test. Si vous sauvegardez un fichier sous Excel 2003 et que vous sauvegardez ensuite le même fichier sous Excel 2007, vous verrez sa taille diminuer de moitié, voire même plus encore.

2. Longueur des champs texte

Si vous utilisez des noms de cellules, des noms de champs, des noms d’onglets et des noms de fichiers très longs, vous allez assurément allourdir votre fichier inutilement. Pensez plutôt à utiliser des abbréviations claires. Vous observerez une différence nette. Par exemple, la formule suivante est simplement l’addition de deux cellules… Vous voyez qu’elle utilise beaucoup trop de caractères pour une formule aussi simple…

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3. Dernière cellule d’un onglet

Il arrive qu’en travaillant dans Excel, on élabore et on supprime ensuite certaines sections. Utilisez la touche CTRL+End (ou Fin en français) pour voir quelle est la dernière cellule active dans chaque onglet. Souvent, vous remarquerez que votre dernière cellule réellement utilisée est V50 et que votre dernière cellule active est CD30000. Ceci alourdira incontestablement votre fichier. Pensez donc à réduire toutes les "extras" lignes et colonnes.

4. Références circulaires

Les références circulaires sont sans contredit des éléments d’instabilité dans un fichier Excel. La plupart du temps, lorsque vous avez des références circulaires, c’est réellement que vous avez effectué un mauvais calcul (une cellule qui réfère à elle-même dans un calcul). D’autres fois, la référence circulaire est souhaitée. Il est par contre toujours possible de contourner les références circulaires par calculs algébriques. Tentez donc d’éviter les références circulaires.

5. Quantité de formules complexes

Lorsque vous utilisez des formules complexes, comme par exemple RechercheV/Vlookup, RechercheH/Hlookup, Index/Index, Equiv/Match, Decaler/Offset, somme.si.ens/sumifs, et que vous appliquez ces formules sur un très grand nombre de lignes, vous alourdirez beaucoup votre fichier Excel. Si cette situation est inévitable, pensez à utiliser des macros (qui s’assureront d’effectuer les bons calculs et de copier coller ensuite les résultats en valeurs) ou encore à utiliser des outils comme PowerPivot (add-in Excel pour construire des cubes de données).

6. Cache

Si votre fichier Excel est excessivement lourd, il est possible que ce soit lié aussi à des problèmes de cache. Par exemple, si vous avez une base de données et que vous créez 10 tableaux croisés dynamiques à partir de cette base de données, si vous recréez chaque fois le tableau croisé dynamique à partir de la base de données, vous allez remplir la cache et alourdir votre fichier. Pour contourner ce problème, il faudrait plutôt copier le premier tableau croisé dynamique créé 9 fois et ajuster ensuite les paramètres de chacun selon ce que l’on veut présenter.

7. Items Excédentaires

Pensez à utiliser la fonction F5 pour retracer et supprimer tous les items non nécessaires (objets, commentaires, formats, etc.). Vérifiez notamment les formats conditionnels. J’ai audité des fichiers Excel où le format conditionnel avait été très malmené! Je ne sais trop comment mais une même cellule pouvait se retrouver avec 20 fois le même format conditionnel (appliqués les uns par-dessus les autres). Une fois le nettoyage effectué, le fichier roulait comme sur des roulettes!

8. Format XLSB

Dans les cas extrêmes, vous pouvez également penser à enregistrer vos fichiers Excel volumieux dans le mode binaire XLSB. Personnellement, je n’ai jamais eu à me rendre jusque-là mais ça demeure une option.

Et vous, que faites-vous pour réduire la taille de vos fichiers Excel?

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