Une grande partie du temps des managers et des cadres performants est passée dans les réunions de travail. Il est alors extrêmement important que ces personnes mènent des réunions efficaces et réussies.
Ci-après, cinq techniques simples, basiques mais essentielles pour le faire :
1- Au début de la réunion, rendez les personnes présentes actives et concentrées. Il est très fréquent que les gens aient d’autres priorités à un moment donné, et ça ne serait pas une surprise si les gens dans les réunions semblent dispersées et non concentrées.
Impliquez les présents en posant les bonnes questions du genre : “Qu’est ce que vous pensez?” ou “Avez vous des propositions?”.
2- Ayez un ordre du jour. Ce n’est plus un élément ‘nice to have’, mais plutôt un ‘must have’. Ayez un ordre du jour, communiquez-le aux autres avant pour qu’ils soient prépéarés et ensuite suivez-le pendant la réunion.
3- Annoncez au départ l’objectif principal de la réunion. Il doit y avoir un objectif pour chaque réunion. Il est de la responsabilité de l’initiateur de faire savoir le pourquoi de la réunion à tous les participants. On peut simplement annoncer que, «Le but de notre réunion d’aujourd’hui est de …”
4- Tracez toutes les décisions prises sur un document (compte rendu). Avoir un historique de ce qui a été discuté et décidé est important. Cela vous aidera si quelqu’un n’a pas pu assister à la réunion ou s’il y a une mal compréhension sur ce qui a été décidé ou ce qui devait être fait.
5-Attribuez les actions avec des délais. Si les actions décidées ne sont pas attribuées à la fin des réunions, la réunion serait une perte de temps totale. Les actions doivent avoir un responsable et un délai.
Aussi, si nécessaire, planifier la réunion prochaine sera d’une importance majeure.
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