Accédez à sa messagerie tout le temps, depuis n’importe quel périphérique

Dans le film Independance Day, les extra-terrestres, avant d’attaquer la Terre, commencent par couper les liaisons satellite, empêchant ainsi toute communication sur le globe. Un beau scénario catastrophe, non ?!

Aujourd’hui je vous propose un nouvel article extrait de mon livre « Patrons de PME, changez d’ère ! 12 pistes pour que votre informatique change de siècle ». Ce chapitre est consacré à l’usage de la messagerie. Imaginez-vous un seul instant votre entreprise sans cet outil : Toute communication interne et surtout externe coupée ?

Avez-vous la certitude que votre solution de messagerie et tous vos outils de communication ne s’arrêteront pas plus que quelques heures ? Qu’ils seront sécurisés ? Que le flux des spams est bien jugulé ? Que tout est correctement sauvegardé ?

De fait, un rapport deForresterResearch indique que 87% des communications des entreprises se font par email (Forrester Research. The State of Workforce Technology Adoption: US Benchmark 2009-2015). En outre, le Radicati Group indique qu’en 2011, les salariés envoyaient et recevaient en moyenne 110 emails par jour, un chiffre qui devrait atteindre 125 emails par jour à la fin 2012 (The Radicati Group, Inc. Email Statistics report, 2011).

Ces données montrent que les entreprises peuvent perdre beaucoup de temps et d’argent en cas de défaillance de leur serveur de messagerie. Or, un rapport d’Osterman Research a mis en évidence le fait que les petites et moyennes entreprises subissent une moyenne de 53 minutes de coupure de leur messagerie chaque mois, notamment parce que leurs serveurs POP sont insuffisants. Pour ne plus subir des coupures aussi longues, n’hésitez pas à demander les meilleures options disponibles à votre prestataire.

Au-delà de ces aspects, votre messagerie répond-elle à vos exigences en matière de fonctionnalités ? Et la plus importante de ces fonctionnalités : pouvez-vous recevoir vos messages sur n’importe quel outil, en tout lieu, à tout moment ? Même si la messagerie peut avoir tendance à vous envahir, elle reste un vecteur majeur de vos communications avec vos clients, partenaires et salariés. Cet outil, aujourd’hui devenu une commodité, doit rester au centre de vos préoccupations stratégiques en matière d’informatique.

Une étude de Google de 2011 a montré que 82% des utilisateurs de smartphones lisent et écrivent des emails avec leur téléphone (Google.The Mobile Movement Study. April 2011). Ce comportement s’étend même hors des heures de travail, puisqu’une étude d’Osterman a révélé que 83% des salariés vérifient leurs emails via un smartphone ou un terminal mobile, avant et après les horaires de travail (Osterman Research. Osterman Research Third Annual Survey.November 2011). 72% des utilisateurs de smartphones lisent même leurs emails au réveil, dans leur lit, juste après avoir coupé le réveil sur leur téléphone (Email on mobile devices, MailChimp). Et cela ne cesse d’augmenter. Vous êtes-vous adapté aux usages de vos employés et de vos commerciaux ?

Je souhaite conclure par ailleurs que pour ma part, je suis convaincu que l’optimisation de l’usage des outils collaboratifs et de la messagerie à l’échelle de la PME va devenir un enjeu majeur pour les équipes dirigeantes. A ce titre, je vous invite à parcourir les articles que je réalise à ce sujet dans mon blog, ou encore à écouter mes dernières interventions sur BFM à ce sujet.

Enfin, dans les colonnes de ce blog, bientôt, de nouveaux chapitres, issus de mon livre seront publiés. Et pour celles et ceux qui ne veulent pas attendre, je rappelle que mon livre est en libre téléchargement !