Peu importe la profession que vous exercez ou votre situation actuelle, dans tout les cas on a tous 24 heures seulement par jour. Donc, apprendre à maîtriser la gestion du temps et à maximiser votre efficacité peuvent vous aider à vous sentir comme si vous aviez plus de temps et être en mesure d'accomplir plus de tâches.
Ça sonne bien, n'est-ce pas ?
Seulement, la question est: COMMENT ?
Comment gérer mon temps et devenir plus efficace ?
Eh bien, il est possible d'améliorer votre gestion du temps à l'aide de certains principes que vous pouvez appliquer dans vos habitudes quotidiennes.
Si vous cherchez à devenir plus efficace avec votre temps, voici les 12 principes les plus cruciaux de la gestion du temps.
1. Déterminez ce qui est urgent et important
Chaque jour, on doit tous affronter plusieurs différentes tâches qui demandent notre attention et notre temps. Mais comment décider ce qui a le plus de mérite ? La meilleur approche est de donner la priorité à celles qui sont à la fois urgentes et importantes.
Unes tâche très sensible au temps est urgente. Par contre, les tâches importantes ne sont par pour autant sensibles au temps, mais elles sont de valeur et influent à long terme.
Le matrice de gestion du temps de Stephen Covey peut vous apporter de l'aide afin de voir avec clarté les tâches que vous devriez accomplir en priorité. L'erreur commune que la plupart des gens commettent, est de s'enfoncer dans des choses qui sont urgentes mais pas pour autant importantes. En utilisant ce tableau, vous pouvez vous assurez que vous vous focalisez sur les choses qui auront un vrai impact dans votre vie.
2. Ne vous sur-engagez pas
Si vous êtes une personne qui a tendance à dire " oui " à toute demande, vous pouvez constater que l'ensemble de vos engagements vous empêchent d'utiliser efficacement votre temps.
Faites l'effort de vous engager uniquement dans des promesses que vous pouvez accomplir de manière réaliste dans le temps qui vous est disponible. Vous devez également vous assurez que votre engagement ne va pas vous empêcher d'être en mesure de réaliser d'autres tâches qui sont importantes pour vous.
3. Ayez un plan pour votre temps
Chacun de nous est différent de l'autre, et personne de nous ne travaille de la même manière. Je préfère préparer une liste détaillée des choses à faire qui me permettra de suivre mon progrès pour chaque jour et chaque semaine. Une autre personne se sentira confondue par une liste des choses à vérifier tous les jours.
Indépendamment de votre approche ou de vos préférences, vous avez besoin d'une méthode pour planifier votre temps. Ne pas avoir de plan d'action vous conduira à utiliser moins efficacement votre temps, comme ça pourra aussi finir par vous libérer de certaines tâches, ou de travailler sur d'autres, qui n'ont vraiment aucune importance. Trouvez le système de planification qui vous convient et utilisez-le dans votre quotidien.
4. Laissez du temps à l'inattendu
Il est toujours possible que quelque chose d'inattendu arrive et demande votre attention. Peu importe la perfection de votre planning, des choses sont tenus à arriver, dans ce cas, assurez-vous de laisser du temps dans votre calendrier.
Quand je crée ma to-do-list quotidienne, j'ai tendance à me fixer des tâches que je prévois d'avance qu'elles prendront à peu près 75% de mon temps. Et je laisse 25% pour les tâches qui prennent plus de temps que prévus ou bien pour les choses inattendues ou les situations d'urgences qui ont besoin d'être traitées.
Évitez la tentation de planifier tout votre temps sinon vous ne serez plus en mesure de traiter les sujets importants qui se posent.5. Traitez les choses une seule fois
Plutôt que d'aborder un thème à plusieurs reprises avant de l'accomplir, essayez de le gérer qu'une fois pour toute. Les emails sont un excellent exemple. Si vous lisez un email auquel vous devez répondre, essayez de le faire à l'instant.
Personnellement, je me trouvais toujours à lire des emails dont je me décidais d'y revenir plus tard. Et quand j'y retourne, je doit le relire, ce qui me prend encore plus de temps. Si vous aussi vous répétez cette tâche à plusieurs reprises pendant la journée, imaginez la quantité du temps perdu.
Donc, quand c'est possible, traitez une tâche une fois pour toute, et assurez-vous qu'elle soit accomplie.
6. Créez des délais réalistes
Vous avez probablement des délais pour votre travail qui sont établis par un patron ou par un client, mais il est plus important encore de vous fixer des délais pour vous-même. Si vous avez des délais fixés par votre patron ou votre client, il peut être très efficace de diviser le projet en des parties et de vous fixer vous-même des délais pour chacune afin de garder la bonne voie. Sinon, si vous n'avez personne qui vous impose des délais pour votre travail, essayez d'établir les vôtres.
En ajoute au simple fait d'avoir des délais pour votre projet, qu'il est aussi important qu'ils soit réalistes et qu'ils vous procurent assez de temps pour un travail bien fait. Si votre patron ou votre client vous pousse à établir un délai qui n'est pas réaliste, expliquez lui pourquoi vous avez besoin de plus de temps et quelles seront les conséquences envisageables d'un projet accéléré, et suggérez lui un délai plus réaliste.
7. Fixez des objectifs pour vous et votre temps
Définir des objectifs est une étape importante pour atteindre le maximum d'efficacité. Vos objectifs peuvent inclure des choses que vous voulez accomplir particulièrement en un jour, une semaine, un mois ou une année.
Vos objectifs peuvent être exécutés avec les plus grandes réalisations ou les plus petites tâches qui vous sont importantes. Chaque fois que vous vous fixez un objectif, il est préférable de lui accorder un délai de réalisation.
8. Développez des habitudes
Les habitudes et les routines peuvent être très puissantes. Quand vous les utilisez efficacement, les routines peuvent vous aider à accomplir plus et à en faire un meilleur usage de votre temps.
J'utilise les routines pour m'assurer de répéter plusieurs petites tâches chaque jour. Par exemple, le soir, après avoir terminé tout le travail important que je devait faire, je lis mes emails, je circule un peu sur les réseaux sociaux, je participe aux commentaires des blogs, groupes et forums, et je prépare ma to-do-list du lendemain. Cela me permet de laisser les tâches les moins importantes pour la fin, et également de passer directement aux choses plus productives au moment de la journée où je me sens le plus active, sans perdre pour autant du temps dans la planification.
Donc, essayez de trouver le moment de la journée où vous avez le plus d'énergie pour travailler sur les tâches importantes et productives, et n'oubliez pas de planifier votre temps de la journée ou de la semaine à la veille.
9. Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Le multitâche est surestimé. Bien sûr, en théorie ça serait formidable d'être capable de réaliser plusieurs tâches à la fois, mais vous ne serez jamais en mesure de faire un bon travail quand vous effectuez plusieurs tâches en même temps.
Si vous vous concentrez sur une seule chose à la fois, vous pouvez accomplir vos tâches rapidement et la qualité de votre travail sera encore meilleure. Faire plusieurs choses à la fois peut vous conduire à commettre pas mal d'erreurs et y retourner pour les corriger. Ce qui veut dire du temps perdu.
10. Éliminez ou minimisez les distractions
Les distractions se trouvent partout où nous sommes. Si vous travaillez chez vous, vous avez probablement pas mal de types de distraction comme les enfants, les autres membres de la famille, des invités, la télévision, les appels téléphoniques, et toutes sortes de responsabilités. Si vous travaillez dans un bureau, vous aurez probablement assez de distraction de la part de vos collègues.
Même s'il est impossible d'éliminer totalement les distractions, vous pouvez améliorer la situation en les minimisant ou les évitant quand c'est possible. Pour ceux qui travaillent chez eux, vous pouvez installer votre espace bureau dans une pièce avec une porte que vous pouvez fermé à tout moment. Pour ceux qui travaillent dehors, vous pouvez prévoir d'arriver un peu plutôt au bureau pour avoir un temps libre de toute distraction avant l'arrivée de vos collègues, ou peut être de changer votre heure de déjeuner pour avoir un moment de paix quand les autres se trouvent dehors.
La clé est de reconnaître les distractions les plus significatives qui nuisent à votre productivité, ensuite vous pourrez travailler sur des solutions qui permettront de minimiser leur impact.
11. Externalisez des tâches ou déléguez quand c'est possible
Une étape importante pour devenir efficace dans votre gestion de temps consiste à vous décider sur les tâches qui nécessitent votre propre attention. Il y a peut être des choses qui peuvent être faites par quelqu'un d'autre. Externaliser un travail est une option formidable pour les freelances et les petites entreprises. Déléguer des responsabilités peut être une bonne option si vous êtes dans une organisation ou si vous faites parti d'une équipe.
Des ressources comme Freelancer, Elance et oDesk sont très utiles pour trouver des freelances quand vous avez besoin d'externaliser une partie de votre travail. Vous pouvez y recruter des personnes qualifiées avec des prix très abordables, ce qui vous permettra de consacrer votre temps précieux à des tâches plus importantes pour vous.
12. Laissez du temps pour vous amusez
Même si l'objectif de la gestion du temps est d'utiliser votre temps avec discernement et d'améliorer votre efficacité, il est aussi important de ne pas y laisser votre peau en travaillant trop et dur. Assurez-vous de réserver un peu de temps libre dans votre calendrier pour le passer en compagnie de vos amis et votre famille, ou peut être avec vous-même. Avoir du temps libre est essentiel pour s'emparer du stress, ranimer votre énergie, et mener une vie équilibrée.
L'utilisation efficace de votre temps est très importante, quel que soit le type de travail que vous avez. Si vous pouvez faire de toutes petites améliorations dans votre gestion du temps, vous verrez des résultats satisfaisants sur le plan des tâches effectuées, la qualité de votre travail ainsi que votre niveau de stress.
Et vous, quelles sont les démarches que vous prenez pour gérer votre temps ? Y a-t-il des méthodes qui fonctionnent vraiment bien pour vous, et d'autres qui ne marchent pas si bien ? N'hésitez pas à partager votre expérience dans l'espace commentaire.
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