Cet article est une capsule sur l’utilisation du logiciel SAP et fait partie d’une série de capsules sur le sujet. Celle-ci traite des écritures de journal dans SAP.
Écriture de journal – Transaction F-02
Pour comptabiliser une écriture de journal standard dans SAP, la transaction à utiliser est F-02.
Le premier écran permet de saisir toutes les données d’en-tête de l’écriture. Les champs obligatoires à remplir sont les suivants :
- Date pièce : La date de pièce permet d’entrer une date de référence. Selon les entreprises, il peut s’agir de la date du jour ou de toute autre date pouvant donner une information pertinente aux usagers. Il s’agit pour l’entreprise de choisir une marche à suivre et de la communiquer à tous ses usagers.
- Type : Le type de pièce permet de classifier les pièces comptables lors de la production de rapports. Les types de pièces peuvent être adaptés à chaque entreprise. La suite SAP vient avec un certain nombre de types de pièces standards mais il est possible d’en ajouter.
- Société : Si plusieurs divisions de votre entreprise sont gérées dans le même environnement SAP, c’est au niveau de la société que vous pourrez les différencier.
- Date comptable : La date comptable est la date de référence de l’écriture que vous créez. C’est cette date qui déterminera dans quelle période votre écriture sera comptabilisée, quel taux de change sera utilisé si l’écriture est en devises étrangères, à quelle date le coût d’un actif pourra commencer à être amorti, etc.
- Devise/Taux : la première case détermine en quelle devise votre écriture sera comptabilisée. Si vous choisissez une devise différente de la devise fonctionnelle de votre entreprise, le montant en devise sera converti dans la devise fonctionnelle au taux de change en vigueur dans le système à la date comptable sélectionnée. La deuxième case est facultative mais peut vous permettre de choisir le taux de change à utiliser si vous ne voulez pas que le système sélectionne automatiquement le taux en vigueur.
En appuyant sur le bouton Saisie Rapide (Maj+F8), vous arrivez à l’écran de saisie de l’écriture.
Les champs obligatoires à remplir dans cet écran sont les suivants :
- La clé de comptabilisation (CC) : débit (40) ou un crédit (50)
- Le compte à affecter
- Le montant dans la devise que vous avez sélectionné à l’écran précédent
Lorsque vous appuyez sur retour ou si vous cliquez sur le bouton Afficher synthèse de pièce (Maj+F2), vous obtenez un aperçu de votre pièce avant de la comptabiliser.
Vous apercevez en un seul écran toutes les informations de votre écriture de journal saisies dans les deux écrans précédents. Il est possible de la modifier en double-cliquant sur une ligne de l’écriture.
Lorsque vous êtes satisfaits, vous pouvez cliquer sur le bouton Comptabiliser (Ctrl+S).
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