Asana : le gestionnaire de projets qui me va !

Et si on reparlait gestionnaires de projets ? Vous savez que j'ai testé de nombreuses solutions dont je vous fait part consciencieusement et régulièrement dans ce blog et j'en découvre encore presque chaque mois !
Quoi de neuf ces temps ci ? Eh bien je testais tranquillementHive et Talskspirit pour mon équipe. Deux très beaux outils, ma préférence allant à Hive qui est plus complet et que j'avais déjà fait adopter à 3 personnes de l'équipe. Et voilà que, coup sur coup, j'apprends que leurs modèles économiques changeaient sans crier gare. En effet, les deux proposaient des versions gratuites assez sympa, et (presque) suffisantes pour bien travailler à une dizaine de personnes, et là, les deux modifiaient leur " pricing " en supprimant la version gratuite et ne permettant plus qu'une version d'essai de 15 ou 30 jours.
AprèsAzendoo il y a quelques temps, me voici une deuxième fois face à l'obligation de passer à la version payante. J'avoue ne pas du tout apprécier ces changements et je me suis replongé dans mes études de cas pour re-tester des solutions offrant plus de " stabilité " dans la tarification.

Bien sûr, je me suis re-penché sur Trello, toujours efficace, mais manquant de certaines fonctions pour moi essentielles comme les conversations d'équipe non liées à une tâche ou un projet par exemple. Trello reste un très bon gestionnaire de tâches mais pas un vrai gestionnaire de projets à mon sens.

En passant j'ai découvert la nouvelle version de l'ancêtre Rememberthemilk, le premier outil que j'ai fait subir à mon équipe dès 2006 ! 😉 Allez y jeter un œil à l'occasion, c'est une solution toute simple, et sans doute facilement adoptable par une équipe.

Je suis retourné voir également Asana que j'avais déjà évoqué dans cet article. Et là je me suis rendu compte que j'avais sous les yeux une solution éprouvée et très diffusée (un des leaders). Je ne vais pas vous refaire un descriptif complet. Sachez simplement qu'il est très bien fait, avec la quasi totalité des fonctionnalités recherchées généralement :

• espaces définis par équipe,
• projets pouvant ne concerner qu'une sous partie des membres de l'équipe,
• tâches et sous tâches,
• " taguage ",
• vues calendrier, liste ou par statut,
• conversations par équipe entière ou par équipe-projet ou par tâche,
• attachement de fichiers Dropbox et Google Drive,
• publication d'un projet,
• transformation d'un mail en tâche,
• application smartphone très performante
• etc.

Et la version gratuite existe depuis pas mal d'années pour une équipe jusqu'à 15 personnes !

Je l'ai testé et maintenant adopté notamment aussi pour une fonctionnalité que je n'avais pas trouvée ailleurs : la possibilité de gérer mes tâches de manière indépendante des dates d'échéance.
Je m'explique. Quand je crée une tâche (ou que l'on m'en assigne une), elle va s'afficher dans son " projet " de référence (s'il existe) mais aussi dans " My tasks " comme ci-dessous :

En cliquant sur le point bleu à droite de chaque nouvelle tâche, je peux choisir d'affecter cette tâche à aujourd'hui, bientôt, ou un peu plus tard... Par exemple ici, on obtient ceci :

Vous voyez qu'en fait on peut organiser son plan de travail perso, indépendamment des dates d'échéance des tâches. Très pratique pour faire sa liste le matin avant de démarrer sa dure journée de labeur...
Bien sûr, cela ne modifie en rien l'affichage en calendrier sur la base des dates d'échéance comme on le voit.

Mine de rien, cette fonctionnalité change pas mal la perception de l'outil par les collaborateurs : chacun peut se programmer son boulot, sans la contraintes des dates d'échéances définies dans les tâches.

Finalement, le principal défaut d'Asana est d'être uniquement en Anglais...
Dans la pratique quotidienne, voilà un outil vraiment bien pensé avec une facilité d'utilisation remarquable et qui cependant offre des fonctions puissantes de gestion du travail d'équipe.

Paul FABING est directeur du pôle qualité de l'accueil à l'Agence d'Attractivité de l'Alsace (AAA). Architecte de formation, ancien consultant tourisme, chef du service Tourisme de la Région Alsace et directeur de RésOT-Alsace (Réseau des offices de tourisme), il occupe cette fonction depuis 2015. Entre autres missions, l'AAA est propriétaire, gestionnaire et animateur du système d'information touristique alsacien qui consolide l'ensemble des informations recensées par les OTSI et de nombreuses structures partenaires. Plus de 220 sites touristiques institutionnels et publics alsaciens (la totalité en fait), beaucoup de sites nationaux publics et privés, la plupart des éditions papier, les actions de promotion et les outils mobiles s'appuient sur cette base de données pour offrir aux touristes des services fondés sur la même information. Ainsi les OTSI, coordonnés par l'AAA, se sont placés au cœur de la problématique touristique alsacienne et occupent une place prépondérante dans le développement de l'etourisme. Promis, il s'efforcera de ne pas rédiger en Alsacien, et apportera sans doute un petit vent d'est rafraîchissant dans ce blog (les Alsaciens ne sont pas aussi sérieux qu'il n'y paraît...). L'extranet du RésOT-Alsace Alsace. Email : pfabing at etourisme.info (cette adresse apparait en toute lettres pour éviter les robots).