Dématérialisation des factures : les bonnes pratiques à adopter en 2018

Jeudi 19 avril 2018

Avec l’arrêté du 30 mars 2017, toutes les factures papier peuvent être numérisées et conservées sur support informatique (Cloud, serveur, ERP). Cette pratique nécessite de respecter certaines règles qui viennent tout juste d’être précisées par l’administration fiscale.

La dématérialisation permet de répondre aux enjeux de la transformation digitale et d’optimiser son archivage des factures. Voici les 5 règles d’or à respecter pour être conforme.

Règle n°1 : à l’identique tu reproduiras

Le transfert des factures doit absolument remplir des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. La facture numérique doit être la copie conforme de l’originale. Il est formellement interdit d’utiliser des dispositifs de traitement d’image sur l’originale et sur la copie.

Cette copie prend aussi en compte le respect des couleurs qui sont « porteuses de sens ». Cette notion s’applique aux chiffres, indications et montants positifs ou négatifs dont la couleur est un indicateur avec un sens. Cette règle s’applique aussi sur les signatures apposées, les annotations faites à la main ou encore les tampons de couleurs. Dans ces cas-là, la copie de la facture doit donc intégrer ces couleurs.

Cette règle ne s’applique pas aux logos, aux éléments de la charte graphique et autres éléments esthétiques de la facture. Si elle ne contient pas de couleurs « porteuses de sens », il est possible de la numériser en noir et blanc.

Soyez donc vigilant !

Règle n°2 : la conformité de la numérisation tu t’assureras

L’entreprise a le choix de dématérialiser ses factures elle-même ou de passer par un prestataire.
L’administration fiscale est très claire : même si c’est un tiers qui entreprend cette tâche,  l’entreprise ne s’exonère pas de sa responsabilité de conservation des factures.

En cas de contrôle, vous ne pourrez pas vous cacher derrière une défaillance, une non-conformité ou un retard de numérisation de la part du prestataire. C’est à vous d’effectuer régulièrement des contrôles des factures. Assurez-vous de la fiabilité et de la conformité des numérisations du prestataire choisi.

La conformité passe aussi par la sécurisation de vos données et la conservation de vos factures. Vos factures numériques seront moins altérables que les factures papiers. On le sait bien, le papier est plus susceptible d’être perdu ou abimé. Par exemple, vous avez eu des notes de frais et vous avez conservé les tickets dans votre portefeuille. Au moment de les ressortir, les facturettes sont illisibles : l’encre s’est effacée, le ticket est déchiré pile où il ne faut pas… Ou pire, vous n’arrivez pas à remettre la main dessus.
Bref, vous vous dites que si vous les aviez numérisés, vous ne seriez pas dans ce pétrin. La numérisation est la garantie de conserver précieusement ces factures indispensables et d’assurer la pérennité de l’information. La plateforme EBP Horizon dispose justement d’une interface permettant de numériser vos factures à partir d’une simple tablette.

Règle n°3 : la durée et le format de conservation tu respecteras

Toute facture dématérialisée doit être conservée au minimum 6 ans à compter de la date d’émission. Pensez aux sauvegardes régulières de votre espace de stockage afin d’éviter la panique de la perte de données.

Pour être conforme sur l’intégrité, les documents doivent :

- Être conservés sous format PDF ou  format PDF/A-3. Pourquoi ce format ? Pour garantir l’utilisation commune des différents systèmes et (encore une fois) la pérennisation des données.

- Porter une authentification :

• soit le cachet serveur basé sur un certificat conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) niveau une étoile
• soit une empreinte numérique
• soit une signature électronique basée sur un certificat conforme au RGS niveau une étoile
• soit un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

- Avoir un Timestamb : chaque fichier doit être horodaté avec une source interne pour situer temporellement les opérations réalisées.

Attention : si vous compressez vos fichiers (Zip, Rar…), prenez garde à la perte de données fortuite !

Règle n°4 : la facture originale tu ne jetteras

Une fois la numérisation faite, la facture est considérée comme une copie identique à l’originale. Elle peut être utilisée comme un justificatif acceptable pour faire votre déduction de TVA.

Attention : si la facture numérisée présentée à l’administration ne remplit pas les règles précédentes, seule la facture d’origine pourra servir de justificatif pour votre demande de déduction. Et si vous n’avez plus la facture originale, l’administration peut prononcer une perte de droit à la déduction de la TVA.
Soyez donc consciencieux et rigoureux : l’enjeu est important pour la survie de votre entreprise.

Règle n°5 : les documents plus facilement tu centraliseras et transfèreras

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Il est possible d’intégrer simplement vos factures numériques à votre système d’information. En les centralisant, vous pourrez réaliser des économies de temps et d’argent.

En un clic, vous pouvez les télécharger, les intégrer à votre ERP (ou autre solution de gestion, comme EBP Horizon) et les transmettre à différents destinataires.

En effet, avec vos données sur un Cloud, vous et chaque membre de votre équipe peuvent y accéder n’importe où et à tout moment. Dites « bye bye » aux situations bloquées où vous attendiez l’envoi d’un document par un collègue resté au bureau.

Et grâce au Cloud, vos factures sont classées par nom, date, objet, etc… Vous les retrouvez facilement ! Easy Peasy !

Toutes ces règles peuvent paraître contraignantes et complexes, mais pas tant que ça au final ! Vous verrez qu’une fois appliquées, vous vous faciliterez la vie. Et même mieux : vous gagnerez du temps pour vous consacrer à votre activité principale en vous déchargeant de la paperasse.