Pour avoir travaillé avec de nombreux CFOs, je suis à même de constater qu’il existe dans le milieu, 2 définitions de ce que sont les “rolling forecast” ou “prévisions en continu”. À mon avis, la définition la plus juste mais aussi la plus difficile à mettre en place, est celle qui vise à effectuer des prévisions sur une période de temps constante. À titre d’exemple, l’entreprise met en place une solution qui lui génère en tout temps les prévisions des 12 prochains mois, basées sur son historique et sur certaines règles d’affaires et pouvant être ajustées au besoin. Toutefois, ce que l’on retrouve le plus souvent comme pratique, c’est une fusion des données actuelles et des données du budget. Par exemple, en supposant que 5 mois ce sont écoulés dans l’année, le “rolling forecast” présente les actuels pour les 5 premiers mois de l’année et utilise les données du budget pour les 7 derniers mois de l’année. Ainsi, les prévisions annuelles sont ajustées à chaque mois, au fur et à mesure qu’un mois se termine et que l’on connaît la valeur des données actuelles. Cet article vise à montrer comment créer un “rolling forecast” dans Excel selon la deuxième définition.
Organiser le fichier Excel pour le “rolling forecast”
Pendant une grande partie de ma carrière, j’ai audité des modèles financiers en entreprise et j’en ai vu de toutes les couleurs en ce qui concerne l’élaboration de “rolling forecast”. Pourtant, l’approche à prioriser est excessivement simple à mettre en place et performante. Si vous êtes ce ceux qui se compliquent la vie inutilement, voici donc la recette!
Il s’agit d’abord d’organiser votre fichier Excel de façon à ce que vous ayez un onglet Budget, un onglet Actuels et un onglet Rolling Forecast construits exactement de la même façon. Chaque donnée doit débuter à la même colonne, même ligne de chaque onglet.
L’onglet Actuels sera alimenté par vos données actuelles, au fur et à mesure que les mois vont passer. Comment? C’est à vous de voir… L’idéal serait d’utiliser Power Query et d’automatiser le tout. Vous pourriez également songer à utiliser le VBA ou un add-in Excel qui irait lire directement dans votre système source… Les possibilités sont nombreuses mais au final, cet onglet doit être alimenté des données actuelles au fil du temps.
L’onglet comprenant le Rolling Forecast doit être structuré de la même façon mais vous devrez utiliser une fonction pour permettre d’aller chercher les x mois d’actuels et de compléter la suite avec les données du budget.
Pour obtenir le dernier mois d’actuels, vous pourriez utiliser la fonction ci-dessous: EQUIV(0,C4:N4,0)-1.
Pour construire votre Rolling Forecast, vous pourriez utiliser la fonction ci-dessous: SI(EQUIV(C3,$C$3:$N$3,0)<=Actuels!$D$1,Actuels!C4,Budget!C4).
Et voilà! Pas plus compliqué.
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