Freelance : comment gérer les fichiers volumineux avec ses clients ?

C'est un peu une épine dans le pied ... une galère qu'on supporte sans rien dire mais qui nous gêne au quotidien en tant que freelance. Personnellement, dans le cadre de mes missions, j'ai régulièrement besoin de partager des fichiers volumineux avec mes clients. Je crée souvent des sites wordpress, je dois parfois partager des fichiers images voire des sites entier avec le core de WordPress, les images, la base de données, etc.

Partager des fichiers volumineux avec ses clients

Si vous avez essayé vous aussi de partager des fichiers volumineux via une pièce jointe d'un email, vous avez dû être confronté au problème suivant : la taille des fichiers joints est limitée. Souvent à 20 mo ce qui est peu, très peu ...

Je n'imagine même pas quel calvaire cela peut être pour les graphistes, les webdesigners ou les professionnels de la vidéo !

J'ai récemment tourné une formation vidéo de trois heures sur le SEO pour Udemy. Avant de la publier, j'ai dû la partager avec Udemy avant qu'ils puissent valider cette dernière. Encore une fois, ce fut un calvaire. J'ai donc décidé de mettre fin à tout ça et j'ai donc cherché une solution pour partager de gros fichiers facilement avec mes clients. C'est ainsi que je suis tombé sur les offres professionnelles de Dropbox.

Je connaissais bien entendu Dropbox, comme tout le monde je pense. Mais pour moi c'était simplement un stockage Cloud pas trop cher comme beaucoup d'autres offres de stockage Cloud sur le marché. Mais j'ai découvert que Dropbox proposait de nombreuses fonctionnalités intéressantes ! Je vais donc vous présenter ces fonctionnalités.

L'upload de fichiers volumineux

Globalement, il suffit de se créer un compte sur Dropbox et de souscrire à une des offre professionnelle (je vais présenter les offres plus bas dans l'article). Ensuite, on peut créer sa propre architecture sous forme de dossiers. On pourra choisir de garder certains fichiers personnels, ainsi que partager d'autres avec des collaborateurs ou des clients.

Concernant l'upload de fichier, Dropbox propose d'importer dans l'espace des fichiers (plusieurs simultanément) ou directement un dossier complet depuis son ordinateur (Windows ou Mac). Lorsque l'on importe un dossier, Dropbox nous permet de suivre l'upload de chaque fichier "pas à pas" :

En cas d'erreur, Dropbox nous donne les détails des fichiers qui n'ont pas pu être importés.

Ici, j'importe mes gabarits de fichiers sous format Word donc les modèles Word, les polices, les icônes, ... Ces document sont très précieux car je les utilise ensuite pour éditer mes documents, mes audits, etc.

On peut du coup se créer un répertoire "Projets clients" et créer un dossier par client. On pourra ensuite télécharger tous les documents de chaque client dans son dossier associé et dédié.

Le partage de fichiers

Nous voici arrivé au plus important : le partage de fichiers. Du coup, si l'on a créé un dossier par projet client, on peut directement partager ce dossier lors de la création :

On peut partager le dossier avec une ou plusieurs personnes en lien avec le projet. Ce qui est top, c'est qu'on pourra rapidement partager des fichiers volumineux avec le client mais le client pourra aussi nous envoyer des fichiers.

L'exemple typique, c'est lorsque je dois réaliser un site internet pour un client. Je lui demande donc des captures d'écran de sites qu'il aime bien, des documents textes, des photos et / ou des vidéos. Souvent, les photos que les clients m'envoient sont ... beaucoup trop grandes ! Difficile d'expliquer au client comment redimensionner ses photos. Ici, il pourra charger des photos HD sur Dropbox, je n'ai plus qu'à les télécharger et les redimensionner.

Par email, ça ne passerait pas. Voici d'ailleurs un article présentant les différentes limites des principaux fournisseurs de messagerie avec les tailles de fichiers envoyés en pièce jointe : https://www.arobase.org/pieces-jointes/envoyer-gros-fichier-par-email.htm

Idem pour les vidéos MP4, il suffira au client d'uploader sa vidéo dans son espace de stockage dédié.

Les dossier partageables sont vraiment une fonctionnalités intéressante de Dropbox. A tout moment, on peut vérifier qui a accès au dossier et quels droits lui sont attribués :

Mieux encore : si le client supprimer sans le vouloir un fichier, il est possible de le récupérer car Dropbox garde en mémoire les fichiers supprimés.

Avec Dropbox, il est également possible de simplement partager un fichier spécifique. Les options sont nombreuses :

On peut l'envoyer par email, directement dans Slack si l'on souhaite partager le fichier avec ses collaborateurs, ou bien présenter le document dans Zoom, qui est une solution de téléconférence vidéo. Un gain de temps non négligeable.

Il est également possible de créer un lien partageable du fichier. Il suffit de cliquer sur "Partager" puis "Créer un lien" :

Ensuite, on n'a plus qu'à copier / coller le lien et l'envoyer à qui l'on veut :

Le top, c'est qu'il est possible d'ajuster les paramètres du lien partagé. On peut par exemple :

• le protéger par un mot de passe ;
• lui définir un délai de validité ;
• désactiver le téléchargement. Parfait pour un projet d'identité visuelle par exemple si l'on ne souhaite pas se faire voler le travail avant d'avoir été payé ;

Bref, les fonctionnalités idéal pour travailler efficacement avec ses clients.

Les différents abonnement Dropbox Professional

Dropbox propose différents forfaits selon les besoin de chacun. Je trouve les forfaits plutôt accessibles pour un freelance qui en fera une utilisation quotidienne !

Dropbox s'est focalisé sur un besoin simple : le partage de fichiers volumineux. Pour cela, les offres démarrent avec 2 To de stockage ce qui est énorme selon moi. Il me semble difficile de remplir tout ça.

La première offre "Plus" est à seulement 9,99€ / mois, la seconde "professional" avec 1 To supplémentaire est à 16,58€ / mois, ce qui est correct. Cette dernière permet d'avoir un contrôle total sur les liens partageables et d'ajouter un filigrane à ses fichiers, encore une fois pour une question de sécurité de son travail. Elle permet également d'avoir accès à Dropbox Showcase qui est une fonctionnalité permettant de partager ses projets ou son portfolio de manière magnifique.

Dans tous les cas, Dropbox propose une période d'essai gratuite de deux semaines.

Et vous, comment gérez-vous le partage de fichiers volumineux avec vos clients ? Avez-vous déjà testé Dropbox ? N'hésitez pas à poser vos questions en commentaire ! Ceci est un message sponsorisé par Dropbox. Toutes les opinions sont les miennes. Dropbox n'est pas affilié à d'autres produits ou services mentionnés, ni les recommande.

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Passionné de nouvelles technologies et de Webmarketing, j'ai créé ce blog dans le but de partager mes expériences, découvertes et quelques astuces. J'ai 2 activités : Responsable du Marketing Digital pour un éditeur de solutions informatiques et je suis consultant Freelance en Webmarketing (SEO, SEA, SMM, Inbound Marketing, WordPress).