Marre des réunions à rallonge ? Qui durent deux fois plus longtemps que prévu, qui sont déconstruites et d’où on ressort sans comprendre son rôle dans le projet ? Ou pire, celles où les personnes en face de vous font visiblement autre chose que vous écouter ?
Nous avons tous vécu cela une fois au moins. Et si je vous disais que vous pouvez éviter cela, en préparant simplement votre réunion idéale ?
Réunion idéale 1ère étape : soyez au TOP !
Il n’y a pas de mystère, pour que votre réunion soit idéale, il faut la préparer. Il ne suffit pas de venir les pieds sous la table, de dire, “aujourd’hui on va parler de changer ou non ses assiettes pour fromage”. Et attendre. Vous ne faites pas une discussion entre amis, vous cherchez à faire avancer un projet (par exemple). Alors soyez clair dans ce que vous attendez des autres et de vous-même. Mais comment ?
T.O.P. Thème Objectif Plan
Si vous vous tenez a minima à cela, vous avez déjà fait une bonne partie du chemin.
- Thème : quel est le sujet de la réunion ?
- Objectif : quel est le résultat que l’on attend de cette réunion ?
- Plan : comment va se dérouler cette réunion
Avec un tel plan de vol, vous ne pourrez pas dévier de sujet ! Il faut aussi avoir préparé des slides ou des documents à montrer. Savoir où les trouver en temps et en heure pour ne pas avoir à chercher devant tout le monde dans vos dossiers privés sur écran géant…
S.P.C : un processus maîtrisé
Pour bien préparer la réunion, il faut également que vous maîtrisiez son contenu. Pour cela, encore un acronyme !
- Sens : le “pourquoi” de la réunion. Le rendre clair pour que chacun adhère à votre projet.
- Processus : le “comment”. Les étapes, les rôles.
- Contenu : le “quoi”, les enjeux.
2ème étape : instaurez des règles
Il ne suffit pas d’avoir bien préparé votre réunion, il faut aussi que les participants jouent le jeu. Pour cela, prévenez-les et impliquez-les !
Le secret de la réunion idéale ? Des collaborateurs qui savent ce que l’on attend d’eux
Envoyez l’ordre du jour 24h à l’avance au moins, proposez l’invitation dans les calendriers bien à l’avance, créez un lien vers la réunion virtuelle avant le début de la réunion. En un mot, choyez vos collègues, qu’ils se sentent comme des oeufs en gelée. Aucune (mauvaise) surprise pour eux, aucune improvisation. Ils viennent dans cette réunion confiants, sachant ce qui va s’y passer, ce que l’on attend d’eux.
Quelques règles sur lesquelles ne pas transiger
Une réunion, cela prend du temps pour tous. On a tous quelque chose de plus urgent à faire. Alors, il faut se tenir à ces quelques règles pour limiter l’impact d’un temps dédié à la collaboration dans sa journée chargée :
- Aucun retard : on commence à l’heure, on a tous un planning à respecter. On pense aux autres qui nous attendent et qui vont prendre du retard sur leur journée
- Un seul écran : de celui qui présente. Comme cela, on évite les tentations de faire autre chose. On peut pousser le bouchon plus loin et demander d’arrêter les téléphones.
- Peu de participants : moins on est, mieux on s’entend. Evitons les quantités de personnes, qui parlent entre eux, qui ne se sentent pas forcément impliqués…
- Fixer une durée maximale et s’y tenir. L’idéal est pour moi 45 min. Si on sait que cela va être plus long, on scinde en 2 avec une pause.
Une fois ce “contrat” de réunion idéale partagé de tous, vous pouvez partir sur des bases agréables pour communiquer efficacement.
3ème étape : pilotez votre réunion comme un capitaine de voilier !
Maintenant, à vous de jouer ! Vous êtes à la barre, il faut continuer à piloter pour ne pas que la réunion parte dans tous les sens.
Le planning de réunion idéale dévoilé pour vous !
Première chose : arrivez 5 minutes en avance. Installez-vous, allumez l’écran, invitez les participants distants, projetez sur l’écran votre TOP et les docs que vous voulez présenter. Allez chercher si besoin les participants pour qu’ils soient là à l’heure.
Ensuite, durant la réunion idéale, le mieux est de suivre le ICO :
- Inclusion : tour de table rapide sur une thématique donnée. Cela peut être : un point positif de sa semaine passée, ce qu’on a appris dernièrement, comment on se sent, ce qu’on a mangé au peut-déjeuner… Ainsi vous faites parler tout le monde, vous voyez comment se sentent les personnes, vous créez un sentiment d’équipe favorable.
- Contrôle : S’assurer que toutes les règles du “contrat” de réunion sont respectées. Suivre le plan qui a été décidé (le TOP) et permettre à chacun de se repérer. Pour cela vous pouvez compléter le compte-rendu en direct, noter les idées, prendre des notes claires qui pourront être retranscrites facilement.
- Ouverture : une déclusion, pour permettre à chacun de revenir sur ce qu’il s’est passé. Un mot sur la réunion, le sentiment ressenti, les attentes. L’idée est d’impliquer chaque personne. Car certains ne parleront peut-être pas (par timidité, peur de montrer leur désaccord…) et ces personnes-là pourront tout-de-même s’exprimer. Car il n’y a rien de pire que de croire que tout le monde est aligné alors qu’après la réunion on sent un vent insidieux de mécontentement monter…
Conseil d’aguerri à la réunion : si vous projetez votre écran PC sur l’écran géant visible de tous, pensez à fermer vos canaux de discussions instantanées. Rien de pire qu’un message privé, gênant, confidentiel, projeté devant tout le monde…
Voilà, vois connaissez le secret de la réunion idéale ! Pour autant, il ne faut pas négliger l’après.
Gardez le contact et faites vivre le projet de votre réunion
A la fin d’une réunion qui s’est bien passée, tout le monde est motivé, remonté à bloc pour faire avancer le projet. Mais le quotidien reprend le dessus et on oublie les bonnes résolutions, les bonnes idées qui ont été échangées. Pour éviter cela, il faut absolument envoyer un compte-rendu, et ce le plus rapidement possible. 24h me paraît l’idéal. Ce compte-rendu doit être clair, net et précis. Reprendre tous les points abordés, et surtout annoncer les next steps. Qui fait quoi, quand ? rappeler l’objectif. Envoyez un mail ou encore mieux, créez un document partagé interactif pour que chacun puisse suivre l’évolution en temps réel (utilisez Paper de DropBox, ou Teams, ou tout autre logiciel de partage…)
Vous l’aurez compris, la réunion idéale, c’est possible, mais avec un peu d’investissement, de rigueur et de discipline collective. Ce qui est normal finalement. Vous demandez aux autres de vous consacrer du temps, c’est pour que ce temps soit de qualité. Vous verrez, en appliquant à chaque fois ces quelques règles, que vous allez vite y prendre goĂťt et avoir les bons réflexes sans vous en rendre compte !
Le syndrome de la réunionnite aigĂźe, trop peu pour vous ! đŸ™‚
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