Prévoir la demande pour optimisé la planification des horaires est devenu un atout important dans la gestion des commerces de détail. Compte tenu de budgets en main-d’œuvre relativement restreints, il est indispensable de limiter le nombre d’employés, tout en ayant les ressources nécessaires et compétentes pour assurer un service de qualité.
La difficulté de planifier les horaires des employés d’un commerce varie en fonctions de plusieurs facteurs :
- Le nombre d’employés disponibles
- Le volume moyen des ventes
- Le type de magasin
Un autre problème est de déterminer les périodes avec un plus grand achalandage. Avoir un système qui compte les transactions, permet de déterminer le bon nombre d’employés à d’assigner lors des périodes ou l’achalandage est plus grand.
Ces périodes sont généralement :
- Les ventes et évènements spéciaux
- Les vacances
- Les fin de semaines
Les autres données pouvant compliquer la préparation des horaires sont les différentes contraintes associées aux employés :
- Les disponibilités
- Le nombre d’heure maximal de travail par période de planification
- Les compétences
Connaissant les principaux facteurs influençant la planification des horaires, il ne reste plus qu’a préparer ceux-ci en suivant ces quelques conseils :
- Ne jamais sacrifier le service à la clientèle
- Assigner les employés selon leurs compétences
- Éviter les surplus ou le manque d’employés pour chaque période de travail.
- Éviter le temps supplémentaire
En utilisant toutes ces données et en commençant par déterminer les besoins pour chaque périodes de la journée, il est possible d’arriver avec un horaire correct mais, il est évident qu’un bon outil de planification permet de respecter ces conseils tout en diminuant le temps passé à la gestion des horaires.
Voici un schéma illustrant bien les différentes étapes et données qui mènent à la planification :
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