Comment améliorer sa productivité

Parlons productivité et performance. Je sais combien la vie peut être chargée. Entre le travail et la famille, il est difficile de trouver du temps pour soi. Mais il est également important de prendre soin de soi afin d’être dans un bon état mental et physique – et productif – lorsque vous travaillez. Dans cet article, je vais vous montrer comment devenir plus productif en utilisant des habitudes et des outils simples comme les minuteurs, les rappels visuels, la planification de votre journée à l’avance et les pauses tout au long de la journée.

Utiliser un minuteur pour établir des priorités dans votre temps

Si vous êtes comme moi, votre productivité peut être influencée par divers facteurs externes : famille, amis, collègues de travail et animaux domestiques.

Alors, quelle est la solution ?

Apprendre à se concentrer sur une seule chose à la fois vous aidera à éviter les distractions et vous permettra d’en faire plus en moins de temps. La gestion du temps est un élément important de la productivité, car elle permet d’accomplir les tâches efficacement sans y consacrer trop de temps.

J’aime utiliser cette technique en programmant des minuteries pour différentes parties de ma journée ou de ma semaine. Par exemple : Du lundi au mercredi, ce sont les “jours de travail”, du jeudi au samedi, les “jours de week-end”, et le dimanche, mon jour de congé de toute activité productive ! Cela aide à garder le cap sur mon programme hebdomadaire, car je sais exactement de combien de temps je dispose chaque jour pour des choses comme le déjeuner ou les pauses entre les sessions de travail (et oui… même pour dormir !).

Programmer et planifier votre journée la veille au soir

L’un des moyens les plus importants d’améliorer votre productivité est de planifier à l’avance. Lorsque vous planifiez votre journée, chaque décision que vous prenez est intentionnelle et réfléchie. De plus, lorsque vous travaillez avec une vision claire de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait, il est beaucoup plus facile de faire les choses rapidement.

Vous pouvez commencer par dresser une liste de toutes les tâches qui doivent être accomplies aujourd’hui ou cette semaine. Ensuite, classez ces tâches par ordre de priorité en fonction de leur importance et de leur urgence (les tâches urgentes en premier).

Vous remarquerez probablement un certain chevauchement entre les différents jours – c’est normal ! Tant qu’il n’y a pas de chevauchement dans la priorité ou l’urgence entre les jours (deux tâches de haute priorité sur des jours séparés), alors allez-y et marquez ces tâches comme terminées une fois qu’elles ont déjà été effectuées afin qu’elles ne continuent pas à entraver les nouveaux projets plus tard, puisque techniquement, nous savons maintenant combien de temps ces types de tâches nous prennent de toute façon !

Avoir une liste de choses à ne pas faire

• “Ne fais pas de choses que tu n’aimes pas”
• Ne faites pas de choses qui prennent trop de temps.
• Ne faites pas de choses qui peuvent être déléguées à quelqu’un d’autre.
• N’essayez pas de résoudre un problème qui est trop compliqué pour votre niveau de compétence ; prenez le temps d’acquérir les compétences nécessaires avant de vous lancer à nouveau.
• Ne laissez pas les tâches répétitives vous accabler ; trouvez des moyens d’automatiser ces tâches ou de les confier à quelqu’un d’autre qui peut les accomplir plus rapidement que vous, afin qu’elles ne prennent plus autant de votre temps et de votre énergie au quotidien.

S’occuper d’abord des petites choses

• Vous devriez vous occuper des petites choses en premier.
• Les petites choses sont les premières à être faites.
• Lorsque vous faites votre lit le matin, vous mettez en place les bases d’une journée réussie.
• Vous pouvez commencer à améliorer votre productivité en faisant une petite chose le matin, comme faire votre lit ou ranger votre bureau.

Faire des pauses tout au long de la journée

Il est important de faire des pauses tout au long de la journée. Les pauses doivent être courtes mais fréquentes. Faire une promenade, s’étirer, déjeuner à son bureau ou faire une pause rapide aux toilettes sont autant d’excellentes façons d’occuper son temps d’arrêt de manière productive. Si vous vous sentez particulièrement ambitieux ou si vous voulez simplement quelque chose de plus substantiel que ce qui est proposé dans la salle de pause (ce qui n’est probablement pas grand-chose), envisagez de prendre rendez-vous avec un thérapeute ou un coach qui pourra vous aider à vous améliorer et à gérer les situations difficiles au travail.

Encore une fois : Les pauses doivent être courtes – pas plus de 15 minutes à chaque fois – mais fréquentes !

Regrouper les tâches

Le regroupement est un aspect important de la productivité. Il vous permet de hiérarchiser vos tâches, de fixer des échéances pour chacune d’elles et de gérer vos responsabilités quotidiennes.

Vous pouvez regrouper les tâches dans des catégories telles que “À faire”, “À surveiller” et “En attente”. Vous pouvez également créer d’autres catégories en fonction du type de travail à effectuer, comme “Admin”, “Marketing” ou toute autre catégorie pertinente. Cela facilite l’organisation de vos tâches quotidiennes et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus à tout moment.

Utiliser des éléments visuels pour se motiver

• Utilisez des rappels visuels de vos objectifs et de votre plan. Placez-les dans des endroits bien en vue pour vous rappeler ce que vous êtes en train de faire.
• Gardez à portée de main un rappel visuel de ce que vous voulez réaliser ou avez réalisé. Il peut s’agir de photos, de lettres ou même d’une image imprimée et découpée. De cette façon, vous l’aurez toujours avec vous lorsque vous en aurez le plus besoin.
• Utilisez des rappels visuels de ce qui doit être fait ensuite pour que votre vision devienne réalité !

Réussir sa routine matinale

La partie la plus importante de votre journée est la matinée. Votre matinée contribuera à déterminer votre productivité pour le reste de la journée et au-delà. Si vous avez une bonne routine matinale, vous adopterez un état d’esprit positif pour le reste de la journée. De plus, si vous commencez bien votre journée, il vous sera plus facile de dire non aux distractions plus tard dans l’après-midi, lorsqu’elles commenceront à s’accumuler au travail ou à la maison.

Après avoir créé un environnement positif dès le matin grâce aux conseils utiles de cet article, essayez de réserver un peu de temps chaque soir pour planifier ce que vous voulez pour demain afin de ne pas avoir de surprises au moment du petit-déjeuner. De cette façon, peu importe si les choses deviennent folles pendant les heures de travail ou en rentrant à la maison pour le dîner, le fait d’avoir déjà planifié ce qui doit être fait permet de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet (ou ne se perd).

Savoir quand arrêter de travailler

Il n’est pas toujours facile de savoir quand on a besoin de faire une pause dans le stress du travail. La meilleure façon de le faire est d’écouter votre corps et ses signaux. Vous sentez-vous fatigué ? Manquez-vous de motivation ? Êtes-vous incapable de vous concentrer ? Ce sont tous de bons signes indiquant qu’il est temps de faire une pause et de se lancer par exemple dans un hobby personnel.

Lorsque le moment est venu de faire une pause, autorisez-vous à ne prendre que le temps dont vous avez besoin pour vous ressourcer et revenir avec un regain d’énergie et de clarté. Si cela signifie prendre un long week-end tous les deux mois, qu’il en soit ainsi ! Rappelez-vous simplement que travailler trop peut conduire à l’épuisement, qui provoque un sentiment d’épuisement – ce qui peut causer encore plus de stress qu’avant (et alors, où en serions-nous ?). S’il est important de faire des pauses, elles ne doivent pas servir d’excuse pour ne pas travailler suffisamment dur à ce qui doit être fait !

Il suffit de quelques habitudes et outils simples pour devenir plus productif.

La première étape consiste à prendre de bonnes habitudes. Il s’agit des raccourcis qui vous aideront à gagner du temps et de l’énergie, afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes. Voici ce que nous entendons par là :

• La gestion du temps : Il est important de savoir combien de temps prend chaque tâche, afin de ne pas passer trop de temps sur une chose ou trop peu sur une autre. Par exemple, si vous travaillez à la maison, il vous faudra peut-être une heure pour nettoyer votre cuisine, mais s’il est tard dans la nuit et que tout le monde dort dans sa chambre, peut-être que 30 minutes suffiront ? Estimez le temps qu’il vous faudra et notez cette estimation à côté de chaque tâche de votre liste. Ainsi, si quelqu’un vous demande “Combien de temps cela va-t-il prendre ?”, vous aurez une réponse immédiate !
• Planification : Les personnes qui planifient à l’avance sont toujours plus productives que celles qui ne le font pas, car elles ne se bousculent pas pour essayer d’exécuter des tâches de dernière minute, tout en continuant à profiter de la vie ! Ils savent exactement où ils doivent aller demain matin à 8 heures précises parce qu’ils ont déjà tout planifié à l’avance – y compris le type de collation qu’ils veulent pour le déjeuner

J’espère que vous avez appris beaucoup de choses sur l’amélioration de votre productivité et que vous avez été inspiré pour mettre en œuvre certaines de ces habitudes dans votre propre vie. N’oubliez pas que l’essentiel n’est pas d’être parfait ni même d’en faire trop. Commencez simplement par une chose à la fois afin de créer une dynamique au fil du temps. Et si vous faites une erreur ? Ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez toujours recommencer !

Sur ce sujet, je ne saurais terminer sans recommander excellent TedX de Chris Bailey sur la productivité.