Comment partager un agenda Google avec un autre compte ?
Points essentielsPrécisions
Au menu du jour : le partage d’agenda Google… Cette petite manip’ qui peut vous sauver la vie quand vous bossez en équipe, ou simplement quand vous voulez que votre conjoint arrête de vous demander « t’es où déjà ce soir ? ».
Après 20 ans à bidouiller dans l’informatique, je peux vous dire que partager son calendrier avec d’autres utilisateurs reste l’une des fonctions les plus pratiques de Google. Alors, installez-vous confortablement (avec un café, c’est mieux), et je vous explique comment faire ça sans prise de tête.
Bon, première chose à savoir : la procédure varie selon votre support. Et oui, Google aime bien nous compliquer la vie parfois ! Si vous êtes sur Android, vous avez de la chance, c’est plutôt simple. Ouvrez l’application Google Agenda, tapotez sur les trois petites barres horizontales (ce fameux menu hamburger, comme on dit dans le jargon), puis direction « Paramètres ». Là, vous sélectionnez le calendrier que vous souhaitez rendre accessible, et dans la section « Partager avec », vous ajoutez les personnes de votre choix. Un peu comme quand vous partagez des photos de vacances, sauf que là, ce sont vos rendez-vous chez le dentiste.
Pour les utilisateurs d’iPhone, je vais être franc : c’est impossible depuis l’application iOS. Oui, vous avez bien lu. Apple et Google ne sont pas toujours les meilleurs amis du monde, et ça se sent parfois. Du coup, direction la version web via votre navigateur Safari. Sur ordinateur, c’est là que ça devient intéressant. Une fois connecté à votre compte, survolez le nom de l’agenda concerné dans le panneau latéral gauche, cliquez sur les trois petits points verticaux, et choisissez « Paramètres et partage ». Ensuite, vous allez dans « Partager avec », vous cliquez sur « Ajouter des personnes et des groupes », vous entrez les adresses e-mail de vos heureux élus, et hop, vous validez. Vraiment, si ma femme arrive à le faire sans m’appeler quinze fois, vous y arriverez aussi !
Voici un petit récap’ des étapes essentielles selon votre support :
Android : Menu ☰ → Paramètres → Sélectionner l’agenda → Partager avec → Ajouter des contacts iPhone : Passer obligatoirement par la version web (même procédure que sur ordinateur) Ordinateur : Survoler l’agenda → Trois points → Paramètres et partage → Ajouter des personnes
Petit conseil de vieux routard de l’informatique : créez toujours un calendrier secondaire spécifique pour le partage plutôt que d’exposer votre agenda principal. Un peu comme vous ne donneriez pas les clés de votre maison à tout le monde, même si vous les aimez bien. D’ailleurs, en parlant de sécurité, pensez à configurer votre pare-feu Windows 11 pour protéger vos données personnelles.
Maintenant qu’on a fait le plus gros du boulot, parlons des niveaux d’accès et des permissions. Parce que partager, c’est bien, mais contrôler qui fait quoi, c’est encore mieux. Google vous propose plusieurs options : la simple consultation (vos contacts voient tout mais ne touchent à rien), l’affichage des informations libre/occupé (pratique pour savoir si vous êtes dispo sans dévoiler que vous avez rendez-vous chez le psy), la modification des événements, ou carrément la gestion complète de l’agenda.
Personnellement, je recommande de limiter les droits d’écriture au strict minimum. Mon fils, par exemple, n’a besoin que de voir quand je suis disponible pour jouer à Fortnite avec lui, pas de pouvoir m’inscrire à des événements bizarres ! Vous pouvez toujours révoquer les autorisations à tout moment depuis les paramètres. C’est vous le patron, vous gardez le contrôle total.
Quand vous partagez votre calendrier, les destinataires reçoivent une notification ou un e-mail avec un lien direct. Ils doivent accepter l’invitation pour y accéder, un peu comme quand on vous invite dans un groupe de discussion. Attention toutefois : ils doivent avoir une connexion internet pour consulter les mises à jour en temps réel. Logique, me direz-vous, mais c’est toujours bon de le rappeler.
Type d’accèsCe que ça permetNiveau de sécurité
Au programme de cet article : le format iCal ! Ce petit protocole magique qui permet de synchroniser automatiquement vos plannings entre différentes plateformes. Si vous gérez une location de vacances sur Airbnb, Abritel ou autre, cette fonctionnalité va devenir votre meilleure amie. Dans les paramètres de votre agenda, sous « Intégrer l’agenda », vous trouverez une adresse au format iCal (avec l’extension .ics). Copiez cette adresse complète, attention à ne rien oublier, et collez-la dans les sites de réservation qui proposent cette option.
L’avantage ? Toutes vos mises à jour se propagent automatiquement. Plus besoin de mettre à jour manuellement chaque plateforme quand vous avez une nouvelle réservation. C’est gratuit, c’est automatique, et franchement, ça évite bien des prises de tête. Par contre, petit bémol technique : certaines plateformes comme Abritel et Homelidays ont bloqué l’importation des agendas Google (allez savoir pourquoi, les mystères de la tech sont infinis). Dans ce cas, il faudra ruser un peu et utiliser leur planning comme référence principale.
Pour que ça fonctionne correctement, vous devez paramétrer la visibilité de votre agenda en cochant « Rendre disponible publiquement » dans les autorisations d’accès. Attention en revanche : un agenda public peut être trouvé par une simple recherche Google, donc réfléchissez bien avant d’activer cette option. Ne mettez dedans que ce que vous acceptez que le monde entier puisse voir (ou presque). Si vous êtes du genre à construire votre communauté en ligne, vous savez probablement déjà comment promouvoir efficacement votre serveur Discord, et cette logique de visibilité contrôlée s’applique aussi ici.
Parce que tout le monde n’utilise pas Google pour gérer son emploi du temps, voyons comment importer ou synchroniser votre agenda Google avec Outlook. Première option : l’importation classique. Vous exportez votre calendrier Google au format .ics via « Importer et exporter » dans les paramètres (Google crée un fichier ZIP qu’il faudra décompresser), puis dans Outlook, vous allez dans « Fichier », « Ouvrir et exporter », « Importer/Exporter », et vous sélectionnez le fichier .ics. Simple comme bonjour, mais attention : cette méthode crée un instantané statique qui ne se met pas à jour automatiquement. Pour une synchronisation dynamique, mieux vaut s’abonner au calendrier.
Pour s’abonner, copiez l’adresse iCal de votre agenda Google, puis dans Outlook (version bureau), section « Calendrier », cliquez sur « Ajouter » puis « À partir d’Internet », collez l’URL iCal, et validez. Voilà, votre calendrier Google est maintenant synchronisé avec Outlook, et les modifications apparaissent automatiquement (avec un petit décalage parfois, soyons honnêtes). Sur Outlook Web, la procédure est similaire : « Ajouter un calendrier », « S’abonner à partir du Web », coller l’URL, et le tour est joué.
Si vous cherchez une solution encore plus poussée, des logiciels tiers comme Outlook Google Calendar Sync (open source et gratuit) ou Sync2 (payant mais très complet) peuvent gérer une synchronisation bidirectionnelle. Pratique si vous ajoutez des événements tantôt sur Google, tantôt sur Outlook. Personnellement, j’aime bien garder les choses simples, mais pour les environnements pro complexes, ces outils valent le coup. Un peu comme quand vous devez activer la communauté Steam intégrée au jeu pour profiter de toutes les fonctionnalités : ça demande une petite config, mais après, c’est le bonheur.
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