Crédit photo : Rodolfo Clix/SXC
Faites-vous partie de ces employés qui reçoivent un grand nombre de mails chaque jour ? Dès votre arrivée au bureau, êtes-vous submergé par des tonnes de messages ? Votre messagerie déborde-t-elle de partout ? Votre journée de travail est-elle sans arrêt interrompue par les annonces d’arrivée de mails dans votre messagerie ?
Si c’est le cas, vous n’êtes pas le seul. Maintenant, la communication se passe essentiellement par mails dans les entreprises. Les salariés, au lieu de se déplacer, s’envoient des messages pour convenir d’une réunion, pour discuter d’un problème, pour transmettre des informations, pour s’envoyer des messages amicaux, des pièces jointes amusantes, etc.
Cette manière de procéder ne serait pas gênante si elle n’avait pas deux inconvénients majeurs. Le premier est la perte de temps.
Avez-vous calculé le temps que cela vous prend de lire tous vos mails et d’y répondre ?
Je suis certaine que vous seriez surpris de connaître ce dernier. En effet, tout le monde pense que cela ne prend que 5 à 10 minutes pour le faire. Mais, la réalité est toute autre. Bien souvent, cela peut facilement aller jusqu’à 30 ou même 45 minutes.
En plus, l’arrivée intempestive de mails stoppe votre travail. Or, il n’y a rien de pire que d’être interrompu en pleine concentration. Après, il faut reprendre le fil et souvent cela prend quelques minutes pour se remettre dans le bain.
Le second inconvénient du trop plein de mails est le manque de communication au final. Aussi bizarre que cela puisse paraître, il s’avère que l’overdose de messageries tue la communication. En effet, il n’y a rien de tel que de se parler en face à face. Cela permet de tenir une vraie communication, de laisser passer des émotions, choses que l’on n’a pas quand on échange des messages. Communiquer par mail n’est pas une vraie conversation. C’est un échange artificiel où le regard, les gestes, l’intonation n’ont aucune place. Or, pour qu’un échange soit complet et réel, ces différents éléments sont indispensables. Je prends un exemple pour illustrer ce point : dire « Je t’aime » par mail n’a pas la même saveur que si c’est dit de vive voix. L’émotion n’est pas du tout la même. En plus, quand il s’agit de fixer un rendez-vous, cela permet d’avoir la réponse de suite, sans attendre la réponse du mail.
Des études sont d’ailleurs menées depuis quelques temps pour analyser l’overdose de mails dans l’entreprise. Les Suisses et les Américains, entre autres, se sont penchés sur ce problème. Hé oui, c’est devenu un véritable problème au travail. Ils ont constaté que les salariés pourraient économiser un mois de travail par an s’ils utilisaient mieux leur messagerie. Les Américains ont même décrété « le vendredi sans mails ». Pendant une journée, les salariés font grève de messagerie.
Cette dernière méthode a le mérite de montrer aux salariés qu’ils peuvent communiquer autrement que par mails. Rappelez-vous, comment faisions-nous avant l’arrivée d’internet ? On n’hésitait pas à aller voir son collègue pour lui donner une info ou pour parler d’un problème. C’est tout bête mais, à l’heure actuelle, on a vraiment l’impression que cela fait partie de la préhistoire !
Face à l’ampleur du problème, des coachs sont apparus pour apprendre aux salariés à bien utiliser leur messagerie. L’idée n’est pas de totalement supprimer l’échange des mails dans l’entreprise mais de le rationaliser et de ne le pratiquer qu’en cas de stricte nécessité. En effet, quand vous regarder votre boite mail, combien de messages sont-ils vraiment utiles ? Combien ne sont-ils que des parasites, justes bons à vous faire perdre du temps ? Je suis certaine qu’il y en a plus de 80 % !
Si vous aussi, vous êtes victime d’un surdosage de mails, agissez. Réapprenez à communiquer, comme cela se faisait avant. Faites le tri dans vos mails, en les classant, (en mettant en premier ceux reçus d’Abond@nce Editions, évidemment !). Créez des dossiers (par exemple : urgent – à garder – à lire – etc…) Demandez à ceux qui vous envoient des mails de soigner leur objet : en un coup d’œil, vous verrez si c’est prioritaire ou non. Faites de même également. Fermer votre messagerie quand vous travaillez. Regardez vos mails, régulièrement, quand vous le décidez et ne soyez plus interrompu sans arrêt. Si un problème important se pose, préférez la discussion en face à face plutôt que par échange de mails. Cela permettra de régler le problème plus rapidement. Evitez d’envoyer des mails à tout bout de champ, pour un oui ou pour un non.
L’utilisation de la messagerie n’est pas à bannir dans la mesure où elle peut rendre de grands services. Mais, attention de bien l’utiliser car elle peut produire plus de mal que de bien. Réfléchissez bien vous-même avant d’envoyer un mail et vous verrez que, au final, vous finirez par en envoyer moins, ce qui sera votre contribution à la lutte contre l’overdose de mails.
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