Depuis le temps que je pratique la réunion et le nombre d’heures de vol, cela méritait bien un billet sur le sujet.
Avant la réunion
Mais qu’est-ce qu’une réunion ? on peut déjà répondre que ce n’est pas une rencontre informelle, qui ressemblerait à un salon de thé, à discuter sans but précis, et sans limite de temps ou d’espace. Même si par expérience des réunions informelles peuvent se créer à l’improviste…
La réunion commence avant même d’y participer, quelques questions qu’il faut se poser avant de la lancer : est-elle nécessaire ? autrement dit, a-t-on besoin de se réunir pour régler telle ou telle question, un mail, ou une courte discussion ne seraient-il pas suffisants ? quel objectif a-t-on à provoquer une réunion : une réunion sans objectif et but précis ne présage rien de bon.
A ce stade, nous avons une raison suffisante et nécessaire de faire une réunion : un objectif (réunion de point projet, d’équipe, de recette, de lancement de tel projet, d’information, de présentation de tel produit, ...).
Maintenant que nous savons pourquoi nous avons besoin d’une réunion, il reste pour la préparation à : déterminer les participants et la pertinence de leur présence, ainsi que d’établir un ordre du jour assez exhaustif. Parfois, dans cet ordre du jour, j’inclus la durée de chaque partie, à titre d’indication et pour tenir l’objectif de ne pas dépasser la durée que je me suis fixée (30 mn, 1h30, max 2h).
Invitations
J’ai un objectif, un ordre du jour, des participants. Au niveau logistique, réserver une salle (avec ou sans rétroprojecteur, tableau blanc, etc.). On évitera dans la mesure du possible son bureau : pas de téléphone, pas de mails, pas de visites impromptues.
L’invitation que l’on envoie aux participants (mail, calendrier) contient l’objectif de la réunion, l’ordre du jour, heure de début et de fin.
Pendant
La réunion commence à l’heure et finie à l’heure. Le respect de la durée est important, si l’ordre du jour est trop large alors soit le réajuster, soit planifier une autre réunion. Les retardataires s’installeront et prendront en cours les débats.
Avant de commencer : bien accueillir les arrivants (café, ...). Une fois assis, remercier les personnes d’avoir répondu présent, et également toujours rappeler l’ordre du jour afin de s’assurer que tout le monde est d’accord avec ce dernier, quitte à rajouter des points (en restant raisonnable) que souhaiteraient aborder les gens. On demande un volontaire pour rapporter (compte-rendu) l’ensemble des débats.
Toute réunion devrait se dérouler avec bienveillance : cela signifie écoute et respect du point de vue de l’autre, donc on évitera dans la mesure du possible les sarcasmes, ou autre second degré.
Lorsqu’il s’agit de projets, celui-ci aura certainement plusieurs réunions de programmées. Aussi, à la fin de la rencontre, proposer et arrêter la prochaine date (voire plus) de réunion.
Après
Le livrable d’une réunion est constitué par le compte-rendu. Celui-ci contient tous les points abordés, ainsi – important – que le plan d’action (X fait Y) à mettre en oeuvre pour accomplir le ou les objectifs de la réunion. On pourra bien entendu faire recetter le compte-rendu par un ou deux participants pour sa validation avant une diffusion à l’ensemble.
Le compte-rendu permet d’acter les décisions, et surtout de bien s’assurer que tout le monde a bien compris les mêmes choses. Il servira aussi de fil conducteur dans le cas où d’autres réunions sont prévues : rappel de la précédente, ajustement le cas échéant de points mal compris , à modifier, ...
Conclusion
Comme on peut le voir, une réunion constitue déjà un projet à elle-seule (un mini projet) dans la méthode : objectif, participants, planification, recette, livrable, qu’il conviendra de bien gérer afin de garantir un maximum d’efficacité. De part cet aspect, entre la préparation, le déroulement et l’après-réunion, prévoyez dans votre agenda de 2h à 1/2 journée voire plus, selon le rôle que vous tenez.
Maintenant, à vos agendas !