Créer une requête de création de table Access

Suite à la demande d’un abonné, nous allons découvrir comment créer une requête de création de table Access. Si vous souhaitez créer une nouvelle table Access avec les enregistrements déjà présents dans une ou plusieurs tables, vous utiliserez une requête de création de table, qui est une des requêtes action d’Access, en indiquant le critère de choix de cette nouvelle table.

Voici un exemple concret : j’ai une Table Clients dans laquelle se trouve des clients dont le Dernier achat date de l’année dernière, voire plus, et je souhaite copier ces enregistrements dans une nouvelle table dans le but, par exemple, de reprendre contact avec ces clients pour savoir pourquoi ils n’achètent plus. Cette nouvelle table recopiera les enregistrements de la première sans les effacer de celle-ci. Pour faire cela, il faudra créer un autre type de requête et ce sera le sujet d’un autre article.

Le fait de ne pas effacer les enregistrements de la table d’origine me permettra par exemple de modifier le champ Dernier achat si un ancien client rachète sans pour autant avoir à rebasculer les données.

Bien sûr, nous pourrions créer une requête de sélection, mais cela ne nous permettrait pas de créer une table.

Vous retrouverez la base de données utilisée dans l’Espace membres.

Pour créer ce genre de requête, ouvrez la base de données et, dans l’onglet Créer, cliquez sur Création de requête .

Choisissez la Table Clients et fermez la boîte de dialogue. Comme nous souhaitons conserver tous les renseignements dans la nouvelle table, j’ajoute tous les champs en double-cliquant dessus.

Je souhaite que le critère de sélection des enregistrements à copier dans la nouvelle table soit la date du Dernier achat. Je me place donc sur la ligne Critères du champ Dernier achat et je saisis <01/01/2013 pour ne sélectionner que les clients antérieurs à cette date.

Puis, je convertis cette requête sélection en requête Création de table en cliquant sur  de l’onglet Créer des Outils de requête : une boîte de dialogue s’affiche. Saisissez le nom Clients archivés et cliquez sur Ok. Vous avez aussi la possibilité de la créer dans une autre base de données.

Pour vérifier son bon fonctionnement, cliquez sur . Une boîte de dialogue s’affiche pour vous indiquer qu’une table va être créée et qu’elle copiera 14 enregistrements. Ces 14 enregistrements répondent au critère indiqué dans la requête.

 

Cliquez sur Oui et une nouvelle table apparaît dans votre panneau latéral : elle est le résultat de votre requête de création de table.

Fermez votre requête en indiquant le nom R_Clients archivés par exemple.

Votre requête apparaît dans votre panneau latéral avec un point d’exclamation :

Lorsque vous souhaiterez modifier votre requête, vous cliquerez droit sur la requête > Mode création . Si je souhaite finalement n’archiver que les clients antérieurs au 1^er juin 2012, je modifie le critère <01/01/2013 en <01/06/2012. Je ferme ensuite ma requête en acceptant d’enregistrer les modifications. Pour mettre à jour ma nouvelle table Clients archivés, j’ai juste à double-cliquer sur la requête.

Un message m’indique que je suis sur le point d’exécuter une requête action, je clique sur Oui.

Un nouveau message m’indique que la table existante sera écrasée, je clique sur Oui.

Enfin, un dernier message m’indique que 9 enregistrements seront copiés, ce sont les 9 enregistrements qui répondent au nouveau critère. Je clique sur Oui.

En ouvrant la table Clients archivés, j’ai bien les enregistrements concernés.

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Je vous propose un fichier annexe dans l’Espace Membres contenant la base de données utilisée dans ce tutoriel.