La culture est source d’émerveillement et de plaisir. Elle offre des occasions pour se réunir, favorise la sensation de bien-être, enrichit nos connaissances et contribue au développement économique d’un pays. Quel que soit le type d’évènement culturel (concert, danse, théâtre, littérature, cinéma, arts plastiques…), la préparation reste toujours un enjeu important. Elle conditionnera la réussite de la manifestation. Ainsi, nous allons vous donner toutes les informations indispensables afin que vous puissiez préparer au mieux votre évènement.
Déterminer l’objectif du projet
Avant de vous lancer dans les préparatifs tels que la recherche des artistes, la mise en place de divers moyens de communication comme les médias, les affiches, le drapeau publicitaire… la première chose à faire est de fixer les objectifs à atteindre en organisant un évènement (exposition, festival, concert…). Vous devez vous demander les raisons pour lesquelles vous organisez l’évènement. Une fois vos objectifs déterminés, vous pourrez définir le public cible. Pour identifier facilement les besoins indispensables, posez-vous les questions suivantes : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? Il faut également que vous vous renseigniez sur ce que vos concurrents ont déjà fait.
Cette première étape vous permettra de savoir si votre projet est réalisable et si vous pourrez arriver à le concrétiser.
Former une équipe
Cherchez des professionnels compétents qui seront capables de travailler avec vous dans la réalisation de vos ambitions. Une fois l’équipe montée, donnez à chacun de vos collaborateurs des tâches spécifiques. Les fonctions peuvent concerner l’administration, la communication, la programmation artistique… Si vous manquez de personnel, faire appel à des bénévoles est la solution. Leur contribution vous sera très utile durant la phase de préparation du projet, mais surtout lors du jour J.
La planification du projet
Vous et vos collaborateurs devez mettre en place une feuille de route et choisir les dates pour les événements. Fixez pour chaque équipe un timing pour la réalisation des tâches.
L’établissement du budget et la recherche des financements
Etablir un budget prévisionnel est une étape cruciale. Il vous permettra de contrôler les recettes et les dépenses. Une fois que vous avez défini de manière précise les budgets à consacrer à la manifestation, vous devez procéder à la recherche de financements. Pour ce faire, il faut préparer un dossier de présentation qui sera adressé à vos futurs financeurs. Le dossier doit mentionner toutes les informations vous concernant ainsi que le genre de projet que vous envisagez de réaliser. Déterminez les apports de chaque partenaire dans votre projet.
Les formalités administratives
Contactez les autorités compétentes de votre ville, commune ou quartier, avant l’événement. Il vous faudra obtenir les autorisations nécessaires et payer les taxes correspondant à l’organisation d’un spectacle, d’un festival, d’un concert ou autres.
La programmation artistique
La programmation artistique constitue l’élément vital de votre événement. Déterminez les artistes qui vont s’y présenter. Ceux qui bénéficient d’une bonne popularité restent le meilleur choix. Mais si votre budget ne le permet pas, élaborez un appel à projet, demandez aux artistes d’y contribuer, puis vous ferez une sélection parmi les candidats. Avant la signature du contrat, n’oubliez pas de vous renseigner sur le salaire des artistes invités.
Communiquer sur votre événement
La communication fait partie des éléments déterminant le succès de votre événement. Vous devez vous assurer qu’il y aura assez de spectateurs. Pour que les participants vous reconnaissent facilement, il faut tout d’abord que vous disposiez d’une charte graphique. Vous et votre équipe devez alors établir un plan de communication permettant d’obtenir un maximum de visibilité. Pour ce faire, vous devez utiliser différents types de supports de communication.
Les médias
Afin de faire connaître votre événement, vous pouvez envoyer un communiqué de presse à tous vos contacts. Il doit donner toutes les informations essentielles concernant votre projet ainsi que les renseignements pratiques. Il serait préférable que le communiqué de presse ne dépasse pas le recto. En envoyant un fichier par mail, il est toujours conseillé de le diffuser en copie carbone invisible. De cette façon, votre liste de contact ne soit pas divulguée. Un communiqué de presse doit être envoyé huit à quinze jours précédant le lancement du projet. Généralement, une conférence de presse s’ensuit.
Vous pouvez également faire des spots à la radio ou à la télévision. Il arrive souvent que les organisateurs d’évènement établissent des partenariats avec les médias. La création d’un site internet et surtout l’utilisation des réseaux sociaux vous seront très bénéfiques. De nos jours, presque tout le monde est présent sur les réseaux sociaux, notamment Facebook. Il faut donc que vous en profitiez pour faire le buzz sur votre évènement. C’est une solution à la fois pratique, pas chère et très efficace.
Les autres supports
En matière de support visuel, le drapeau publicitaire est un outil très efficace pour promouvoir votre événement. Ce dispositif de communication est très pratique. Sa présence (en grand format) renforce la visibilité de votre événement. Son esthétisme moderne et design fait de lui le support publicitaire le plus prisé dernièrement. Le drapeau publicitaire ou oriflamme existe en différents modèles sur le marché. Il y a par exemple l’oriflamme en forme de goutte d’eau, de plume ou le rectangle classique. Votre choix dépend des informations que vous allez y imprimer. Plusieurs prestataires en ligne proposent des drapeaux publicitaires personnalisés. Fiez-vous à celui qui fournit une impression d’excellente qualité.
Les flyers sont aussi d’une grande utilité. Quant aux affiches, déterminez le format et les quantités selon les endroits ciblés.
La vente de billets
Pour les billets, il est possible de les vendre en ligne quelque temps avant le jour J et sur place pour les personnes en retard. La liquidation de billets en ligne vous permettra de connaître en temps réel l’état de vos ventes tout en limitant les files d’attente.
La sécurité
Lors du jour J, accueillez le public et prenez bien soin de vos invités. Pour garantir la sécurité des personnes présentes sur les lieux, faites appel à un service de sécurité de proximité. Montrez au public que vous le respectez en tenant vos engagements en matière de programmation artistique et de temps.
L’importance du bilan
Quand l’événement aura touché à sa fin, réunissez toute la logistique, vérifiez les dégâts s’il y en a sur le lieu de l’événement et trouvez des arrangements avec le propriétaire du site. Ensuite, vous devez rassembler toute l’équipe pour demander à chaque responsable un rapport sur le travail effectué. Faites une évaluation qualitative et quantitative. Vérifiez également si vous avez atteint vos objectifs et déterminez les améliorations à apporter pour votre prochain événement. Enfin, n’oubliez pas de remercier les artistes, les autorités compétentes et votre équipe.