Au cours de son activité commerciale, une entreprise constitue petit à petit une liste contenant les adresses emails et les numéros directs ses interlocuteurs.
Doit-on déclarer ses fichiers de prospection « maison » à la CNIL ?
Oui, une déclaration est nécessaire car même si les coordonnées collectés sont professionnelles elles permettent l’identification de la personne concernée.
Est-il nécessaire d’obtenir le consentement préalable (opt-in) des intéressés ?
La CNIL a statué en estimant que l'esprit de la loi est de protéger la vie privée des personnes physiques et non de freiner les échanges entre professionnels. Autrement dit si la prospection à un caractère strictement professionnelle et directement en rapport avec l’activité de la personne concernée, alors il n’est pas nécessaire d’obtenir le consentement préalable des professionnels.
Attention, le fichier doit quand même avoir été déclaré. De plus, il faut s’assurer que chaque personne est largement informée de l’utilisation faite de ses données ainsi que de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition.
Exemple de mention d’information :
Vos données sont enregistrées dans notre fichier à des fins d’informations et de prospection commerciale en rapport avec vos activités professionnelles. Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification et de suppression auprès de notre service [……..précisez ici les coordonnées de ce service].
Vos coordonnées pourront être cédées, uniquement à des fins d’informations et de prospection commerciale en rapport avec vos activités professionnelles, à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre :
Quelles formalités pour mon fichier clients-prospection ?
La norme simplifiée 48 concerne les traitements qui ont pour objet la gestion, au sein d'un organisme public ou privé, des fichiers de clients et/ou de prospects. Elle s’applique aux traitements permettant les opérations relatives à la gestion des clients (contrats, livraisons, factures, comptes clients), à la prospection (constitution et gestion d’un fichier de prospects), à la cession, la location ou l’échange du fichier clients et de prospects, à l’élaboration de statistiques commerciales et à l’envoi de sollicitations. Cette formalité peut être facilement effectuée sur le site de la CNIL.
Pour aller plus loin, voici l'information Cnil relatives aux fichiers clients-prospects
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