Face à la complexité des enjeux économiques, fiscaux et sociaux liés à l’établissement des paies, leur conformité devient pour les entreprises un objectif majeur mais difficile à atteindre.
Alors que l’établissement des bulletins de paie est désormais largement automatisé, le contrôle de paie n’a jamais été aussi déterminant pour les entreprises. Un paradoxe qui s’explique par la complexité et la constante mutation du système législatif et fiscal français, étroitement lié à la paie.
Une réglementation sociale complexe
La réglementation sociale est sujette à des évolutions permanentes, comme en témoignent dernièrement :
- La mise en place de la Déclaration Sociale Nominative. Ce fichier mensuel établi à partir de la paie permet de transmettre de façon dématérialisée, et en une seule fois, les informations nécessaires aux organismes de protection sociale (Urssaf, CPAM, Pôle emploi, AGIRC, ARCCO –dernièrement fusionnés-…) et aux administrations (Centre des impôts…). La DSN réduit considérablement le risque d’erreurs déclaratives et le temps de saisie de ces données par les services comptables.
- Le Plan d’Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises (dit loi PACTE). Elle vise à simplifier la vie des entreprises de leur création jusqu’à leur liquidation et prévoit notamment la réforme de l’Epargne Retraite avec la création d’un Plan Epargne Retraite (PER) mis en place dans le cadre de l’entreprise.
- La mise en place du prélèvement à la source de l’impôt. Désormais, l’employeur joue le rôle de collecteur des impôts en prélevant à cet effet, un pourcentage du salaire chaque mois.
À ces gros chantiers, viennent également s’ajouter des évolutions plus ponctuelles comme la défiscalisation et la réduction de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat. Autant d’éléments qui viennent compliquer une réglementation sociale déjà complexe et par ricochet, l’établissement des paies.
Logiquement, la paie s’affiche comme un poste de plus en plus stratégique pour les entreprises. Le bulletin de paie prend, quant à lui, des allures de reçu garantissant aux salariés leurs droits à la protection sociale. Dans ce contexte, une erreur dans l’établissement des paies peut avoir de lourdes conséquences, pour l’entreprise et les salariés. C’est pourquoi le recours au contrôle de paie s’avère indispensable.
Contrôles de paie : pour quoi faire ?
- Maîtriser les risques d’erreurs liés à la saisie des paies ou à l’absence de prise en compte d’éléments non récurrents comme les primes, les heures supplémentaires.
- Sécuriser la qualité de la paie. La mise en place de la DSN oblige à envoyer une déclaration de paie fiable tous les mois, dans la mesure où les régularisations, qui s’opéraient généralement en fin d’année, au moment de la DADS, sont désormais à appliquer de manière régulière.
- Garantir la conformité de la paie : respect des textes légaux et réglementaires
- Éviter les réclamations des salariés, premiers touchés par une paie erronée
- Éviter les pénalités des organismes (redressement Urssaf, DGFIP, …)
Dès lors, les gestionnaires de paie, libérés des saisies chronophages par l’automatisation, tendent à réorganiser leurs méthodes pour mettre en place un système de contrôle de paie, avant et/ou après l’envoi de la DSN.
Les différents contrôles de paie
Les contrôles périodiques et systématiques avant envoi de la DSN
1. Contrôle de cohérence des éléments variables.
Il s’agit ici de vérifier l’exactitude des données nouvelles et des postes à risques comme les frais de missions, les assiettes de charges, les prélèvements pour la prévoyance et la retraite.
2. Contrôle en masse des bulletins édités en évaluant les écarts d’un mois sur l’autre :
- Analyse en adéquation avec la paie, le droit du travail, le contrat de travail et les nouveautés issues des Conventions Collectives Nationales
- Respect du Smic, des minimas conventionnels
- Paies particulières (comme le spectacle, aide à domicile, pigiste, gardien d’immeuble, expatrié, solde de tout compte) → il s’agit des paies qui nécessitent une attention particulière : assiettes de cotisations et taux spécifiques
- Assiettes, régularisations, indemnités de départ, exonérations attribuées aux salariés …
- Éléments exonérés de charges patronales
3. Contrôle de cohérence de l’identification des salariés (NIR, N° de sécurité sociale, etc) pour la DSN.
En effet par exemple dans le cadre du prélèvement à la source, le NIR est le seul point d’identification pour la transmission des taux.
Les contrôles périodiques et systématiques après envoi de la DSN
Dans ce cas, le service paie s’appuie sur les retours de chaque organisme après envoi de la DSN. Il prend en compte les éventuelles anomalies et les points bloquants sur lesquels il a été alerté. Il peut ensuite apporter une correction des données transmises en effectuant une DSN annule et remplace.
Les outils du contrôle de paie
Les gestionnaires de paie peuvent s’appuyer sur différents outils pour assurer le contrôle de la paie :
- Des outils de veille légale et sociale provenant d’éditeurs juridiques comme ceux des Éditions Francis Lefebvre avec l’abonnement Inneo. Pour être sûr de respecter la réglementation du droit du travail et les conventions collectives. Les mises à jour doivent être centralisées par une seule personne.
- Les états de paie (livre de paie, état des charges, etc.) pour vérifier les cumuls, les assiettes, les taux, les plafonds etc.
La DSN devient un élément central de la gestion de paie et permet également d’en assurer le contrôle avec :
- Les états récapitulatifs DSN pour pointer les éléments déclarés dans la DSN et les paiements effectués
- L’outil de contrôle DSN « Bilan d’anomalies » qui permet de remonter automatiquement les anomalies (cohérence NIR avec les données civiles) grâce à un code couleur clair (rouge ou vert)
- Le workflow de suivi des DSN par organisme (envoyé, accepté, refusé, terminé) avec code couleur
- Les notifications dès la réception d’un retour d’un des organismes (Urssaf, pôle emplois, DGFiP…).
Selon la taille de l’entreprise, de tels contrôles seraient considérablement complexes et chronophages à effectuer manuellement, un bulletin après l’autre. Les assistants de contrôle présents dans les logiciels de paie automatisent une partie des contrôles surtout ceux portant sur la cohérence des données.
En plus de simplifier les contrôles de paie, les solutions de paie EBP sécurisent et fiabilisent la production des bulletins de paie en réduisant le risque d’erreurs de saisie. Le paramétrage du logiciel est réalisé sur-mesure par une équipe de spécialistes afin d’automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée.