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Nouvelle année, nouvel organiseur (1/2)

Par Argancel

nouvel organiseur

Avec cette nouvelle année viennent de nouveaux rêves, de nouveaux objectifs, de nouveaux projets. C’est un bon moment pour prendre de nouvelles habitudes qui aideront à s’améliorer dans les grandes directions qu’on s’est fixées et à poursuivre les nobles résolutions solennellement énoncées lors du passage à l’an 2009.

Si vous avez un peu d’imagination, alors la tâche aura l’air énorme, presque impossible : il y a tant de travail à réaliser, par où commencer? Il nous faudra donc un plan, construire un agenda afin de découper tout ça en sections et en étapes surmontables. Et pour ça, notre meilleur ami est bien sûr l’organiseur!

Dans cet article, je vais donc vous parler de mon système d’organisation, qui a ses défauts et qualités, mais qui je l’espère, vous donnera des idées et aidera à faire avancer le schmilblick…

Il y a quelques mois donc, j’ai craqué pour un organiseur du commerce tout neuf (voir première photo de l’article). Je m’étais jusque là méfié de ce genre d’accessoires, qui nécessitent d’acheter sans cesse des recharges papier de la marque comme celles-ci :

refills

(en général difficiles à trouver), qui ont des broches fragiles et qui sont aussi plus encombrants que les blocs notes de poche. Mais la modularité qu’offrent ces mini-classeurs est très appréciable : d’une part les intercalaires permettent de diviser le tout en plusieurs sections, et d’autre part, on peut facilement détacher les anciennes pages pour les archiver. En fait, l’avantage principal des organiseurs par rapport aux blocs notes est qu’ils sont eux-même… organisables!

De ce fait, mon organiseur est devenu mon principal allié pour mon efficacité quotidienne. Ce n’est pas mon seul moyen de prise de notes : lorsque j’ai beaucoup à écrire, je le complète par un carnet de poche et, si j’ai accès à un ordinateur, par le logiciel Essential PIM, où je tiens mon journal personnel. Mais j’utilise de préférence l’organiseur lorsqu’il s’agit de gérer les tâches, les contacts, et capturer des idées à la volée.

A la base, cet organiseur était divisé en 5 sections : Agenda, Communication/Réunions, Projets, Dépenses et Buts. Mais comme vous le voyez sur la photo précédente, les recharges incluent des intercalaires. J’en ai donc profité pour créer de nouvelles sections, et j’ai détourné quelque peu l’utilisation qui était prévue pour les sections d’origine.

Je vous propose maintenant de détailler l’utilisation que je fais de chacune des sections :

1re section : les listes de choses à faire et l’agenda

C’est la partie où sont consignées toutes mes tâches. A la base, les pages de cette section se présentent de 3 manières différentes : vue journalière, vue hebdomadaire, ou vue mensuelle :

diary pages

Mais dans la pratique, j’utilise principalement la vue hebdomadaire pour mes tâches datées, tandis que la vue journalière me sert de conteneur pour noter pêle-mêle des listes de tâches non datées.

Cette section est cruciale et doit être consultée régulièrement tout au long de la journée pour être efficace. J’ouvre donc par défaut mon organiseur à la semaine du jour dès que je m’assoie pour travailler, que je me couche le soir ou que je me lève le matin.

2e section : les wishlists

Cette section est réservée à des listes de choses. D’abord, on y trouve la liste des courses et des choses que j’aimerais acheter un jour mais qui ne sont pas urgentes. Je l’ouvre en général lorsque je me trouve dans les boutiques ou au supermarché. En général, ce ne sont pas des listes de fournitures quotidiennes, car j’ai encore assez de mémoire pour m’en rappeler par moi-même, et ce serait trop fastidieux de créer une liste chaque jour. Mais ce sont plutôt des choses à acheter ponctuellement. Par exemple en ce moment, je sais qu’il faut que je m’achète un duplicateur de ports USB/un masque et un tuba/une centrifugeuse/etc.

Ensuite, j’ai noté des wishlist catégorisées : les films à voir, les albums à écouter, livres à lire… etc. Je remplie ces listes à chaque fois qu’on me conseille quelquechose. Ou alors lorsque j’entends une chanson que j’aime, je note les paroles, et je m’en vais chercher l’artiste et le titre plus tard lorsque j’ai accès à l’internet.

Enfin, j’ai créé une liste des choses prêtées/empruntées. Pour chaque chose, je sais ainsi exactement depuis quand et à qui je l’ai prêtée ou empruntée.

3e section : les habitudes et routines

Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment déménagé à l’île Maurice. Or un déménagement amène toujours un grand bouleversement au niveau de notre mode de vie. Il faut trouver ses repères dans son nouveau logis, dans son nouveau boulot, au niveau des modes de transport, des activités annexes, etc.

D’autre part, comme je vis encore seul, je ne peux compter que sur moi pour les tâches ménagères, et il faut donc que je sois un minimum efficace pour que le chaos ne s’invite pas dans mon logis. D’où l’établissement de nouvelles habitudes et nouvelles routines pour se discipliner un peu. En garder une trace écrite m’a beaucoup aidé dans cette entreprise.

Dans cette section, je note donc principalement des routines. Ce sont des tâches à exécuter de préférence toujours dans la même séquence, à un moment donné. Par exemple je vous ai récemment parlé de ma routine matinale, mais j’ai créé aussi une routine du soir, une routine des premières tâches que je fais quand j’arrive au boulot, etc. Ce sont des choses très simples, mais qui m’aident à agir vite et bien.

Par exemple pour la routine d’arrivée au boulot, ça donne ce genre de chose :
-ouvrir l’organiseur à la page du jour sur le bureau => ça me rappelle qu’il faut que je lise mes tâches du jour
-brancher ma clé USB => car ma clé USB contient toute mes notes saisies avec le logiciel EssentialPIM
-brancher mon téléphone => pour ne pas être en panne de batterie
-fermer mes applications => car chaque soir, j’éteins mon ordinateur en mode hibernation, ce qui conserve mes applications ouvertes
-redémarrer l’ordinateur => il est important de redémarrer un ordinateur chaque jour pour la rapididé d’exécution
-remplir ma bouteille à la fontaine d’eau => évite les va-et-viens à la machine à café et me permet de faire quelque chose d’utile pendant que ma machine redémarre

Par ailleurs, j’ai ajouté aussi une liste d’habitudes qui ne dépendent pas d’un moment de la journée, par exemple : “se tenir droit“.

Voilà, comme l’article commence à être long, je vous propose de découvrir la suite dans le prochain.

Tags: agenda, efficacité, GTD, journal personnel, note taking, organisation personnelle, organiseur, Prise de notes, productivité, productivity, résolutions, S'organiser, tâches
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