Le processus de recrutement : qui sont les recruteurs ?

Tout candidat à l'emploi aura, un jour ou l'autre, un recruteur au téléphone, ou en face de lui. Mais qui sont ces recruteurs ? En examinant le processus de recrutement, nous allons voir que le terme de recruteur recouvre différents types d'interlocuteurs.

Le processus de recrutement commence quand un besoin est identifié au sein d'une organisation. A l'origine du besoin, deux causes possibles : un poste devient vacant, parce que la personne qui l'occupait le quitte (démission, licenciement, mutation, promotion...), ou bien un poste est créé (besoin de nouvelles compétences, augmentation de l'activité...) Le besoin est en général identifié par ce qu'on appelle un opérationnel, par exemple un responsable commercial qui estime avoir besoin d'un nouvel ingénieur d'affaires dans son équipe.

Du besoin à l'annonce
Une fois le besoin identifié, il va falloir l'exprimer : c'est l'objet de la fiche de poste. Cette fiche de poste regroupe un certain nombre d'informations : intitulé du poste, missions et responsabilités, tâches à accomplir, compétences requises, profil attendu (expérience, diplômes, personnalité...) On y trouve parfois des précisions sur les conditions d'exercice (fréquence éventuelle des déplacements, moyens mis à disposition). La fiche de poste est en général rédigée par un responsable du recrutement au sein de la Direction des Ressources Humaines. Pour rédiger cette fiche, il s'appuiera non seulement sur le besoin exprimé par l'opérationnel, mais aussi, quand il existe, sur un référentiel métier. Un référentiel métier est un catalogue détaillé des métiers, et comporte une fiche pour chaque métier. Certaines grandes entreprises ont développé, dans le cadre de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences), un référentiel métier interne, mais il en existe des génériques, accessibles à tous, comme celui de Pôle Emploi, appelé ROME ( Répertoire Opérationnel des Métiers et Emplois), ou ceux de l' APEC, organisés par secteurs et par fonctions. Il en existe aussi des spécifiques, dédiés à certaines catégories de métiers.

Si la demande de recrutement est validée (elle peut aussi être refusée ou retardée - en général pour des raisons budgétaires), elle peut être traitée en interne, c'est-à-dire par l'entreprise elle-même, ou bien en externe, c'est-à-dire par un cabinet de recrutement.

Dans le cas de l'interne, un responsable RH va chercher, au sein des salariés, une personne susceptible de convenir et d'être intéressée compte tenu de ses souhaits d'évolution. Si aucun candidat interne ne convient, le recrutement se tourne alors vers l'extérieur, et va chercher à identifier des candidats externes. C'est ce qu'on appelle le sourcing. Parmi les sources possibles : les candidatures spontanées récentes (de moins de 3 à 6 mois) ; le parrainage (c'est-à-dire la recommandation de candidats par des salariés de l'entreprise) ; les annuaires d'anciens de grandes écoles ou de formations de type MBA. Les réseaux sociaux ( Viadeo, LinkedIn ...) sont encore assez peu utilisés en France. Et, si aucune de ces sources ne donne de résultat, il faut publier une annonce.

Recrutement externalisé

En fonction des moyens dont l'entreprise dispose en interne, elle peut décider d'externaliser le recrutement, c'est-à-dire de faire appel à un cabinet de recrutement. Lequel cabinet, en fonction du type de poste à pourvoir, peut décider de partir " à la pêche " (c'est-à-dire de publier une annonce), ou " à la chasse " (c'est-à-dire d'utiliser l'approche directe des candidats). En France, les entreprises ne font appel à des cabinets de recrutement que pour un recrutement sur cinq environ. Au Royaume Uni, cette proportion est inversée, 80% des recrutements passant par un cabinet externe.

Quel que soit le pays, les Directeurs des Ressources Humaines ont l'embarras du choix pour trouver un cabinet de recrutement, étant démarchés quotidiennement. Les consultants en recrutement jouent à la fois de rôle de commerciaux pour le cabinet qu'ils représentent et celui de conseiller, de la rédaction de l'annonce à la présélection des candidats.

Recrutement par annonce
L'annonce doit être suffisamment précise pour ne pas susciter des milliers de candidatures, et en même temps assez ouverte pour en générer suffisamment, afin de permettre une sélection. Elle reprend en partie la fiche de poste : titre du poste, missions et activités, profil recherché, et parfois une fourchette de salaire. Tout comme les CV des candidats, une annonce doit comporter les bons mots clés, puisqu'elle va en général alimenter une base de données et être affichée suite à une recherche multicritères effectuée par les candidats. Elle doit aussi être " vendeuse ", pour donner aux candidats envie de postuler. Selon le type de poste, une annonce est publiée sur des sites généralistes comme monster ou cadremploi, ou bien sur des sites spécialisés comme recrulex ou batiactu. Les annonces sont encore souvent publiées dans la presse quotidienne ou hebdomadaire, mais on les retrouve presque systématiquement sur le Net.

Une fois l'annonce publiée, il ne reste plus qu'à attendre les réponses... La plupart des candidatures arrivent par Internet, et alimentent la base de données de CV du recruteur, soit par l' analyse automatique des CV envoyés par email, soit en demandant aux candidats de renseigner eux-mêmes les différents champs d'un CV en ligne. Certains candidats choisissent, pour se démarquer de la masse des autres candidats, d'envoyer leur candidature par la poste, mais ce n'est pas toujours un bon calcul, car un CV sous forme papier est difficile à intégrer dans une base de données, et tout ce qui complique la vie des recruteurs diminue les chances des candidats.

Qui épluche les CV ? Il s'agit rarement du consultant en recrutement lui-même : il s'appuie le plus souvent sur des consultants junior appelés " chargés de recherche ". Ce sont eux qui, à partir de recherches multicritères (années d'expérience, diplômes, langues pratiquées, mots clés pertinents), présélectionnent une cinquantaine de CV. Ensuite, les chargés de recherche téléphonent aux candidats présélectionnés pour procéder à un entretien rapide. A l'issue de ce deuxième filtrage, ils ne retiennent qu'une dizaine de candidats (parfois moins), que le consultant en recrutement va rencontrer.

A l'issue des entretiens en face à face, le consultant en recrutement sélectionne entre 3 et 5 candidats qui vont être présentés au " client " (c'est-à-dire à l'entreprise qui recrute) : c'est la . Il peut arriver que, à la vue des CV, le client décide de ne rencontrer qu'une partie des candidats présélectionnés. Bien entendu, cet élagage ne doit dépendre que de l'expérience et des qualifications des candidats, et en aucun cas de son âge, de son sexe, de la sonorité de son patronyme ou du code postal de son lieu de résidence.

Quelques candidats rencontrent donc un responsable RH au sein de l'entreprise (selon sa taille, il peut s'agir du DRH ou d'un responsable du recrutement). Si l'adéquation et l'intérêt mutuels se confirment, le processus se poursuit, et les candidats rencontrent un ou plusieurs opérationnels : leur futur chef (le " N+1 "), certains futurs collègues, et parfois même le " N+2 ", voire le Directeur Général ou le PDG, selon les postes.

Recrutement par approche directe

Pour certains types de postes, plus difficiles à pourvoir (cadres dirigeants, ou compétences très pointues et difficiles à trouver), ou pour lesquels la discrétion est de mise, la chasse, ou approche directe, est préférée. Elle consiste à identifier, en général au sein d'entreprises concurrentes à celle qui recrute, des personnes qui non seulement correspondent au profil recherché, mais aussi qui sont disposées à envisager de changer d'employeur.

Les sources d'informations pour cette recherche sont multiples : annuaires d'anciens élèves de grandes écoles, sites spécialisés comme Easy Search ou The Official Board, réseaux sociaux professionnels (Viadeo, LinkedIn, Xing...). Certains cabinets de recrutement disposent d'un knowledge manager, chargé d'assurer la gestion des bases de données internes et externe, notamment en suivant à la trace les candidats potentiels au fil de leurs changements de poste. Il y a aussi le social engineering, c'est-à-dire un travail d'enquête qui consiste à obtenir des noms de candidats possibles de la part de salariés d'une entreprise concurrente ou simplement susceptible de recéler les profils adéquats. Les chargés de recherche, comme leur nom l'indique, sont chargés de ce travail. Toutes les astuces sont bonnes à utiliser, du moment qu'elles fonctionnent. Ainsi, un chargé de recherche pourra se faire passer pour une agence de voyage, et demander à la standardiste ou à l'assistante du service de lui communiquer les noms des membres de telle ou telle équipe, sous le prétexte que l'équipe a gagné un voyage de groupe, mais que les billets doivent être nominatifs. Il suffira ensuite de les appeler un par un pour essayer de dénicher la perle rare...

Face aux recruteurs : entretiens et tests
Face aux recruteurs, le candidat peut participer à un entretien en tête-à-tête, et parfois être invité à participer à un ou plusieurs tests d'évaluation, et aussi à un inventaire de personnalité. Les entretiens sont plus ou moins structurés, et servent au recruteur à évaluer l'adéquation entre le poste à pourvoir et le candidat : est-il motivé, est-il compétent, saura-t-il s'adapter à la culture de l'entreprise ?

Les tests d'évaluation ou de personnalité sont parfois imposés par l'entreprise cliente. Ils servent en général à établir un profil du candidat, et à le comparer à un profil " idéal ", jugé indispensable au succès dans le poste à pourvoir. La plupart des tests de personnalité utilisés en recrutement sont basés sur le modèle dit des Big Five, également connu sous le nom de modèle OCEAN, ces 5 lettres représentant les initiales des 5 traits de personnalité utilisés dans le modèle. Certains cabinets, malgré les résultats d'études ayant démontré sa valeur prédictive quasi-nulle pour ce qui est de la performance au travail, persistent à utiliser une analyse graphologique en guise d'inventaire de personnalité. La France est un des derniers pays au monde dans lesquels cette habitude subsiste.

D'autres méthodes sont parfois utilisées pour évaluer les candidats : entretiens de groupe, mises en situation.

Qui sont les recruteurs ?

Les consultants en recrutement sont parfois d'anciens opérationnels issus du monde de l'entreprise (par exemple, un ancien directeur financier qui devient recruteur spécialisé dans les métiers de la finance). Il peut aussi s'agir d'anciens directeurs ou responsables RH. Ils ont également pu effectuer l'essentiel de leur carrière dans le secteur du recrutement, en ayant commencé comme chargés de recherche. Ces derniers sont en général des profils plus " junior ", parfois recrutés à leur sortie d'une école de commerce, ayant acquis une connaissance du monde de l'entreprise à travers des stages.

Certains cabinets de recrutement font appel à des consultants ou à des chargés de recherche qui ne sont pas salariés, mais freelance, soit pour diminuer leurs frais fixes, soit pour assurer ponctuellement des missions qui sortent de leur secteurs habituels.

Les candidats en recherche active se demandent parfois qui peut les aider dans leur quête, et envoient leur CV à des recruteurs, le plus souvent sans succès. Ils oublient en effet que les clients des cabinets de recrutement sont les entreprises qui leur achètent des prestations de conseil, et qu'à moins de correspondre exactement à un des profils recherchés pour les missions en cours, ou de détenir des compétences rares et recherchées, il y a peu de chance d'être recontacté par un recruteur suite à un tel envoi. La personne la mieux placée pour aider un candidat - après le candidat lui-même - est un consultant en outplacement, mais il s'agit d'une prestation chère, le plus souvent financée par l'entreprise qui pousse le futur chercheur d'emploi vers la sortie. Les consultants en bilan de compétences peuvent aider les candidats à préciser leur projet professionnel, et aussi à améliorer leurs outils de recherche : CV, lettre de motivation, marketing de soi. La prestation de bilan de compétences est beaucoup plus facile d'accès, car il existe d'autres modes de financement, même quand l'entreprise n'est pas disposée à payer. Enfin, certains coaches se spécialisent dans le coaching de carrière, et proposent un accompagnement proche de ce qui est pratiqué au cours d'un bilan de compétences. Dans ce dernier cas, la prestation est généralement financée sur les deniers personnels du candidat.

La rémunération d'un cabinet de recrutement se calcule habituellement comme un pourcentage (de 10 à 30%) du salaire annuel brut d'embauche du poste à pourvoir, avec des versements échelonnés entre le début et la fin de la mission (parfois matérialisée par la fin concluante de la période d'essai). Certains cabinets ne se font payer qu'en cas de succès. Il existe aussi une garantie, en fonction de laquelle le cabinet de recrutement devra présenter d'autres candidats si d'aventure celui qui a été embauché ne faisait pas l'affaire.

L'ensemble du processus, de l'identification du besoin à la signature du contrat d'embauche, peut prendre de plusieurs semaines à plusieurs mois.

A vous de jouer !

(1) J'ai utilisé dans cet article les termes de " candidat ", de " recruteur ", de " consultant en recrutement ", ou de " chargé de recherche "... il est bien évident qu'il peut tout aussi bien s'agir de candidates, de recruteuses, de consultantes et de chargées de recherche ! (2) Pour ceux qui trouveraient l'article d'Alain Gavand sur la graphologie un peu trop provocateur, je me permets de recommander la lecture de ces études (désolé, c'est en anglais) : King & Koehler (2000) et Schmidt et Hunter (1998).
(3) Je tiens à remercier Stéphane Lévy, Président du Club des Chasseurs de Têtes, d'avoir eu la gentillesse de me consacrer du temps pour éclairer ma lanterne sur les arcanes du processus de recrutement.