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Diversifier les outils de gestion de contenus interne dans les entreprises

Publié le 28 octobre 2008 par Olivierdiaz

Le web 2.0 s’est emparé de la communication interne des entreprises et a fourni de nombreux outils de gestion de contenu permettant de faciliter les relations ente les employés d’une même entreprise. Grâce à cette évolution, le travail collaboratif prend une place importante dans les stratégies de management de projet interne et le transfert des compétences et la transmission du savoir sont incités et facilités.

Le wiki d’entreprise , le collaboratif avant tout

Au niveau du travail en équipe, le wiki s’avère être dans l’entreprise une arme très efficace. L’utilisation de ces wikis facilite l’écriture collaborative de documents. De plus, la hiérarchie dispose d’un contrôle sur l’outil mais nettement moins ressenti que sur d’autres outils.
L’intérêt d’adopter cette technologie très 2.0 est multiple. Dans un premier temps, un wiki est entretenu par tous les salariés d’une entreprise. La production du contenu est grandement facilitée et surtout autorisée à tous. Cela enlève un poids pour l’entreprise car les contenus sont fournis par les employés eux même et leur coût est faible voir nul.
Dans un deuxième temps, le wiki dispose d’une multitude d’utilisation possible. Cet outil permet un échange d’informations entre une équipe de projet pour résoudre des problèmes et proposer des solutions. Une autre utilisation du wiki est son utilisation en tant que base de connaissance. Chaque personne apporte une connaissance sur l’entreprise (culture d’entreprise), des modalités d’opérations (exemple : comment paramétrer sa boite mail)… Enfin, le wiki peut tout simplement être utilisé comme un gestionnaire de contenu et donc se comporter comme un intranet classique.

L’introduction du wiki au sein des entreprises françaises n’est tout de même pas si évidente. En effet, beaucoup d’entreprises n’osent pas laisser une tribune libre aux salariés et en particulier au syndicat. La bonne mise en place d’un wiki demande un contrôle récurrent et transparent.

Le blog d’entreprise , autre possibilité en interne

Le blog est une plateforme destinée autant à l’externe qu’à l’interne. Tout dépend de la taille de l’entreprise, mais l’utilisation d’un ou de plusieurs blogs peut être effectuée. Peut être est-il intéressant de le répéter, un blog est un outil de gestion de contenu simple d’utilisation et d’administration, léger en terme de poids, efficace et surtout open source.
L’utilisation d’un blog en interne apporte de nombreux bénéfices à une entreprise.

Le blog d’entreprise permet à chacun de s’exprimer librement. Tout le monde peut produire du contenu ou interagir sur du contenu. Par le bais de la simplicité d’utilisation des blogs, certaines personnes qui hésitaient à prendre la parole oralement peuvent s’exprimer et faire progresser l’entreprise. Ces personnes jusqu’alors en retrait prennent le devant de la scène en écrivant des contenus que sauront être apprécié. Cette technologie met en avant des talents cachés et utiles pour tout le personnel d’une entreprise.

La circulation de l’information se fait assez aisément grâce à une accession aux contenus facilités par la viralité de la diffusion des liens sur les portails des entreprises. Grâce à ces outils, la diffusion de l’information n’est plus seulement verticale mais se situe de toute part. Cette nouvelle circulation de l’information est un obstacle pour certaines entreprises dans l’utilisation de ces outils car elle bouleverse le fonctionnement classique de l’entreprise.

Continuons avec les bénéfices issus d’un blog interne : les diverses notes rédigées sur cet outil sont classées par date, par rubriques ce qui permet un stockage de l’information très fiable. Les moteurs de recherche présents dans les solutions de blog permettent également de retrouver toutes les informations souhaitées. Les commentaires et notes sont aussi conservés dans les archives. C’est un grand avantage lorsque l’on connaît la déperdition des contenus dans l’entreprise.

Enfin, la mise en œuvre d’un blog est rapide et peu coûteuse. Par rapport aux avantages que procure cette technologie, il est de bon augure d’opter pour ce nouvel outil de communication interne.

Les mashups , nouvelle vague en entreprise

Enfants du web 2.0, les mashups sont des sites ou applications web « mutantes » qui permettent d’agréger au sein d’une même application des contenus ou des services issus d’autres sites web. En quelques mots, de nombreux éditeurs de services proposent une API (interface de programmation) ouverte permettant de réaliser des services composites en exploitant les contenus et les services de leurs outils. On peut citer l’exemple de l’API de Google Map qui donne naissance à de nombreux autres services utilisant la carte de Google.

Actuellement, les mashups sont la nouvelle vague entrante dans la communication interne en particulier sous forme d’agrégation de contenu. La production de contenu propre à l’entreprise ne suffit plus, il faut aussi proposer à ses collaborateurs des contenus issus d’autres entreprises, des sites généralistes. Une bonne connaissance du marché permet une veille constante de l’intégralité des employés.

D’autres plateformes de publication de contenus existent: les plateformes de microblogging (création de contenu court d’environ 200 caractères) qui sont souvent des mashups, permettent de publier des contenus courts afin de faire interagir les gens rapidement sans les soumettre à un flux de contenu incontrôlable. Ces micros contenus permettent une meilleure cohésion et une meilleure communication entre les divers employés.

Sinon ces nouvelles applications sont aussi utilisées par chaque service d’une entreprise pour automatiser certains processus : inscription d’un nouvel employé …

La communication interne n’a jamais subi autant de nouveautés depuis l’arrivée du web 2.0


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