Highrise, votre tableau de bord pour la vie

Introduction

Cela fait plusieurs mois que je devais répondre à Pacal Venier sur l'utilisation de Highrise. D'ailleurs tu étais dans ma liste de « tasks »... Et comme d'habitude, mon blog n'est pas une priorité absolue et j'avais dans l'ordre : l'armée pendant 3 semaines, mes cours le samedi, des heures supplémentaires pour rattraper le retard engendré par l'armée et le besoin de dormir de temps en temps. Alors j'en profite pour en faire partager tout le monde :-) J'attends vos commentaires et remarques. En voici le contenu :

Highrise et 37signals

Il y a quelques mois, 37signals a sorti son nouveau produit, Highrise.

On connaissait déjà 37signals pour ses autres produits :

• Basecamp, pour la gestion de projet

• Campfire, pour le chat en groupe

• et Ta-Da lists, pour gérer ses to-do lists

Mais Highrise c'est quoi ?

Ce nouveau service permet de gérer en ligne ses contacts, mais surtout les rapports entre ces contacts. On retrouve les fonctionnalités d'un service web2.0 de qualité : partage des infos, travail collaboratif, tags, etc. L'interface est sobre et efficace (comme d'habitude, cf. 37Signals philosophy) ; l'ajax est utilisé avec intelligence.

Il y a 4 onglets principaux pour gérer ce service :

• Dashboard : le tableau de bord pour voir les dernières informations

• Contacts : tout faire avec ses contacts, ajouter des informations, une action (carnet d'adresses)

• Tasks : gérer la liste de tâches, à faire, en retard (GTD addict have fun!!)

• Cases : créer ses projets avec des groupe des personnes de différentes companies

L'avantage de Higrise sur les autres gestionnaires de contact ?

placer le concept du carnet d'adresse dans le temps. Re De ce fait mon carnet d'adresses est aussi une photographie de la situation que j'ai actuellement avec ces personnes et en plus j'obtiens facilement tout le passif de mes relations avec ces derniers. J'ai enfin un endroit ou mettre toutes les petites infos si peu important sur le moment mais si vitale plusieurs semaines ou mois plus tard.

C'est donc plus qu'un carnet d'adresses, c'est presque un outil de résautage pour la vie. Il faut voir ce service à un autre niveau que Outlook et autre. D'ailleurs un autre grand bonhomme nommé Seth Godin a dit sur Highrise :  « J'aurai désiré avoir Higrise il y a 10 ans! ».

Mon utilisation de Highrise

J'ai divers utilisations de Highrise. Pour moi, il me laisse assez de liberté pour faire tout un éventail de tâches de veille, de suivi et de classement. En fait, highrise c'est :

1. Le suivi des communications de mon équipe

2. Le suivi financier de mon entreprise et du privé

3. Un carnet d'adresses évolutifs de tous mes contacts

4. Une philosophie que j'aime et qui me correspond

Suivi d'une équipe

être au courant

L'avantage que tous les CRM ont, c'est que lorsqu'on est plusieurs sur un client, l'historique permet de savoir ce qu'il s'est passé dans le passé même si on n'était pas responsable du dossier. Pour Highrise, le dashboard permet aussi de suivre journalièrement les contacts de ses collègues avec d'autres clients, qui peuvent vous intéressez à ce moment. Ce qui permet une mise à jour très rapide de la situation actuelle.

Retrouver les informations

Vous avez donner une adresse Internet compliquée, il y a 3 mois à un client ? Vous ne vous en souvenez plus... Eh bien, Highrise dispose d'un moteur de recherche Internet puissant et performant qui va chercher dans les notes, les e-mails et les titres de vos messages. Super pratique !!! En plus, en utilisant la technique de David Allen, GTD qui consiste à un classement simple (A-Z) si vous ne trouvez pas l'information, c'est qu'elle est perdue et donc qu'il ne serre à rien de perdre du temps dans des recherches fastidieuses.

Suivi Financier

Professionnel

Avec Highrise, j'ai mis en place un système infaillible pour le suivi financier qui va montrer des résultats tout soudain. En effet, j'utilise les « task » (tâches) comme « pense-bête » pour toutes les factures, tous les revenus, tous les devis et les deadline de paiements que je dois faire. En plus grâce aux catégories (qu'on peut créé à la volée dans Highrise) j'ai un moyen très simple de les retrouver dans la longue liste de tâches à effectuer. Pour cela, j'ai créé les catégories suivantes :

• FIN – date de paiement

• FIN – Facture

• FIN – Revenu

• FIN – Travaux en cours

Ainsi les travaux en cours, sont des projets qui sont en partie payés mais qui sont non terminés. Les factures sont des factures à payer. Les revenus des factures à recevoir et les dates de paiement sont des dates à laquelle les factures à recevoir sont échues.

Privé

Pour le privé, c'est pareil mais là, j'ai donner un nom d'entreprise à ma maison et la visualisation est privée. Mes collègues sur Highrise ne sont pas en droit de voir les notes et tâches que j'y mets.

Carnet d'adresse évolutif

Professionnel

Ce que j'apprécie, c'est que petit à petit, je me construis un carnet d'adresses de qualité sans pour autant exagérer dès le début sur le temps à prendre pour insérer un nouveau contact. Souvent, j'introduis des informations succinctes et en fonction de mes contacts avec la personne et de l'intérêt réel du contact, j'y ajoute de plus en plus d'information. Après cela, je peux aisément exporter mon contact avec photo dans ma base de données de téléphone portable ou Outlook, pour ne pas dire Thunderbird.

Privé

Pour le privé, c'est pareil mais là, tout est visible que par moi. Mes collègues sur Highrise ne sont pas en droit de voir les notes et tâches que j'y mets.

EPSN

Vous avez plusieurs casquettes et entreprises ? C'est mon cas avec la gestion de l'Ecole Professionnelle Supérieure de Naturopathie. J'y mets depuis quelques temps tous les contacts issus du site Internet et je peux grâce au TAG, ajouter des catégories à ces personnes. Je peux ainsi exporter facilement des base données pour rappels, informations, etc...

Philosophie

Simple

Comme d'habitude c'est l'approche qui m'a séduit. 37signals, c'est aussi et surtout une façon différente de voir et de faire le web. Pour preuve, le manifeste Getting Real pour une gestion de projet à l'opposé de ce qui se fait traditionnellement sur le web. Et en plus c'est exactement comment Liquid Concept perçoit la création de ses services. C'est donc tout naturellement que je m'identifie.

GTD

Parce que pour faire des Weekly Review, des clearing d'inbox ou des listes de tâches à faire c'est un outil génial et comme je suis un aficionados de GTD de David Allen, c'est une raison de plus d'utiliser ce service qui est complet et adapté au GTDer. Un parfait tableau de bord !!!

Conclusion

En conclusion, c'est pour moi l'outil « tableau de bord » par excellence pour la gestion de sa vie, professionnelle et privée. En effet, en un coup d'oeil on peut obtenir toutes les informations nécessaires pour avancer et finir des projets. De plus, en utilisant les techniques de GTD de David Allen, cela vous permettra encore d'optimiser votre productivité. Comme cette phrase le dit : « Chaos isn’t the problem; how long it takes to find coherence is the real game » ou en Français : « le Chaos n'est pas le problème; le véritable enjeux est de savoir combien de temps il faut pour trouver la cohérence ». J'en finirais là, si vous prenez environ 2 heures pour trouver le numéro de contrat d'une de vos multiples assurances toutes les années, vous devriez peut-être utiliser cet outil pour vous permettre de maximiser le temps passé à faire des choses rébarbatives. A bon entendeur, salut !