Programmer une réunion simplement

Voilà bien dans la vie d'une entreprise une tache aussi banale que fastidieuse : qui ne s'est jamais pris les pieds dans ce filet de courriels jeté par chacun des protagonistes dans l'espoir de capturer le jour et l'heure convenables à tous ?

Résoudre ce problème, c'est donc gagner du temps et faciliter la vie en entreprise.

Intellectuellement, le problème est facilement résolu. C'est une matrice bidimensionnelle où il faut faire coïncider une série d'options de date et d'heure avec la disponibilité ou non des protagonistes. Visuellement, cela peut se traduire par le tableau suivant.

Aussi la résolution de ce problème est-elle avant tout une question de méthode. Trois me semblent simples et efficaces.

Si les protagonistes (ou les décideurs) sont à proximité, il suffit de leur faire passer une feuille avec le tableau ci-dessus à compléter. Afin que les options aient le plus de chances d'être acceptées, il est judicieux de proposer celles de la personne dont l'agenda est habituellement le plus encombré.

L'autre méthode est l'agenda partagé. Durant mon précédant job, les agendas des membres de l'équipe étaient en ligne et chacun pouvait les consulter et les éditer. C'était alors l'affaire d'un instant que de repérer les disponibilités et de programmer une réunion. Nombreux sont les outils ; nous utilisions Google Agenda.

Cependant, grandes sont les chances que ni les protagonistes soient à proximité ni qu'ils utilisent un agenda partagé. Que faire alors ? Doodle !

Doodle permet de créer en ligne notre tableau sous forme de formulaire et de le communiquer aux protagonistes par e-mail. Chaque fois que l'un d'eux complète sa partie, l'organisateur est alerté par e-mail.

Mes associés et moi avions une réunion importante à programmer et l'un de nous vit à New York (six heures de décalage) avec des journées de travail chargées. J'ai pris pour bases ses disponibilités habituelles, j'ai mis en place le tableau sur Doodle, je l'ai envoyé à chacun d'entre nous et le tableau s'est complété progressivement. Le tour était joué !

Eu égard à la simplicité et à l'efficacité de l'outil, nul doute ici que le D vaut bien le G… Cela dit, Doodle pourrait permettre de gagner davantage de temps encore en proposant une version mobile.

Dans tous les cas, on le voit, ces méthodes répondent au problème.