10 SERVICES qu’un logiciel de présentation peut vous rendre !

Arnaud Dionisi, fondateur d’Expremium, qui compte à son actif plus de 250 présentations optimisées en communication externe et interne nous présente 10 services que peuvent vous rendre Powerpoint ou Keynote pour peu que l’on sache bien les utiliser…

1. Vous faire gagner une réunion

Utiliser un support visuel pour présenter un plan marketing, un projet industriel, une réponse à un appel d’offre, c’est un moyen tactique d’emporter l’adhésion d’un public qui se déplace pour vous entendre…et vous suivre…encore faut-il y mettre les formes ! Si vous passez un peu plus de temps que d’habitude à préparer votre présentation, vous accorderez ce que vous montrez avec ce que vous dîtes.

Bénéfices : votre discours sera d’une grande clarté, vous apporterez une certaine valeur ajoutée.
Moyens : apportez la démonstration que vous maîtrisez l’outil : ex. concevoir la présentation de manière à ne jamais devoir en sortir > des liens hypertextes, vous gagnerez en fluidité. Maîtrise du timing de la réunion.

2. Vous faire perdre une réunion

Imaginez-vous en final d’un appel d’offre de plusieurs milliers ou millions d’€. Seul le grand oral départagera les prétendants au contrat, à offre commerciale et tarifaire comparable, qu’est ce qui peut faire la différence ?
Le contact humain bien sûr, la qualité de l’équipe et le trait d’union entre les deux, le niveau de la présentation finale. Si celle-ci est structurante, créative, dynamique sur un ton de communication juste (pas de survente), vous optimiserez vos chances. A l’inverse, si vous vendez un savoir faire, de la compétence et de l’innovation sans vraiment le montrer ou en décalage avec votre discours, vous ne serez pas retenu.
Déficit : vous ferez chuter votre taux de transformation.
Correctifs : investissez dans le marketing « avant vente » d’un projet, valable pour une réponse à appel d’offre, comme pour toute autre réunion « évènementielle ».

3. Vous donnez de la légitimité

Celui qui est passé maître dans l’art de la présentation voit sa réputation d’orateur affirmée ; loin des idées reçues sur la question, un logiciel de présentation n’est pas seulement une machine à cliquer ou à transmettre de l’information, c’est une plateforme de pilotage sophistiquée, qui peut modifier l’image qu’on a de vous ; piloter avec succès un engin puissant et design vous plongera, vous et vôtre entreprise, institution, dans la modernité.

Bénéfices : devenir un bon communicant/assoir un statut auprès de ses collaborateurs et au sein de son équipe.
Moyens : assurez une veille sur les nouveaux moyens de communiquer en réunion (nouveaux logiciels, multimédias…)/ Révisez vos standards en matière de leviers de managements/ Formez-vous ou formez un spécialiste dans votre équipe pour élever le niveau de vos présentations visuelles/Externalisez cette prestation.

4. Valoriser votre entreprise

Une présentation n’est pas une « figure libre », détachée de toute contrainte. Vous devez vous accommoder d’une charte d’entreprise plus ou moins normée. Vous êtes aussi en droit de la faire évoluer si vous la jugez ringarde, dépassée, en dessous des seuils du marché. Elle peut rapidement se transformer en boulet si les concurrents élèvent les standards avant vous et révéler une perte de compétitivité. Une prise de parole avec l’appui d’un support visuel est utile pour la marque, car au-delà de votre charisme, le support favorise la mémorisation du discours.
Bénéfices : cohérence de discours/ Lisibilité sur les valeurs et les priorités/ Indicateur du niveau de maîtrise de la communication globale.
Moyens : au moment de rédiger votre contenu – ou même avant, par rapport à la culture de l’entreprise, ses valeurs – essayez après chaque partie de réfléchir à la façon dont ce que vous allez exposer sera comprise et perçue.

Ex : si je parle de conquête ou de croissance dans un environnement difficile dans un plan d’action commercial, quels sont les mots clés, les images associées qui auront le plus d’impact ? Vous ne vous tromperez pas si vous utilisez les parallèles suivants : L’ascension réussie d’un alpiniste, l’arrivée d’une régate ou d’un relai 4×100 m sur le fil, la sortie d’un ballon en touche pendant un match de rugby ; les messages véhiculés sont identiques, c’est après une histoire d’appréciation, d’envie et de facilité d’exposer telle ou telle idée.

5. Conforter votre territoire de marque

Des concepts de communication très forts, trouvent facilement leur déclinaison sur une présentation électronique. La signature d’Air France « Faire du ciel le plus bel endroit de la terre » appelle une forte charge émotionnelle visuelle, lors de présentations importantes.

Plusieurs leviers peuvent vous permettre d’optimiser votre présentation, même si votre entreprise n’a pas de concept aussi puissant :
-Si vous n’avez pas de charte graphique contraignante pour un format Powerpoint, harmoniser un fond d’écran à partir de la couleur dominante de votre logo.
– Utilisez graphiquement la symbolique de votre identité visuelle pour en faire un élément dominant de votre page.
– Si le masque de fond de votre présentation est déjà normé, mais que vous le jugez dépassé, trouvez dans la mise en forme du contenu, une expression qui traduise au mieux les valeurs de votre entreprise, avant que le service communication engage le « relifting » attendu.
Bénéfices : Démultiplier votre mode d’expression/ Enrichir son territoire de communication
Moyens : réfléchir en amont sur la culture et les valeurs de l’entreprise.

6. Faire de vous le roi du camembert

La présentation des chiffres, tableaux et graphiques est sans doute la plus ingrate dans une présentation, vous pouvez vous inspirer de règles simples pour améliorer la lecture de ces données. Trop souvent encore, dans des présentations commerciales ou financières, la tentation est de présenter des tableaux entiers, est-ce bien nécessaire ? NON. Il ne faut pas oublier qu’après la présentation, vous distribuerez soit un document, soit un CD ou vous communiquerez par mail à l’ensemble des participants. Le jour de la présentation, les données projetées doivent être intelligibles, il est par conséquent préférable d’exposer des chiffres de synthèse ou agrégés sur un marché, sur un bilan, sans noyer l’assistance de détail. Eviter l’importation brute de tableau sous format Excel, qui produit le plus mauvais effet. Cette étape est consommatrice de temps, car elle passe par un reformatage manuel, mais pour viser l’excellence, il ne faut pas compter son temps.

7. Transmettre des messages complexes

L’évolution des logiciels de présentation et de Powerpoint en particulier, puisque c’est le plus utilisé dans les entreprises, offre à chacun la possibilité, en y consacrant du temps, de manier la créativité et l’intelligence. Les changements de périmètres, les partenariats dans les entreprises rendent parfois les messages compliqués et ces logiciels permettent sur une page, de transmettre toutes ces informations de manière structurées.
Bénéfices : Présentation fluide/Interactivité avec le public/Lisibilité sur la stratégie et la vision de l’entreprise.
Moyens : intervenir sur tous les paramètres disponibles : Forme 3D, ombrages, aplats de couleur, colorisation, animation, transition,clic – plus ou moins de possibilités en fonction de la version de votre logiciel -. Sur la version 2003 ou antérieure de Powerpoint, il faudra vous aider de logiciels pour pouvoir mener à bien une optimisation ; la version 2007 vous apporte tout sous la main.

8. Créer l’évènement

A un stade plus évolué de l’utilisation de ces outils, vous susciterez l’envie autour de vous. « en général, il est très bon en présentation ! ». Lors d’une prise de parole importante, le public connait déjà les qualités oratoires des uns et des autres, le support visuel accentue les différences. Une présentation doit être préparée dans une perspective « évènementielle », ce qui vous poussera à faire de l’inédit, vous donnera envie d’aller plus loin dans la recherche d’idées et de concepts exclusifs. Votre audience sera comblée et saisira la portée de votre présentation, préparée pour le seul usage de la réunion. Bénéfices : Impact/Service : la clarté de l’information transmise, évite au public de se replonger dans la présentation après la réunion/Professionnalisme : transmettre au public, l’information qu’il attend, ni plus, ni moins/Respect.
Moyens : Faire l’état des lieux de ce qui existe dans l’entreprise, ce qui a déjà été fait ou présenté/Optimiser les sources visuelles (banque image…), puis les personnaliser/Créer un logo de la réunion, des pictos pour les différentes parties/Pour une convention, extraire des visuels forts de la présentation, en faire des affiches, puis baliser le lieu de la réunion…

9. Vous induire en erreur : il n’y a pas d’effet 3 en 1

Si vous pensez avec une seule présentation couvrir l’ensemble d’un évènement, vous vous trompez. Pour la « packager » de façon professionnelle, il paraît souhaitable d’envisager trois phases d’optimisation :
1/Le Jour J, la seule question qui importe, c’est la qualité de la résolution de la présentation ; projetée à partir d’un poste dédié, ne soyez pas effrayé par le poids d’une présentation qui dépasse 80 mégas, si c’est la seule façon de rendre les visuels impactants.
2/ Le temps de la diffusion appelle une autre présentation : – Imprimée : si vous voulez conserver le même aspect professionnel, la version imprimée est une autre version à laquelle les animations ont été enlevées, les typos et la mise en page adaptées.
3/ La diffusion électronique appelle une version allégée de la présentation, soit en utilisant des logiciels spécialisés de compression, soit en allégeant toutes les sources visuelles.
Bénéfices : Image de Professionnalisme/Marketing complet de l’évènement/Séduction et impact le jour de la présentation.
Moyens : en réunion, ne pas utiliser de photos à basse résolution ou de visuels piochés sur Internet/Réfléchir en amont au mode de diffusion de la présentation/Assurer une veille des outils disponibles (logiciels de compression, applicatifs d’envoi de présentation…).

10. Vous permettre de devenir le champion de la machine à cliquer !

Ces logiciels sont des outils formidables pour animer des réunions de toute nature et produire du sens, de la sympathie et de l’adhésion, en revanche et tout le monde se rejoint aujourd’hui sur le constat que bien des réunions sont encore « soporifiques » pour ne pas dire « endormissantes ».

Les adeptes de la machine à cliquer masquent souvent leur déficit d’imagination, mais ces supports visuels vont de plus en plus devenir des outils indispensables à la panoplie du manager moderne, parce qu’ils sont des axes de différenciation et de motivation essentiels. Souvenez-vous, Le clic n’est qu’une des composantes d’animation de ces logiciels !
Bénéfices : Maîtrise perfectionnée de l’outil/ Gain en image personnelle et capacité à communiquer/ Bon ambassadeur
Moyens : passer du temps ou déléguer du temps à un spécialiste/ aiguiser sa créativité sur la recherche de concepts/ enrichir ses sources d’inspiration.

Pour en savoir plus sur l’art de maîtriser Powerpoint, consultez “Présentations Expertes” le blog d’Arnaud Dionisi qui vous expliquera comment réussir votre présentation orales.