Le quotidien d’une assistante de direction d'une TPE

Les Toutes Petites Entreprises (TPE), comme leur nom l’indique, sont des structures à très faible effectif. L’assistante de direction y effectue donc des tâches multiples principalement centrées sur la comptabilité.

Ecoutons donc le témoignage de Mathilde, qui occupe ce poste dans une TPE parisienne :

«  Ma journée commence à 9 heures. Dès mon arrivée au bureau, j’ouvre la boîte mail de la société et consulte les messages arrivés depuis la veille. Il peut s’agir de demandes de renseignements sur les produits que nous proposons ou des courriers concernant la comptabilité en cours.
Je me charge de répartir les différents messages auprès des services concernés (direction, service commercial…) et j’en traite moi-même certains qui ne nécessitent pas de prendre l’avis de responsables.
Ensuite, je m’occupe du courrier papier, de le trier et de le répartir auprès des intéressés ; ces courriers peuvent être des contrats retournés signés, des chèques, des informations diverses…
Les règlements réclament un traitement urgent : je m’occupe de traiter les chèques en remplissant les bordereaux de banque, en faisant systématiquement une copie du chèque et je les envoie à la banque. En parallèle, je saisis les données sur le système informatique de la société : une première saisie pour indiquer que les paiements attendus sont arrivés ( en relation avec l’édition des factures) et une seconde saisie pour rentrer les sommes encaissées sur le tableau général des chiffres d’affaire.
Ensuite, je consulte les comptes de la société afin de savoir si des virements y ont été effectués. Si c’est le cas, j’effectue à nouveau les deux saisies. J’en profite pour regarder si les chèques faits par la société à ses fournisseurs ont été débités et si les remises de chèques déposés précédemment ont été effectives. Les entrées et sorties de fonds sont systématiquement notées sur le tableau de chiffres d’affaire. Ce travail qui semble fastidieux est absolument fondamental et me permet d’avoir une comptabilité à jour et d’identifier rapidement la moindre erreur et ainsi, de la corriger sans devoir reprendre tous les comptes…
La matinée se termine, mon travail ayant été fréquemment interrompu par des coups de téléphone ainsi que par différentes tâches à accomplir pour le directeur : rédaction et copie de courrier, recherche sur les anciens contrats d’un client, gestion ou modification du planning par exemple… Après le déjeuner, je m’occupe de la facturation des clients, au fur et à mesure que les prestations sont délivrées. Je dois imprimer les factures, en faire une copie, les mettre sous pli et les poster. Et en indiquer l’envoi sur le tableau des chiffres d’affaire de la société. Certains clients, plus fidèles, sont abonnés à nos services : je m’assure donc qu’ils reçoivent la prestation pour laquelle ils ont souscrit un abonnement.
La quantité de travail n’est pas la même tous les jours. Lorsque la charge de travail est moins lourde, je m’occupe de la relance des impayés. Celle-ci s’effectue de la façon suivante : une relance écrite suivi d’un appel téléphonique. Dans le pire des cas, je peux aller jusqu’à 4 relances, en étant de plus en plus ferme ! Ce travail m’occupe environ une à deux heures par jour, pas le mercredi car beaucoup de comptables sont absents ce jour là et pas après 17 h ….
La journée se termine vers 18 heures, je quitte mon poste après avoir vérifié les mails.

Si je devais énumérer les qualités nécessaires à une assistante de direction dans une petite société comme la nôtre, je dirais que la principale est la rigueur et l’application.
En effet, les comptes ne tolèrent aucune approximation. Une à deux fois par mois, le chef comptable vient vérifier les comptes et leur tenue doit être irréprochable. Je dirais également que pour effectuer un travail sérieux, il faut en comprendre le fonctionnement, de A à Z ; c’est pourquoi, je m’applique à aller jusqu’au bout des actions que j’entreprends, afin d’en saisir tous les enjeux. Il faut également être dynamique, motivée et posséder une faculté réelle de concentration : notre travail est très souvent interrompu et il ne faut pas perdre le fil pour ne pas perdre son temps. Ce travail qui comprend certes des tâches répétitives, est cependant riche d’enseignements, surtout dans une petite structure où tout le personnel est informé de l’état de santé de la société.
Chacun, à son poste œuvre pour faire avancer l’entreprise.
La formation que je souhaiterais, en interne ?
Une formation comptable, sur les méthodes les plus efficaces, sur les logiciels les plus performants. Car si beaucoup de tâches d’assistante de direction sont accessibles à des personnes possédant des qualités humaines et mentales, la comptabilité ne s’improvise pas ; il faut apprendre ! »