Mon comptable et moi : points d’organisation

Lors de mon premier rendez-vous avec mon expert-comptable (que j'ai recruté via la place de marché en ligne Club Comptable), je lui ai demandé quelle était avec ses clients sa méthode de fonctionnement habituelle.

Il me répondit qu'il avait pour habitude de s'adapter mais que, cela dit, il était favorable à la méthode classique, à savoir envoi des pièces comptables par le client, enregistrement puis renvoi de celles-ci par ses équipes, le tout par courrier.

Ah non. Je suis envahi par la paperasse, j'ai peu de place et cette méthode est lente, lourde et, si peu que ce soit, coûteuse.

Dans cette affaire, il m'a paru d'abord nécessaire de choisir un canal unique. Pour moi, c'est le numérique. En conséquence, j'ai fait l'acquisition d'un scanner. Par la suite, il faut choisir son format. Le PDF s'impose ici, et ce d'autant que le scanner le propose comme format de publication. Cela ne suffit toutefois pas en raison de certains documents papier de plusieurs pages et dont on ne voudrait faire qu'un document numérisé. Heureusement, PDF Hammer résoud ce problème.

Vient ensuite le point de l'organisation. Pour ma part, j'entends passer en revue les pièces comptables une fois par mois. Toutes numérisées, je les nomme selon une même charte : AAAMMJJ_Description_InitialesAuteur. Ensuite, je les classe dans des dossiers portant le nom du mois duquel elles relèvent.

Comment les partager maintenant ? Grâce à l'excellent Box.net. J'y crée mes dossiers et y télécharge les pièces comptables. Par la suite, un simple clic me permet d'obtenir une URL unique que je communiquerai à mon comptable. Celui-ci pourra s'y rendre à loisir et les télécharger.  Nul besoin de courrier ou de courriel !

Tout cela est bel et bon, mais reste le plus dur : l'évangélisation de mon comptable. En effet, celui-ci semble assez réticent à ce genre de "nouveautés". Ainsi, ayant une fois différents points nécessitant discussion, je les ai partagés sur Etherpad. À chaque fois, les réponses, au lieu de figurer sur cette page en ligne, me revenaient par e-mail en pièce jointe.

Habitude, quand tu nous tiens…