Magazine

Compétences organisationnelles : un réveillon en mode gestion de projet, quels outils ?

Publié le 17 décembre 2007 par Towanda

Organiser un réveillon, une fiesta, au dernier moment, ça demande une certaine organisation et efficacité.
Et comme je suis du style organisée mais détestant les usines à gaz, j'ai trouvé cette année de petits outils simples (même ma mère arrive à participer!). Alors je partage (on n'a pas un DESS en gestion de l'intelligence collective via les réseaux numériques par hasard ;-).

Cas 1 : le réveillon de Noël

Objectifs : savoir qui sera là, quel type de soirée organiser, qui fait quoi

• Outil 1 : Messagerie et/ou téléphone
Là pas de problème, je connais les possibles participants (la famille), donc envois de mail ou bigophone pour savoir qui est en rade de bûche.
Performance : 100% de réponses

• Outil 2 : Sondage
Pour que tout le monde adhère au style de repas (tapas, classique, etc...) j'ai utilisé un outil, 123votez, qui a l'avantage de mettre un sondage en ligne sans avoir de blog ou de site, avec la possibilité de commentaires. Simplissime, même pour ma mère...
Performance : 90% de réponses (je n'avais pas inclus la réponse "sans opinion" !)

• Outil 3 : Écriture collaborative
Dans ma famille (nombreuse) on est du style à mettre tous la main à la pâte. Qui va concocter quel plat ou fournir les éthylotests ?
Je répète, j'ai horreur des usines à gaz, mais il faut bien faire une liste, qui soit tout le temps à jour, qui évite d'avoir à manger 6 bûches sans les bulles qui vont avec.
Là on entre dans la cour des CMS (Collaborative/content Management System).
Mais pour une utilisation ponctuelle, un usage novice et unique, j'ai opté pour Seedwiki. C'est un wiki qui permet donc de créer une page, un tableau ou tout autre document, que plusieurs utilisateurs peuvent modifier.
Interface en anglais, mais les utilisateurs ne doivent connaitre que le bouton "edit" (pour pouvoir écrire) et "save" (pour enregistrer). Autre avantage, seul le créateur doit s'identifier.
Ensuite il suffit d'envoyer un mail avec l'adresse du lien du doc pour y accéder. Bien sûr ce manque de sécurité est gênante pour une utilisation pro ou sur la durée : à réserver pour le très court terme et perso.
J'ai testé aussi l'outil docs de google. Il permet de gérer, depuis l'interface, les utilisateurs, l'envoi de mails, etc. Problèmes pour cet usage spécifique ponctuel et perso : ces mails sont considérés comme spam pour certains webmails, et les utilisateurs doivent créer un compte pour accéder au doc. Ergonomie ergonomie : pour inciter à la collaboration bénévole, il vaut mieux faire sauter les contraintes.
Performance : je vous tiens au courant, 11 jours avant le jour J, c'est un peu tôt pour les "justauderniermoment" que nous sommes...

Cas 2 : le réveillon du premier de l'an, ou tout autre big fiesta

Objectifs : envoyer un max d'invitations, savoir qui sera là, organiser la soirée, voire la collecte de fonds pour un cadeau commun.

Un outil gratuit pour l'essentiel des fonctionnalités utiles pour un évènement privé : uneinvitation. Outil centré sur la gestion des invitations et des participants. Il remplace donc le téléphone (outil 1 pour Noël) et peut être complémentaire des autres.

Avez-vous testé d'autres solutions en ligne pour de telles organisations d'évènements festifs ? Lesquels ?


.:: Côté professionnels : Tour de quelques outils de gestion de projet, gratuits ::.
En vrac des outils en ligne, des logiciels, des CMS incluant de la gestion de projet, des sites ressources
eGroupWare, la solution gratuite qui a de la bouteille (depuis 2000)
AceProject, en ligne ou sur un intranet, gratuit en ligne pour 5 utilisateurs, 5 projets et 50 tâches
phpCollab, en anglais, mais une communauté francophone se cache dans les forums
Liste des alternatives libres à MS Project
Clocking it, en anglais. Captures d’écrans en cliquant sur « previous » et « next » (en orange sur jaune : j’ai mis un moment à trouver !).
Web Planner, logiciel gratuit pour Windows, spécifique à la gestion de projet web
Sites ressources autour de la gestion de projet : gestiondeprojet.com, gestionprojet.org

Photo : outil de gestion DIY, via http://holidaygrandplan.com/

Vous pourriez être intéressé par :

Retour à La Une de Logo Paperblog

Ces articles peuvent vous intéresser :

A propos de l’auteur


Towanda Voir son profil
Voir son blog

l'auteur n'a pas encore renseigné son compte l'auteur n'a pas encore renseigné son compte l'auteur n'a pas encore renseigné son compte