Les frais de déplacements : mode d’emploi

Il s’agit de frais professionnels, c’est-à-dire des charges relatives à la fonction ou à l’emploi du salarié et qu’il supporte à l’occasion de déplacements. Ils correspondent à des frais de transport public, des frais de carburant ou encore des frais kilométriques.

L’arrêté du 20 décembre 2002 prévoit que l’indemnisation de ces frais se fasse de manière forfaitaire. Elle se fera donc à partir de barèmes spécifiques ou de forfaits fournis par l’administration fiscale.

Les frais kilométriques engagés par vos salariés dans le cadre de déplacements professionnels sont à votre charge. Cette indemnisation sera exonérée de cotisations sociales si elle ne dépasse pas les barèmes fournis par l’administration fiscale et si vous disposer des éléments suivants :

• du moyen de transport utilisé par le salarié
• de la distance séparant le domicile du lieu de travail
• de la puissance du véhicule
• du nombre de trajets effectués chaque mois

Vous retrouverez sur le site de l’URSSAF les barèmes applicables en 2009.

Par ailleurs, concernant les frais de déplacements domicile/travail:

• vous devrez  rembourser vos salariés qui se déplacent en transport public (y compris les abonnements à un service public de vélo !) de leurs frais de à hauteur de 50% du prix en 2^ème classe minimum. Alors que cette règle valait auparavant pour l’IDF, elle a été étendue à toute la France, quelle que soit la localisation de l’entreprise. L’exonération des cotisations sociales se fera même au-delà de ces 50% et si vous pouvez fournir la copie des abonnements de transport souscrits par les salariés (pour les déplacements domicile/travail effectué en transport public)
• vous pourrez rembourser les déplacements réalisés de manière personnelle, mais seulement pour les salariés dont la résidence est en dehors de l’IDF et d’un périmètre de transports urbains ou pour lesquels les horaires ne permettent pas d’utiliser les transports publics. L’indemnisation correspondra alors aux frais de carburant et l’exonération se fera sur présentation de la copie de la carte grise du véhicule du salarié.