La dématérialisation, du concept à la réalité

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Rédigé le mercredi 19 août 2009 - Frédéric Mazué
Ont été relevées les assertions intéressantes extraites ci-dessous :

• « Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques.


• La dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès.
  A ce jour, les aspects liés au travail collaboratif, à la dématérialisation des flux entrants (factures, courriers…) ou encore à la signature électronique sont des préoccupations stratégiques pour les entreprises de toutes tailles.


• Une fois ces éléments pris en compte et définis, la dématérialisation offre des bénéfices immédiats et permet aux entreprises de décharger leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources pour les réaffecter à des tâches à valeur ajoutée.


• N’oublions pas que stocker des archives papier s’accompagne d’un coût très important pour les entreprises (place dédiée dans les locaux…). Désormais, en raison de la baisse des coûts des espaces de stockage en ligne, il devient économiquement intéressant d’opter pour l’archivage électronique. De plus, ce dernier, sous réserve du respect de certaines conditions fixées par l’administration, donne au document électronique la même valeur que celle du document papier. »

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L’avis du blogger
Maintenant, pour ce qui concerne plus particulièrement le sujet de ce blog, rappelons ci-dessous, les durées de conservation de l’ensemble des documents sociaux à partir desquels procéder à une première estimation des bénéfices de la dématérialisation :

• Bilan social = 3 ans
• Bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale = 5 ans (Document à produire en cas de contrôle URSSAF)
• Bulletin de paie = 5 ans pour l’employeur (durée illimitée conseillée) et illimitée pour le salarié
• Certificat de travail = 30 ans
• Contrat de travail = 30 ans (Ce document doit être 30 ans après sa fin)
• DADS et tableau récapitulatif annexé = 5 ans
• Déclarations des accidents du travail = 3 ans
• Déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre = 3 ans
• Déclaration unique d'embauche = 5 ans (Document à produire en cas de contrôle URSSAF ou de l'inspection du travail)
• Document unique du résultat d'évaluation des risques = illimitée (Document tenu à jour en permanence et, en tout état de cause, au moins une fois par an)
• Documents relatifs aux cotisations UNEDIC = 5 ans
• Documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié = 1 an (Ces documents doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail)
• Documents établis au moment de la résiliation, de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail Selon nature des sommes concernées = 5 ans si salaires et 30 ans si indemnités
• Documents relatifs aux vérifications et contrôles en matière d'hygiène et de sécurité du travail (consignes, attestations, rapports...) = 5 ans (En tout état de cause, conservation obligatoire des 2 derniers contrôles ou vérifications)
• Fiches médicales = 2 ans (Fiches établies par le médecin du travail à l'issue de chaque examen médical obligatoire)
• Justificatifs des frais remboursés = 5 ans (Documents à produire en cas de contrôle URSSAF)
• Notes de service portant prescriptions en matière d'hygiène, de sécurité, de conditions de travail et de discipline = illimitée
• Notes de service sur la prise des congés payés et ponts, calendrier des congés payés = 1 an
• Observations et mises en demeures notifiées par l'Inspecteur du travail en matière d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques = 5 ans (L'obligation de tenir un registre de ces observations a été supprimée par une ordonnance du 24 juin 2004)
• Toutefois, l'obligation de conserver ces documents reste fixée à = 5 ans. En outre, ces observations peuvent être réunies, dans certaines conditions, avec les documents relatifs aux vérifications et contrôles mentionnés ci-dessus
• Reçu pour solde de tout compte = 30 ans
• Registre des accidents de travail bénins = 1 an L'employeur retourne ce registre à la caisse régionale d'assurance maladie à la fin de chaque année civile
• Registre unique du personnel = 5 ans (Les informations contenues sur ce registre doivent être conservées 5 ans après le départ du salarié, toutefois 10 années sont recommandées)
• Règlement intérieur = illimitée
• Transaction = 30 ans (A compter du départ du salarié)

Depuis la suppression, à compter du 1-8-1998, de l'obligation de tenir un livre de paie, la loi impose à l'employeur de conserver un double des bulletins de paie durant 5 ans.Le double des bulletins de paie doit pouvoir être présenté immédiatement en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de l'URSSAF.Ainsi, les bulletins de paie doivent être présents dans toute entreprise et tout établissement distinct comportant un représentant de l'employeur ayant le pouvoir de recruter du personnel.La conservation des bulletins de paie peut s'effectuer sur support informatique.En ce cas, l'employeur doit mettre à la disposition des agents de contrôle un moyen leur permettant d'accéder directement aux informations stockées et de les éditer sans délai, avec l'aide, si besoin est, d'une personne compétente de l'entreprise.
En cas d'externalisation de la paie, les doubles des bulletins de paie doivent être détenus par l'entreprise. En conséquence, la dématérialisation devrait s’imposer comme un standard durable puisqu’elle permet :

• un gain de temps significatif sur des missions chronophages et sans valeur ajoutée,
• des économies financières significatives réalisées sur les frais de production, distribution et d’archivage documentaire,
• l’adoption d’une politique éco-responsable,
• une modernisation et optimisation des processus de l’entreprise.

Phénomène à suivre donc...